Motiviert statt frustriert:
Mit Nettoarbeitszeit
zu einer realistischen Wochenplanung
Warum «funktioniert» unsere Wochenplanung nicht so, wie wir es uns vorstellen? Ganz einfach: Wir vergessen oft, Termine und Unvorhersehbares zu berücksichtigen. Ja, so paradox es klingt, man kann Unvorhersehbares einplanen. Ein Beispiel aus der Praxis.
Man kennt das: Am Montagmorgen macht man seine Wochenplanung, und am Freitagabend stellt man fest: man man hat nicht mal die Hälfte geschafft. Faulheit? Selbstüberschätzung? Fehlende Disziplin? Ich kann Dich beruhigen, es liegt nur an einem Detail: Netto- statt Bruttozeit!
Zu optimistische Schätzung des Zeitaufwands
Den meisten von uns fällt es eher schwer, den Aufwand für eine Aufgabe abzuschätzen. Meist klappt es mit zunehmender Erfahrung etwas besser, häufig bleibt es aber bei einer «mutig-falschen Schätzung».
In diesem Fall empfehle ich, während rund vier Wochen eine einfache Liste mit drei Spalten zu führen: «Aufgabe», «geplante Dauer», «tatsächliche Dauer». So bekommt man ein gutes Gespür dafür, welche Aufgaben man regelmässig unterschätzt und entsprechend zu wenig Zeit einplant.
So weit, so gut… Selbst wenn man so den zeitlichen Aufwand ziemlich genau abschätzen kann, stellt man immer wieder fest: Am Ende der Woche fehlt noch bei vielen Aufgaben der Erledigt-Haken. Frustration macht sich breit, und geknickt geht man ins Wochenende (und opfert dieses womöglich, um das noch Unerledigte zu bearbeiten).
Der Schlüssel heisst Nettoarbeitszeit
In der Praxis scheitert Planung häufig an einem simplen Fehler. Viele nehmen die Bruttoarbeitszeit (z.B. 5 Tage à 8.5 Std. = 42.5 Std.) als Planungsgrundlage. Wichtig und richtig aber wäre es, seine Wochenplanung auf Basis der Nettoarbeitszeit zu machen.
Die Nettoarbeitszeit sind die verbleibenden Wochenstunden nach Abzug jener Zeiten, die nicht für die Bearbeitung von Aufgaben zur Verfügung stehen. In erster Linie sind das feste Termine wie Sitzungen und Unvorhersehbares wie Telefonanrufe.
So geht’s:
Feste Termine
Berechne aufgrund Deiner Agenda die Gesamtzeit, die Du in der kommenden Woche an Meetings, Projektsitzungen, Auswärtsterminen etc. verbringen wirst. Vergiss dabei die Zeitabschätzung für Anreise, Vorbereitung, Nachbearbeitung usw. nicht!
Ein konkretes Beispiel (v=vorher, n=nachher):
- Wochenmeeting: 01:00 + v 00:15 + n 00:30 = 01:45
- Projektarbeit «M»: 03:30 + v 00:15 = 03:45
- Bewerbergespräche: 04:00 + v 00:30 + n 02:00 = 06:30
- VL-Tagung: 07:00 + v 0:30 + n 01:00 = 08:30
- Abteilungssitzung: 01:00 + v 00:15 + n 00:15 = 01:30
- Zahnarztbesuch: 01:30 + v 00:30 = 02:00
- Kundenanlass: 03:30 + v 01:00 + n 01:00 = 05:30
Gesamtzeit für feste Termine: 29.5 Std., also knapp 70% (!) der 42.5-Stunden-Woche!
Unvorhersehbares
Diese Komponente hängt stark von der Art der Arbeit ab. Kundendienstmitarbeiter haben z.B. einen höheren Anteil an Telefonanrufen; Führungskräfte brauchen Zeit für Gespräche mit ihren Mitarbeitenden.
