Effizienter Schreiben:
Zeit sparen dank Textbausteinen

, 25.01.2013, 06:33, 12 Kommentare

Tools für die Autovervollständigung von Wörtern und das Einfügen von Textblöcken fristen ein Nischendasein. Zu Unrecht, denn sie sind effizient und sparen in der Summe Zeit. Wir haben Tipps und Ideen für Euch zusammengestellt.

Wie oft pro Tag schreibst Du «Besten Dank für Dein Mail!» oder fügst Deine Mailadresse in ein Online-Formular ein? Eigentlich liegt nichts näher, als diese immer wieder verwendeten Textbausteine und -blöcke durch ein Keyword oder ein Tastaturkürzel zu ersetzen. Bereits frühere Versionen von Microsoft Word kannten den «AutoText». Und doch tippen wir jeden Tag zigmal die gleichen Wörter.

 

Diverse Tools beschleunigen das Tippen, indem programmübergreifend häufig verwendete Begriffe und Textblöcke definiert werden können. Beim ersten Erfassen kamen auch mir nur die 2-3 gängigsten wie «Freundliche Grüsse» in den Sinn. Beim täglichen Gebrauch stösst man auf immer mehr Einsatzmöglichkeiten. 

Als Inspiration habe ich hier die von mir am häufigsten verwendeten Textblöcke aufgeführt:

  • Freundliche Grüsse ((doppelter Zeilenumbruch)) Patrick Mollet
  • Gruss, Patrick
  • Hallo zusammen
  • Danke für Ihre Mail.
  • Im Anhang finden Sie
  • Ich hoffe, du hattest ein tolles Weekend!
  • Ich wünsche dir einen tollen Wochenstart!
  • Happy weekend, Patrick
  • Liebe Grüsse, Patrick
  • +41 79 xxx xx xx
  • patrick.mollet@xyz.ch (pro Mailadresse)

Von der Kundenakquisition bis zum Abbestellen von Newslettern

Gewöhnt man sich mal an das Arbeiten mit Textblöcken, eröffnen sich noch viele weitere Möglichkeiten:

  • Für meine diversen Engagements habe ich unterschiedliche Mailadressen mit je einer Signatur. Obwohl jedes Mailprogramm Signaturen anbietet, habe ich diese auch als Textblock definiert. So kann ich die Signatur z.B. auch in Online-Formularen verwenden.
  • In der Kundenakquisition verwende ich zwangsläufig auch immer wieder dieselben Textbausteine. Bislang hatte ich verschiedene Mails als Vorlage in einer Textdatei gespeichert. In der Zwischenzeit habe ich verschiedene Elemente in unterschiedlicher Tonalität angelegt, die ich untereinander kombinieren kann.
  • Ich reagiere allergisch auf nicht abonnierte Newsletter und habe umgehend den Reflex, diesen abzubestellen. Leider bieten immer noch viele keinen entsprechenden Link an. Nichts einfacher als das: Mit einem Textblock habe ich in Sekundenschnelle eine Bitte um Abmeldung verfasst.

Zentral sind natürlich die definierten Textblöcke, genauso wichtig ist aber auch das Triggern, also das Auslösen der Textblöcke. Ich will ja nicht aus jedem «Gruss» ein «Gruss, Patrick» machen. Bewährt hat sich bei mir, den ersten Buchstaben doppelt zu schreiben, so dass z.B. «ddanke» automatisch durch «Besten Dank für Ihre Mail» ersetzt wird oder «mmail» fügt meine Standard-Mailadresse ein.

Viele Tools speichern die Textblock-Liste lokal in einer Datei ab und man kann den Speicherort frei wählen. Ich habe meine Liste in der Dropbox gespeichert, so habe ich von mehreren Geräten auf die gleichen Textblöcke Zugriff.

Tools für jeden Bedarf

Auf dem Markt existieren diverse Tools, sowohl für Mac wie auch für Windows.

Für Mac:

Für Windows:

Der Funktionsumfang der kostenlosen Programme ist ziemlich eingeschränkt, aber für den normalen Einsatz lohnen sich die Luxuslösungen nicht. Ich selber bin mit TypeIt4Me bestens bedient.

 

Bild: Matt Biddulph bei flickr.com (CC BY-SA 2.0)

 

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12 Kommentare

  1. Marcel Widmer
    25. Januar 2013 um 8:04

    Ich nutze seit Jahren TextExpander auf dem Mac. Es bietet die Möglichkeit von Eingabefeldern, (Datums-)Berechnungen, Makros, Formatierungen (fett/kursiv, Farben), Tastatureingaben und vieles mehr.

