Je simpler desto besser – das gilt für mich fast immer, und hier ist der Fall klar. BusyCal bringt zusammen, was zusammen gehört: Kalender und Aufgaben. Dies ermöglicht eine effiziente Wochenplanung. 

Die Wahl des Tools für die Aufgabenverwaltung gehört wohl zum Persönlichsten, und über die Vor- und Nachteile lässt sich trefflich streiten. Für mich haben die meisten Tools zu viele Funktionen und Optionen, die zu viel Zeit in Anspruch nehmen und die ich deshalb nicht nutze. Dennoch fehlt mir bei praktisch allen Tools die (visuelle) Verknüpfung mit dem Kalender, damit ich sowohl Termine als auch Aufgaben pro Tag im Überblick habe.

Übersichtliche Darstellung

BusyCal kommt als Desktop-Applikation und im Look&Feel stark an den Apple-Kalender angelehnt daher. Der Clou sind die Aufgaben, die direkt oberhalb des jeweiligen Tages angezeigt werden. Ähnlich wie zum Beispiel TeuxDeux sieht man entsprechend im Wochenüberblick, wann welche Aufgaben anstehen. So können die anstehenden Aufgaben mit den bereits geplanten Terminen abgestimmt werden. Denn was bringt es mir, 5 Aufgaben auf einen Tag zu terminieren, wo 2 Sitzungen und ein Workshop anstehen? Ich plane jeweils am Wochenende auf diese Weise die kommende Woche und entscheide bewusst, wann ich was erledigen will.

Einfache Erfassung von Aufgaben

Die Aufgaben können drei Prioritätsstufen zugeordnet werden, was aber nur auf die Anzeigereihenfolge einen Einfluss hat. Es sind auch wiederkehrende Aufgaben möglich, und es kann ein Alarm gesetzt werden. Damit hat es sich aber auch bereits, es gibt keine Tags, Kategorien, Fortschrittsanzeigen. Entsprechend rasch sind neue Aufgaben erfasst, was mich persönlich motiviert, konsequent alle meine Aufgaben hinzuzufügen. Denn für mich reicht es in den allermeisten Fällen, nur ein Stichwort zu notieren, damit ich den Task nicht vergesse. Nicht erledigte Aufgaben werden automatisch auf den nächsten Tag geschoben.

Synchronisation mit iCloud und Google

Für BusyCal spricht auch, dass es schlussendlich lediglich ein Frontend und Aggregator ist: Im Hintergrund laufen nämlich iCloud, Google oder andere CalDAV-Server. So verwalte ich zum Beispiel meine Kalender bei Google, und meine Aufgaben werden via iCloud synchronisiert. Seit Mitte November 2012 ist BusyCal als Version 2.0.1 im Mac App Store erhältlich. Die neue Version läuft auf Mountain Lion, verfügt aber ansonsten über keine wesentlichen neuen Features. Leider ist ein Bug immer noch nicht gefixt: Einladungen können nur dem Standard-Kalender hinzugefügt und auch später nicht in einen anderen Kalender verschoben werden. Für jemanden wie mich, der für verschiedene Unternehmen arbeitet und dafür je einen Kalender mit unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen führt, ist dies ziemlich unschön. 

BusyToDo für unterwegs

Als ideale Ergänzung hat sich die App BusyToDo vom gleichen Anbieter erwiesen, um auch unterwegs Aufgaben zu erfassen. Seit dem iOS 5 verfügt zwar das iPhone über eine eingebaute Erinnerungs-App, aber dort können Aufgaben nicht nur einem Tag zugeordnet werden, sondern die App verlangt eine Uhrzeit und setzt automatisch einen Alarm. Ausserdem sieht man immer nur den aktuellen Tag, wogegen BusyToDo die Aufgaben als praktische Liste darstellt. Die Synchronisation von BusyToDo läuft wiederum in Hintergrund via iCloud.

Einfachheit bringt mehr

Fazit: Dass ein Kalender für mich schlussendlich die beste Form der Aufgabenverwaltung ist, mag hartgesottene Produktivitätsjunkies erstaunen. Andere Tools wie das vor kurzem in Version 2.0 erschienene Things bieten ganz klar mehr Funktionalitäten. Für mich persönlich sind aber die Einfachheit und die Verknüpfung von Kalender mit Aufgaben entscheidend. Ob sich dafür die 30$ lohnen, muss aber jeder für sich selber entscheiden.

Bilder: BusyCal und BusyToDo