Daten optimal organisieren:
Elektronische Planung und Papier müssen keine Feinde sein

Wer träumt nicht vom papierlosen Büro? Doch noch immer nutzen Viele Papier für ihre Notizen oder zum Sammeln von Adressen (Visitenkarten). Ein Grund, wieder mal die beiden Systeme mit ihren Vor- und Nachteilen einander gegenüber zu stellen.

Der Traum vom papierlosen Arbeiten dürfte so alt sein wie der Personalcomputer: Einer aktuellen Studie zufolge betrachtet knapp die Hälfte der Chief Information Officers den klassischen Bürodrucker als obsolet. Und warum auch nicht? Papierloses Büro klingt verlockend: Endlich keine unüberschaubaren Aktenberge, kein wildes Telefennummern-Gestreiche in Adressbüchern und keine wirren Papiernotizen mehr.

Ansätze, die Vision zu verwirklichen, gibt es genug: Notizfunktionen auf Tablet-PCs und Smartphones, Projektmanagement-Tools und jede Menge Kalender- und Kontaktfunktionen. Dennoch habe ich persönlich noch keinen brauchbaren Ersatz für meine Visitenkarten gefunden. Und gerade letzte Woche bekam ich ein echtes Moleskin-Notizbuch geschenkt. Denn tatsächlich mache ich meine Notizen noch immer am liebsten auf Papier.

Wie meine Kollegin Corinne Dubacher geschrieben hat: Papier soll die Konzentration fördern und kreativ machen. Traditionelle Planungssysteme müssen nicht altmodisch sein! Sie können die elektronische Planung sinnvoll ergänzen. Denn dort wo das eine System seine Schwächen hat, hat das andere seine Stärken.

Die Vorteile der Planung auf Papier sind:

  • Unabhängigkeit: Auch ohne Batterien oder Steckdose ist Papier immer und überall einsetzbar.
  • Sicherheit: Die Daten gehen in der Regel nicht verloren – anders als bei der elektronischen Lösung, wo es bei Systemabstürzen zu Datenverlust kommen kann. Einziger Nachteil beim Papier: Die gelochten Blätter können ausreißen, was bei Daten, die länger aufbewahrt werden sollen (etwa Adressen), ärgerlich ist. Es empfiehlt sich, Lochverstärker zu verwenden.
  • Notizen: Sie können schnell hingekritzelt und später übertragen werden. Daher ist die Papiervariante zum Mitschreiben besser geeignet, auch wenn es mittlerweile schon ganz ordentliche Schrifterkennung für iPads gibt.
  • Stauraum: Man kann im Zeitplanbuch Plastikkarten mitnehmen, es als Geldtasche mitbenutzen usw. Es gibt solche Büchlein auch im Westentaschenformat.
  • Preis: Notizbücher sind billiger als elektronische Organizer, Smartphones oder iPads – und sicherer gegen Diebstahl, Staub, Kratzer und Feuchtigkeit.

Die Vorteile der elektronischen Planung sind:

  • Termine: Die Termine lassen sich auch mit dem PC abstimmen oder über das Netzwerk mit den Kollegen in der Firma. Wiederkehrende Termine sind mit sehr wenig Aufwand nur einmal einzutragen. Zudem lassen sich die Termine leicht verschieben und bearbeiten.
  • Automatische Erinnerung: Man muss gar nicht mehr selbst in den Kalender schauen, sondern es ertönt ein Signalton, wenn ein Termin oder eine Aufgabe bevorsteht (sofern man das entsprechend eingestellt hat). Dadurch lässt sich die persönliche Zielplanung konsequenter verfolgen und kontrollieren. Unerledigte Aufgaben werden automatisch auf den nächsten Tag übertragen.
  • Kontakte: Auch die Kontakte lassen sich sauber pflegen und Daten schneller übertragen: Wenn beispielsweise jemand eine Adresse per E-Mail mitteilt, lassen sich die geänderten Daten einfach und schnell in die Software hineinkopieren. Notizen bei jedem Kontakt helfen sich daran zu erinnern, wer diese Person ist oder welches ihre Besonderheiten sind – das vereinfacht die spätere Orientierung enorm.
  • Aktualität: Gerade E-Mail-Adressen und Telefonnummern, aber auch Termine ändern sich ständig. Diese Änderungen lassen sich in einer elektronischen Lösung sauberer und übersichtlicher pflegen als in einem Zeitplanbuch, in dem man immerzu radieren oder durchstreichen muss.
  • Suchfunktion: Wenn man nicht mehr genau weiß, ob eine Adresse unter dem Firmennamen oder dem Namen der Kontaktperson abgelegt wurde oder wann ein bestimmter Termin war, hilft einfach die Suchfunktion weiter.
  • Konvertieren: Daten verschiedener elektronischer Systeme, etwa Palm, Lotus und Outlook, lassen sich miteinander synchronisieren. Allerdings sind kleinere Probleme nicht selten, da jedes Programm die Daten ein wenig anders verwaltet. Daher empfiehlt es sich zur Sicherheit, wichtige Daten zusätzlich außerhalb des Programms zu speichern oder auszudrucken.

Ich persönlich habe übrigens nur Notizen und Visitenkarten analog. Bei Adressen und Terminen wäre ich ohne elektronische Organisationstools und die Möglichkeit, alle Daten automatisch zu synchronisieren, schlicht aufgeschmissen.