    Ich nutze TextExpander auch zur Korrektur meiner «systemischen» Tippfehler. Es gibt Wörter, die tippe ich aufgrund der Geschwindigkeit regelmässig falsch. Beispiel: aus «Kislter» macht TextExpander in Sekundenbruchteilen «Kistler».

    Gute Idee, den Anfangsbuchstaben doppelt zu verwenden. Bei mir beginnen die Abkürzungen mit einem Punkt: «.fg» wird zu «Freundliche Grüsse».

    Antworten
    • paul
      25. Januar 2013 um 10:27

      wollte auch gerade Textexpander empfehlen… insbesondere die Möglichkeit automatisch Datum und Uhrzeit einzutragen hilft mir im täglichen Ablauf.
      Mal eben eine Telefonnotiz erstellen .dt eingeben und schon steht da das aktuelle Datum und die Uhrzeit… usw

      Ein Hinweis noch für iOS, das bringt standardmässig unter Allgemein/Tastatur sogenannte Kurzbefehle wie vlg für “viele liebe Grüsse”. Eigene Kurzbefehle können auch erstellt werden

    • Parick Mollet
      25. Januar 2013 um 12:12

      Datum- und Zeiteingaben sowie Formatierungen kann das günstigere TypeIt4Me übrigens auch.

  2. Markus
    25. Januar 2013 um 14:33

    kann “magic text” für mac empfehlen, hab es vor ein paar tagen installiert und weiß nicht mehr wie ich ohne ausgekommen bin ;-)

    Antworten
  3. Joerg
    25. Januar 2013 um 15:36

    Ich nutze seit Jahren PhraseExpress auf Windows und kann es mir ohne gar nicht mehr vorstellen. Shortcut eingeben, schwupps habe ich eine Phrase oder ein ganzes Musterschreiben auf dem Schirm. Der Funktionsumfang in meiner Professionalversion ist mittlerweile enorm.

    Hinweis:
    Für Privatanwender gibt es (seit kurzem) eine kostenlose Version, http://www.phraseexpress.com/de/. Wie gut das geht oder ob wie schnell einem die Version eine “professionelle Nutzung” unterstellt kann ich nicht sagen, da ich eine Kaufversion nutze.

    Antworten
  4. Sascha
    26. Januar 2013 um 21:46

    Da wäre noch Clips (für Mac). Ein tolles, einfaches Tool. Nicht zu unterschätzen… :-)

    Antworten
  5. andre
    27. Januar 2013 um 17:36

    Gibts sowas auch für Mailprogramme wie bspw. K9mail unter Android? Habe leider bis heute nichts gefunden, aber vielleicht hat ja jemand einen Tipp. Danke im Voraus.

    Antworten
  6. Dominik
    28. Januar 2013 um 9:04

    Ich bin fast nur mit Firefox unterwegs. Hab mir dafür die Addon “Clippings” installiert (http://clippings.mozdev.org/). Textbausteine lassen sich so über die rechte Maustaste oder per selbst definiertem Shortcut einfügen. Variablen, wie für das Datum, sind vordefiniert. Eigene Platzhalter lassen sich ebenfalls setzen und werden dann in einem Pop-Up jeweils abgefragt.

    Antworten
  7. telebot
    28. Januar 2013 um 15:21

    Ebenfalls sehr hilfreich in diesem zusammenhang: textbausteine mit signaturen.
    Mit der outlook funktion ‘signaturen’ können beliebige texte als standards verwendet werden. ohne weiteres können auf die weise 20 oder 30 “fertige” emails angelegt werden. Und ist im preis für outlook bereits enthalten…

    Antworten
  8. andre
    28. Januar 2013 um 19:45

    danke für den Tipp mit Take Control of Text Expander. Werde es die Tage mal antesten.

    Antworten
  9. Michi
    15. April 2013 um 17:33

    Ich verwende unter Windows seit einiger Zeit “Textbausteinverwaltung Deluxe”.

    Ist eine Vollversion-Freeware und kann deutlich mehr als alle mir bislang bekannten Alternativen.

    Außerdem ist das Teil auch für kommerzielle Anwender kostenlos. :-)

    http://www.jbsoftware.de/textbausteinverwaltung

    Antworten

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