Ordnungssysteme effizient nutzen:
6 Lösungen für Probleme mit der Ablage

Solange sich das papierlose Büro nicht ganz durchgesetzt hat, lohnt es sich, für Papier-Unterlagen ein Ordnungssystem konsequent anzuwenden. Und zwar ein kluges Ordnungssystem. Umständlich? Nicht, wenn man eine Lösung für die typischen Ordnungsprobleme gefunden hat.

Vielleicht kennst Du ja das Problem: Du fängst frohgemut eine neue Aufgabe, ein neues Projekt an, bist fest entschlossen, den Überblick zu behalten – doch nach einiger Zeit stapeln sich alle möglichen Unterlagen auf Deinem Schreibtisch. Das liegt vermutlich daran, dass Du Dein Ordnungsystem inkonsequent nutzt oder Dein System nicht optimal ist.

Schuld ist meist das falsche Ordnungssystem

Die meisten Menschen neigen beispielsweise dazu, ihre Unterlagen thematisch zu sortieren. Aber dieses System birgt Probleme: Hast Du nicht auch schon überlegt, ob ein Dokument nun besser zu diesem oder jenem Thema gehört oder wo Du es hinterher suchen sollst? Wenn Du Deine Unterlagen nach Interessensgebieten, Projekten (die sich ändern und erweitern können) oder Themen sortierst, hast Du vermutlich viel mehr potentielle Ablageorte und brauchst länger zum Suchen. Besser ist es, Du sortierst alphabetisch.

Du solltest die Unterlagen alphabetisch sortieren, und zwar wahlweise nach Person, Projekt oder übergeordnetem Thema. Wenn Du dann vergessen hast, wo Du die Unterlagen abgelegt hast, musst Du nur nach dem betreffenden Buchstaben von einer dieser drei Kategorien suchen. Beispiel: Der Vertrag mit Kunde A über Projekt C zum Themenkreis W. Wenn Du Deine Unterlagen nach Personen sortierst, dann stecke den Vertrag unter A. Wenn Du nach Projekten ordnest, steckst Du ihn unter C. Aber selbst wenn Du etwas chaotisch bist und Deine Unterlagen mal nach Personen einsortierst, mal nach Themen oder Projekten, dann kann der Vertrag nur bei A, C oder W liegen.

Zu den 6 typischen Ordnungsproblemen gibt es eine Lösung:

 

  • Problem: Du weisst nicht, wo Du ein Dokument einsortieren sollst, etwa bei den Projekten oder den Briefen.

Lösung: Schaffe ein einheitliches, am besten alphabetisches Ordnungssystem, dann weisst Du jederzeit, wo etwas hin muss und wo Du es suchen musst.

  • Problem: Um ein Dokument abzulegen, musst Du erst einen Ordner hervorkramen, auf den Stuhl steigen oder in einen anderen Raum gehen.

Lösung: Du solltest nicht länger als 1-2 Minuten brauchen, um etwas aus der Ablage zu nehmen und in Dein System einzuordnen. Wenn Du mehr Zeit benötigst, vergeht Dir die Lust zu sortieren und Du machst es nicht mehr. Daher: Ändere etwas an dem System.

  • Problem: Schon beim Öffnen der Aktenschublade quillt Dir ein Papierberg entgegen, und auch Deine Ablage auf dem Schreibtisch ist überfüllt. Damit die Unterlagen nicht untergehen, legst Du sie aufs Regal – ein neuer Haufen entsteht.

Lösung: Gehe Dein «Archiv» wenigstens einmal pro Halbjahr durch und sortiere Deine Ablage mindestens einmal pro Woche. Wenn es gar nicht anders geht, erweitere Dein Ordnungssystem, wenn der Platz dafür mehr als dreiviertel voll ist. Schmeiße regelmäßig weg.

  • Problem: Du findest Dinge, die Du im Moment nicht brauchen kannst, z.B. die Werbung für einen Vortrag oder Deine Einfälle für ein Projekt für das kommende Jahr. Später wirst Du sie aber vermutlich benötigen.

Lösung: Notiere solche Dinge in Deinem Terminkalender oder Deinem Projektmanagement-Tool, möglichst mit Zeitangabe und beginne eine Liste «Vielleicht irgendwann». So bekommst Du die Angelegenheit aus dem Kopf und vom Tisch.