 

Bild: Rémi Vincent bei flickr.com (CC BY 2.0)

 

Simone Janson

Simone Janson ist Kolumnistin für DIE WELT und betreibt mit über 100 Fachleuten das Blog http://berufebilder.de, laut ZEIT ONLINE eines der meistgelesenen Blogs für Beruf, Bildung und Karriere in Deutschland. Sie ist Kooperationspartner des F.A.Z.-Instituts, Beraterin und Referentin für Agenturen und Unternehmen wie die Deutsche Bahn, die Bundeswehr, Ärzteverbände oder diverse Hochschulen.

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15 Kommentare

  1. Manchmal plane ich gerne mit Papier, weil ich ohne Rechner konzentrierter bin. Old School hat eben auch seine Vorteile. Und natürlich ist die Haptik nicht zu vernachlässigen. Gerade wenn ich an eine italienische Firma denke, die wunderschöne Notizbücher herstellt.

  2. Ich finde elektronische Notizsystem, gerade solche mit “Cloud-Anschluss” viel praktischer als Papier. Papier ist zwar schneller zur Hand und unabhängig von Strom, jedoch stehe ich dann vor der Wahl immer ein bestimmtes Notizbuch dabei zu haben oder Zettelwirtschaft zu betreiben. Bei Ersterem muss man einen Kompromiss aus Portabilität und Praktikabilität finden. Bei der Zettelwirtschaft muss man lose Notizen ggf. später abheften oder übertragen. Dafür fehlt mir persönlich die Zeit und die Disziplin.
    Ich nutze stattdessen Evernote. Das gibt es als App auf meinen diversen Telefonen, als Webversion und als Desktop-Client. Damit habe ich immer die Möglichkeit Notizen anzulegen und von fast jedem beliebigen Internet-Anschluss aus einzusehen. Ich muss mir keine Gedanken über Backup machen und kann einfach eine Volltext-Suche über alle meine Notizen machen. Gefühlt kann ich damit deutlich größere Informationsmengen in meinem persönlichen Archiv vorhalten als es mit Papier möglich wäre.
    Einziger Nachteil… es fehlt die haptische Erfahrung auf Papier zu schreiben.

    • @Falko:

      «Ich muss mir keine Gedanken über Backup machen»

      Wieso nicht? Du wirst doch hoffentlich Deine Evernote-Daten sichern?

  3. Ich habe mir in der Tat noch kein Backup meiner Evernote-Daten angelegt. Soweit ich weiss ist dies aber technisch möglich. Im Moment vertraue ich da der Firma Evernote einfach.

  4. OK, habe nochmal nachgelesen. Da mein Evernote Desktop-Client auf dem Mac eine Kopie aller meiner Notizen enthält und gesichert wird, habe ich also doch ein Backup. Auch unabhängig von den Evernote Servern.

    • In solchen lokalen Daten liegt für mich übrigens ein guter Grund, keine reinen Cloud-Dienste zu nutzen. Man muss bloss aufpassen, dass solche Daten 1. tatsächlich gesichert werden (auf dem Mac sollte man Time Machine nicht übermässig viel Vertrauen schenken) und 2. sich auch ohne die Cloud-Client-Software nutzen lassen.

  5. @Simone:

    «Sicherheit: Die Daten gehen in der Regel nicht verloren – anders als bei der elektronischen Lösung, wo es bei Systemabstürzen zu Datenverlust kommen kann.»

    … dafür kann man Papier verlegen oder gar verlieren – ich habe in meinem Umfeld einige solcher «Dramen» erlebt.

  6. Häufig ist der Zettel die schnellere Lösung, aber führt bei mir auch zu der bekannten Zettelwirtschaft. Alles ist aber auch eine Frage der Disziplin, egal auf welches System man setzt.
    Inzwischen gibt es ein Moleskin für Evernote. Hier sehe ich eine ideale Kombination von Papier und elektronischer Ablage. Den Test werde ich auf jeden Fall noch machen!

    Gruß
    Wolfram

  7. ” Ich bemühe mich konsequent, aus hundert Zeilen zehn zu machen.” Alfred Polgar
    Ich bin noch immer bei der Traditionellen Planung – vielleicht braucht man mehr Zeit aber das ist eine Gewohnheit die ich nicht loswerden kann!Positiv ist ja das Papier die Konzentration fördert und kreativ macht.

  8. Zukunft elektronisch

    Vergangenheit in Papierform verdichtet

  9. Tolle und hilfreiche Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile von Planung auf Papier und elektronischer Planung. So kann man schnell auf einen Blick erkennen, was seiner eigenen Arbeitsweise mehr zuspricht.

  10. Die Diskussion über Vor- und Nachteile digitaler Dienste ist leider in dem Moment völlig hinfällig, wenn man sich aus dem Bereich des schnellen Internets entfernt und sich zum Beispiel auch einmal “auf dem Lande” aufhält. In der Werbung ist das alles nie ein Problem. Boom, der Spielfilm ist schon runtergeladen… In der wirklichen Welt erlebt man schnell wie weit man mit einer bestenfalls marginalen Edge Verbindung kommt. Da werden schon e-Mails zur Qual!

    Für mich gilt demnach, wenn schon digital, dann immer mit lokal auf dem Gerät gespeicherten Daten und einer guten Synchronisierung. Oder noch besser für Termine, Aufgaben und Notizen: einen Filofax!

  11. Hallo Herr Künnemeyer,
    das ist in der Tat ein großes Problem. Ich schaue auch immer darauf, meine Daten möglichst Daten lokal zu speichern, damit ich sie griffbereit habe – schon alleine beim Bahnfahren.
    Gruß
    Simone Janson

  12. Visitenkarten elektronisch verarbeiten -> Evernote Hello. Einfach mal ausprobieren,

    Schönen Sonntag
    Matthias

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