Für das Beispiel nehmen wir an (Stunden pro Anwesenheitstag)
- Gespräche mit Mitarbeitenden: 00:30
- Telefonanrufe: 00:30
- Sonstiges: 00:15
- Total: 01:15
In der Praxis berücksichtige ich als «Anwesenheitstag» alle Tage, in denen ich mindestens 50% der Zeit keine festen Termine habe. Im Beispiel (s. Bild) würde ich also den Dienstagnachmittag und den Mittwochvormittag nicht einberechnen und hätte somit 4 Anwesenheitstage zur Verfügung.
Gesamtzeit für Unvorhersehbares: 4 Tage à 1.25 Std. = 5 Std.
Bruttozeit minus feste Termine minus Unvorhersehbares = Nettozeit
Die Schlussrechnung ist einfach:
Bruttozeit: 42.5 Std.
(minus) feste Termine: 29.5 Std.
(minus) Unvorhergesehenes: 5.0 Std.
Nettozeit: 8 Std. (= 19% der Bruttozeit!)
Erschreckend? Das soll es nicht sein. Aber – hoffentlich – ein wirksamer Denkanstoss auf dem Weg zu einer frustfreien und damit motivierenden Wochenplanung!
Bilder: Marcel Widmer
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30. Januar 2013 um 7:01
Ich glaube dass Pläne nicht nur daran scheitern, dass man vergisst Unvorhersehbares einzuplanen, sondern dass man Vorhersehbares unterschätzt und seine eigene Leistung überschätzt. Wir stopfen zuviel in unsere ToDo-Lists mit dem Gedanken “das wird sich schon ausgehen”. Erwießenermaßen tut es das meistens nicht.
30. Januar 2013 um 7:24
@ Markus
Es gibt unzählige Gründe, warum eine Planung nicht aufgeht. Das Überschätzen der eigenen Leistung ist – wie Du richtig erwähnst – einer davon.
30. Januar 2013 um 7:30
Ich versuche das in dem Artikel gut beschriebene Problem zu entschärfen, indem ich statt einer todo-LISTE für alle Aufgaben einen Kalendereintrag mit Anfangs- und Endzeit mache. Ich habe damit ein Element aus Getting Things Done entfernt. Aufgaben fallen nur noch in zwei Kategorien: “weniger als 2 Minuten = sofort” und “Termine”. Das macht manchmal den Kalender etwas voll, bringt mir aber beim Blick auf die Tages- oder Wochenansicht im Kalender eine realistischere Übersicht, da dann auch “Kleinigkeiten” mindestens 15 Minuten bekommen.
30. Januar 2013 um 7:43
@ Lutz:
Ein interessanter Ansatz. Wie machst Du das mit «kleinen» Aufgaben, die länger als 2 Minuten dauern, aber zu klein sind für einen Kalendereintrag? Zusammenfassung unter «1 Stunde Zeugs»?
30. Januar 2013 um 9:17
Was macht man aber, wenn ein geplanter Termin mehr Zeit in Anspruch nimmt, als vorgesehen? Weitermachen oder abbrechen und neuen Folgetermin?
Oder fällt das dann mit in die Kategorie Unvorhersehbares?
Aber den Ansatz Aufgaben nur in die Kategorien Sofort und Termin einzuteilen finde ich auch reizvoll.
30. Januar 2013 um 9:27
@ Dirk:
Eine länger dauernde Besprechung abbrechen, nur weil ich es anders geplant habe? Das war jetzt aber (hoffentlich) nicht ernst gemeint? ;-)
30. Januar 2013 um 9:41
Nein natürlich nicht. Kritisch wird es ja nur, wenn ein weiterer Termin zu dicht hintereinander geplant wäre, z.b. zwei Kundentermine im gleichen Ort, die man zeitlich hintereinander geplant hat.
Macht man den Abstand zu groß vertrödelt man Zeit, ist es zu eng, kann es passieren das man in Schwierigkeiten kommt… :-)
30. Januar 2013 um 10:11
Nicht zu vergessen: Man muss Zeit für unproduktive, administrative Aufgaben einkalkulieren. Ich brauche pro Woche z.B. sechs Stunden für das Beantworten von E-Mails. Die Aufwände für solche To dos habe ich über einen repräsentativen Zeitraum mit einem Tracking-Tool gemessen. Das hat mir eine ganz gute Basis für die Planung gegeben.
