Arbeitsorganisation am Computer:
Schonungslos entrümpeln
ist das A und O

Effizient arbeiten am Computer will gelernt sein: Mit 10 offenen Browserfenstern und einem vollen Desktop arbeitet es sich einfach schlechter. Radikal ausmisten heißt daher die Devise.

Kürzlich habe ich ein mehrtägiges Seminar über Bloggen und Online Marketing gegeben. Eigentlich ging es darum, den Teilnehmern die Grundlagen der Benutzung diverser Social Media Tools zu vermitteln. Dabei habe ich aber festgestellt, dass in einigen Fällen die Schwierigkeiten ganz woanders liegen: Nämlich bei der effizienten Nutzung des Arbeitsgerätes Computer.

Volle Arbeitsfläche, leeres Hirn

Dabei meine ich nicht etwa den Arbeitsspeicher, die Schnelligkeit des WLANs oder sonstige technische Probleme: Ich rede zum Beispiel von einem viel zu vollen Desktop-Bildschirm, mehr als 10 gleichzeitig geöffneten Browserfenstern oder einem überquellenden E-Mail-Postfach.

Wobei das E-Mail-Postfach noch das geringste Problem darstellt. Ein E-Mail-Programm hat schließlich eine Suchfunktion. Es gibt sogar Leute, die mittlerweile ganz auf das Einordnen und Labeln ihrer E-Mails verzichten und nur noch suchen. Ganz ehrlich, ich komme allmählich auch dahin, weil das Sortieren der E-Mails einfach zu viel Zeit kostet und auch nicht zur besseren Auffindbarkeit beiträgt.

Anders verhält es sich mit der Arbeitsfläche und den Browswerfenstern. Denn dort geht es nicht darum, irgendwann etwas wiederzufinden, sondern im Moment effizienter arbeiten zu können. Und das bedeutet: Weg mit allem, was überflüssig ist. Weniger ist schließlich mehr!

Simplify your Computer

Das ist ein wenig wie bei den Simplify-Tipps fürs Aufräumen der eigenen Wohnung: Das beste Ordnungssystem bringt nichts, wenn einfach zu viel Inhalt für zu wenig Platz da ist. Da hilft nur noch radikal ausmisten – auf dem Desktop ebenso wie im Browser.

Genau das fällt aber vielen Leuten schwer: Sie finden im Internet irgendetwas Interessantes, laden es auf ihren Desktop und vergessen es da. Oder sie arbeiten an mehreren Projekten gleichzeitig, alle scheinen gleich wichtig – und alle liegen daher auf dem Desktop. Das Problem ist nur, dass jedes neue Projekt die Situation noch verschlimmert. Denn je voller die Arbeitsfläche wird, desto schwieriger wird es, die einmal abgelegten Dateien auch wiederzufinden. Und die Suchfunktion des Computers braucht meist viel zu lang dafür.

Ähnlich verhält es sich mit offenen Browserfenstern oder Tabs: Bis fünf kann man meines Erachtens gut gleichzeitig offen haben, bei mehr als fünf verklickt man sich öfter mal – und das kostet Zeit. Wer behauptet, er könne mit dem dadurch entstehenden Chaos gut umgehen, der redet sich schlicht und ergreifend die Welt schön. Dahinter steckt, wie beim Ordnung Machen in der Wohnng auch, die Angst, sich von irgendetwas zu trennen – man könnte es schließlich irgendwann nochmals brauchen und es dann nicht wiederfinden.

Computer sind wie Kleiderschränke

Mit leerem Desktop und weniger Browser-Tabs lässt sich wirklich besser arbeiten. Die Wahrscheinlichkeit von Ineffizienz beim Internetsurfen steigt tatsächlich, je mehr Tabs offen sind, weil die offenen Fenster und Titel ständig ablenken und irritieren. Und: Die meisten Sachen, die man sich so herunterlädt und bookmarkt, braucht man hinterher eh nicht mehr. Das ist wie beim Aufräumen des Kleiderschranks: Was man in den letzten zwei Jahren nicht getragen hat, zieht man ohnehin nicht mehr an. Oft passt es sogar nicht mehr oder ist unmodern. Fürs Internet gilt das um so mehr: Wer interessiert sich morgen noch für die Artikel vom vergangenen Monat, wo jeden Tag so viel neue Informationen hinzukommen.

Ich verfahre daher seit einiger Zeit radikal so: Nach jedem Arbeitsgang, den ich abschließe, entferne ich alle Dateien, die dafür nötig waren, vom Desktop. Meist schmeisse ich sie gleich in die Mülltonne. Einige verschiebe ich in einen Ordner mit „Material“, um sie später nochmals hervorzuholen, wenn ich sie verbloggen will. Das kommt so gut wie nie vor, weswegen ich den Material-Ordner mittlerweile in einen Unterordner verschoben habe. Der Papierkorb fungiert hingegen als Auffangbecken: Zur Not finde ich die Sachen hier auch mal wieder.