  • Problem: Du findest auf Deinem Schreibtisch Informationsmaterial, dass Du vielleicht später noch brauchen kannst, aber weisst jetzt nicht wohin damit.

Lösung: Kannst Du die Informationen direkt in Dein System einsortieren? Wenn nicht, brauchst Du die Informationen wahrscheinlich nie. Weg damit!

  • Problem: Du stößt beim Aufräumen auf Dinge, bei denen Du Dich nicht entscheiden kannst, ob Du sie noch brauchst oder nicht.

Lösung: Sei rigoros und lebe nach einem grundsätzlichen Prinzip: Im Zweifel weg damit! Das Meiste kann man ohnehin wiederbeschaffen.

 

Ein effizientes Ordnungssystem hilft Dir, den Überblick zu behalten und produktiv zu arbeiten. «Organisieren» ist übrigens auch die Gewohnheit Nummer 6 im Selbstmanagement-System Zen to Done des Bloggers Leo Babauta. Mehr dazu in diesen Blog-Artikeln und in unserer deutschen Übersetzung des E-Books.

 

Bild: Jenni C bei flickr.com (CC BY 2.0)

 

Simone Janson

Simone Janson ist Kolumnistin für DIE WELT und betreibt mit über 100 Fachleuten das Blog http://berufebilder.de, laut ZEIT ONLINE eines der meistgelesenen Blogs für Beruf, Bildung und Karriere in Deutschland. Sie ist Kooperationspartner des F.A.Z.-Instituts, Beraterin und Referentin für Agenturen und Unternehmen wie die Deutsche Bahn, die Bundeswehr, Ärzteverbände oder diverse Hochschulen.

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3 Kommentare

  1. Liebe Simone,

    schön, dass Du “Ablage” zum Thema machst. Der Begriff ist zwar angestaubt, aber mir fällt auch kein besserer ein.

    Mit dem Sortieren nach dem Alphabet habe ich keine gute Erfahrungen gemacht. Auch da habe ich Probleme mit Synonymen. Lege ich die Werkstattrechnung unter K wie Kfz oder W wie Werkstatt oder S wie Werkstatt Schmidt ab? Das muss jeder für sich klären.

    Ich habe bessere Erfahrungen mit der Ablage nach Vorgängen ab. Wie das geht, habe ich mal an einem Beispiel dargestellt: http://teamworkblog.de/20…er-datei-ordner.html

    LG, Jan

    • K nach Kfz wäre natürlich wieder eine thematische Ablage, das sollte man nich vergessen. Aber ich gebe dir recht, das ist ein Problem.
      Ich selbst sotiere nach Datum und auf dem Computer nach Thema, wo ich dann auch eine Suchfunktion habe.

    • Was die Auswahl der Kategorien angeht bilde ich Kategorie-Hierarchien. Generell habe ich dabei eine sehr überschaubare Anzahl von Oberkategorien, die entweder Lebensbereichen entsprechen wie “Arbeit” oder “Uni” oder ein besonders wertvolles Besitztum umfassen wie “Kfz – “. Dadurch fällt es leicht sie mir zu merken. Alles was nicht zum größten Teil zu einer dieser Kategorien passt wird dem Geschäftspartner oder der Sache direkt zugeordnet.
      Die einzige Ausnahme bildet noch die spezielle Kategorie “Geräte”, die nur für Bedienungsanleitungen da ist.

      Als alternative Lösungen bieten sich an:
      1. Jeweils Referenz-Zettelchen in die anderen Mappen legen. In den meisten Fällen reicht ein allgemeines, z.B. bei Firma Schmidt “Rechnungen liegen unter Kfz”. Das muss nicht mal aufwändig sein je nach Umsetzung.
      2. Aufstempeln einer laufenden Nummer und digitales Verwalten. Eventuell etwas präziser als eine reine Sortierung nach Datum. Ich bin allerdings persönlich kein Fan davon meinen Rechner starten zu müssen um “mal eben” meinen Reisepass in der Ablage zu finden. Außerdem halte ich z.B. meine Kontoauszüge oder Lohnsteuerbescheide gerne in einer Mappe zusammen. Aber natürlich lassen sich da auch Mischformen finden.

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