30. Januar 2013 um 11:21
@ Duelp:
Welches Tracking-Tool hast Du dafür eingesetzt?
30. Januar 2013 um 19:03
Die “professionelle” Variante nennt sich übrigens Evidence Based Sheduling und versucht die gemessenen Unterschiede per Monte-Carlo-Analyse noch besser vorherzusagen. Aber wie inzwischen immer öfter ist der Übergang natürlich fließend.
31. Januar 2013 um 8:26
Das ist doch aber eher ein theoretischer Ansatz. Gerade in der IT ist es kaum möglich die Termine der ganzen Woche am Montag zu planen, weil einfach zu oft Fehler entstehen, die nicht warten können und sofort abgearbeitet werden müssen. Mein Ansatz ist hier maximal den halben Tag zu verplanen. In der Regel bedeutet es, keine Termine am Nachmittag zu machen. So ist auch genug Zeit für Emails, Mitarbeitergespräche und kleine Überraschungen :)
31. Januar 2013 um 11:24
@ Tadeusz
Ich war selbst einige Jahre lang in der IT und kenne das bestens. Und ist ein Thema, das zu jedem Job mit regem (Kunden-)Kontakt gehört.
Dein Ansatz, max. einen halben Tag zu verplanen, ist genau richtig und das, was ich mit «Unvorhergesehenes mitberücksichtigen» meine.
P.S. Tipps für die Praxis sind zwangsläufig und immer theoretisch ;-)
13. Februar 2013 um 8:22
Ich stimme Dir zu, dass man nicht die ganze Zeit verplanen darf. Das gilt zum Beispiel auch für Sekretariate. Ein hoher Anteil ungeplanter Arbeit deutet auf ein nicht angemessenes Change Management hin. 30-40 % der Arbeit ist ungeplant. Durch Methoden wie VisibleOps oder DevOps kann man den in wenigen Monaten auf unter 10 % bekommen.
siehe http://velocityconf.com/velocity2011/public/schedule/detail/21123 oder http://www.itpi.org/the-visible-ops-handbook/
01. Februar 2013 um 10:05
Nach meiner Erfahrung sind der Schlüssel die eingeplanten und nicht verplanten (!) Pufferzonen im Tagesablauf. Was davor liegt und länger braucht ist dann kein Problem mehr. Liege ich gut im Plan, gibt es genug kleinere Aufgaben oder auch mal Pausen, die die Zeit füllen können. Ich vergleiche das gern mit einer Reiseplanung: dort plant man nach meiner Erfahrung auch am Besten so, dass Unvorhergesehens (Stau, Zug/Flugverspätung) nicht den Zeitplan ruiniert, wenn es sich im Rahmen hält. Und läuft alles glatt sollte man die entstehenden “Zwischenzeiten” nicht bedauern oder als verloren betrachten.
Denn bei allem “technischen” Ehrgeiz meine Zeit optimal zu nutzen, sind gehetzte Tage nicht meine effektivsten Tage. Und bei meinen Gegenübern erlebe ich das ebenfalls so.
13. Februar 2013 um 8:20
Hallo zusammen,
ich sehe das wie Marcel, dass es sich lohnt ab und an Buch über die echten Zeiten zu führen. Nach einer Zeit sieht man eben, dass man pro Woche 2,5 h in Meetings sitzt, die 45 min Nachbereitung brauchen.
Mir ist noch der Punkt wichtig, dass man sich zu der verbrauchten Zeit auch Mengen notiert (z. B. gelesene Seiten, programmierte Codezeilen, übersetzte Wörter etc.). Wenn man damit seine Statistik im Wochenrückblick füttert, kann man besser einschätzen, wie lange man beim nächsten Mal braucht.
Mehr dazu im TWB: http://teamworkblog.de/20…du-noch-wie-man.html
BG, Jan