Ähnlich verfahre ich mit dem Abspeichern von interessanten Artikeln: Alles was ich finde, speichere ich mir mit entsprechendem Tag bei delicious ab, damit ich auch von mehreren Geräten auf die Bookmarks zugreifen kann. Nur was ich wirklich sofort verbloggen will, landet als unsortiertes Leszeichen im im Browser – und selbst das ist immer noch zu viel.

Nicht lange überlegen, einfach wegschmeißen

Das Wesentliche bei dieser Methode: Ich überlege nicht bei jeder Datei und jedem interessanten Link, was ich behalten will und was nicht, sondern schmeisse die Sachen in der Regel in Sekundenschnelle in die Tonne – zack zack, und klar und sauber ist die Arbeitsfläche.

Natürlich leere ich den Papierkorp auch alle paar Monate. Natürlich entrümple ich auch die Lesezeichen. Natürlich verliere ich dann in der Eile dochmal den einen oder anderen interessanten Artikel, und kürzlich ist es mir passiert, dass ich einen ganzen Blogartikel nochmal neu schreiben musste, weil ich zu schnell mit dem Löschen war.

Perfekt ist wahrscheinlich kein Ordnungssystem. Aber, und das ist das Entscheidende, ich habe mit dieser schonungslosen Entrümplungsmethode stets eine klare Arbeitsfläche, sodass ich effizient arbeiten kann.

 

Bild: daniel zimmel bei flickr.com (CC BY 2.0)

 

Simone Janson

Simone Janson ist Kolumnistin für DIE WELT und betreibt mit über 100 Fachleuten das Blog http://berufebilder.de, laut ZEIT ONLINE eines der meistgelesenen Blogs für Beruf, Bildung und Karriere in Deutschland. Sie Kooperationspartner des F.A.Z.-Instituts, Beraterin und Referentin für Agenturen und Unternehmen wie die Deutsche Bahn, die Bundeswehr, Ärzteverbände oder diverse Hochschulen.

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8 Kommentare

  1. Der Artikel spricht mir aus dem Herzen! Auch ich brauche zum effektiven Arbeiten gut aufgeräumte Desktops.

    Allerdings gibt es bei mir nur unter Windows Probleme mit dem “Zumüllen”. Auf meinem Haupt-Rechner mit Linux und KDE habe ich einfach mehrere “saubere” Arbeitsflächen eingerichtet:
    - Desktop 1 enthält E-Mail- und Social-Media-Programme (da gibt es dann auch mehrere Browser mit jeweils bis zu 30 offenen Tabs)
    - Desktop 2 enthält die Programmierumgebung für Projekt 1
    - Desktop 3 enthält die Programmierumgebung für Projekt 2
    usw…
    - auf Desktop 5 liegen meine GTD-Tools — also Terminkalender, Projektverwaltung, Todo-Listen, Zeiterfassung…
    - und auf Desktop 6 liegt alles, was ich zum Schreiben meines aktuellen Romans brauche

    Die Arbeit an einem Projekt erfolgt dann konzentriert auf dem entsprechenden Desktop. Will ich zwischendurch mal “Luft holen”, oder kommt ein Anruf zu einem anderen Projekt, switche ich mit einem Mausklick einfach um.
    Das Ganze läuft ohne Probleme auf einem simplen Laptop mit separatem Bildschirm und externer Tastatur.

  2. Ich frage mich, was immer alle mit der Arbeitsfläche/dem Desktop haben. Meinen sehe ich kaum je, weil ich am Computer schließlich arbeite… und deshalb immer irgendein Fenster offen habe.

    Auf den Desktop kommt bei mir genau nichts. Umfaßt ein Projekt mehr als eine Datei, wird ein eigener Ordner dafür angelegt, der übers Dateisystem zu finden ist und nicht auf den Desktop geklebt wird.

    Nur mit dem Löschen von Dateien bin ich sparsam. Das mache ich nämlich per Kommandozeile oder Midnight Commander, da gibt’s keinen Papierkorb – da ist weg tatsächlich weg.

  3. Guter Artikel! Jörg, danke für deine Erklärung, jetzt habe ich endlich einmal den Sinn der Mehrfach-Desktops erfasst! Was den Desktop angeht, da rollt es mir persönlich die Zehennägel hoch, wenn ich sehe, dass jemand *dort* *irgendwas* speichert?! Da liegen die Verknüpfungen zu den wichtigsten Programmen; einige habe ich sogar in Ordner zusammengefasst, die ich nicht soo häufig brauche, aber dennoch schnellen Zugriff haben will. Was gespeichert werden soll, wird im passenden Verzeichnis auf der Datenpartition gespeichert.
    Meine Links räume ich regelmäßig auf, dabei lasse ich zunächst ein Dead-Link-Proggi durchlaufen. Was schon mal ein Drittel reduziert. Und ansonsten gilt: im Zweifelsfall löschen.
    Für alles, was ich im web so finde, habe ich Instapaper, darauf kann ich von jedem PC aus zugreifen und sobald es dann korrekt in der jeweiligen Linkliste gespeichert ist, wird es daraus wieder gelöscht.
    Offen ist an Programmen und Tabs immer nur das, woran/womit ich gerade arbeite und sonst nichts. Wozu auch? :)

  4. Tabs:
    Mehr als fünf sind kein Problem, solange es sich um Referenz-Tabs handelt, beispielsweise Dokus zu Programmbibliotheken. “Weniger” heißt ja vor allem “weniger lose Enden”. Die Unterscheidung lässt sich auch verallgemeinern.

    Inbox:
    Der Papierkorb ist mir zu wenig sichtbar als Zwischenablage/Inbox. Ich verwende dafür – und nur dafür – den Desktop, denn wenn der zu voll wird will ich ihn automatisch am Ende des Tages aufräumen. Programmverknüpfungen haben auf dem Desktop nichts zu suchen, da er sowieso meistens versteckt ist. Aus dem gleichen Grund ist der Papierkorb (=sofort löschen) in die Taskleiste gewandert, der für mich sinnarme “Arbeitsplatz” tief in das Startmenü. (Das heißt natürlich auch das das Startmenü sich selbst enthält. Sinnlos, aber ein netter Trick.)

    Startmenü:
    Wenige Leute scheinen daran zu denken, das man auch hier Unterordner erstellen und sinnvolle Ordnungen anlegen kann. Wenn man die Benennung passend wählt braucht man nur einen einzigen Tastendruck um zum jeweils passenden nächsten Ordner zu kommen.

    Extra-Tipp:
    - Auch unter Windows gibt es Hardlinks. Dank ihnen kann ich über das Startmenü oder über einen EINFACHEN Pfad auf den Desktop/die Inbox zugreifen – sogar ohne Maus oder Minimierung.

  5. Hallo,

    Also so ganz kann Ich dem nicht zustimmen. Klar, auch Ich versuche meinen Desktop clean zu halten und schmeisse regelmässig alles das runter was ich nicht brauche so dass Ich die Icons auf das essenzielle minimieren kann.

    Doch bei meinem Browser (Ich nutze Google Chrome) ist das vollkommen anders. Ich bin meistens mit 20 – 60 Tabs parallel im Netz wobei Ich nicht sagen könnte das mich das in meiner Produktivität beeinträchtigt.

    Oftmals ist das einfach so dass man etwas für ein Projekt benötigt das sich dann doch aber nach hinten verschiebt. So kann man die Sachen im “Hinterkopf” in einem anderen Browserfenster behalten ohne sich das ganze anderso nochmal zu notieren wo es dann vergessen wird.

    Das tolle an Chrome ist, dasss man sich die Fenster mit den Tabs die man will individuell zusammanstellen kann. So kann man alles nach Tehemen gruppieren und sortieren. Und wenn man mal die Konzentration auf eine bestimmte Sache lenken will nimmt man den Tab heraus und hat ihn Schwuppdiwupp in einem eigenen Fenster.

    Ausserdem kann man den Browser so konfigurieren dass er nach einem Neustart genau da witermacht wo man aufgehört hat. Das finde Ich unendlich praktisch und es hat mich an anderen Browsern immer gestört das das nicht geht. So kann man Abends bevor man die Kiste ausmacht alles was man nicht mehr braucht schliessen und am nächsten Morgen genau da weitermachen wo man aufgehört hat.

    • Also ich benutze Firefox und ich kann jederzeit die letzte Session wieder komplett herstellen, auch nach einem Absturz oder was auch immer Probleme verursacht haben könnte. Chrome finde ich persönlich zu langsam, aber das merkt man erst, wenn man mal mit einem anderen Browser wieder nach gewisser Zeit arbeitet, vielleicht sogar noch schneller.

    • Ja, also firefox habe Ich auch schon ausprobiert, leider gefällt mir der vom Design nicht. Ausserdem weiss Ich nicht ob der diese Funktion hat mit der du Tabs von einem Fenster ins andere schieben kannst. Und vorallem ist die Obere Leiste mit den Tabs und dem Adressfeld kompakter und nimmtt weniger Platz weg.

      Das doofe ist wirklich, manchmal dauerts lange bis ein Tab den man einige Zeit nicht gebraucht hat wieder geladen ist.

  6. Die GEschichte ist schon ein bischen älter und ich werde jetzt nicht in ihrem Blog rum suchen, ob das Thema schon angeschnitten wurde; kennen Sie “Ramdisk”? Das ist ideal für alles, das man nur für diese eine Arbeitssession aufheben möchte: ein Teil des Arbeitsspeichers wird zum Laufwerk, das bei jedem Rechnerneustart clean ist.

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