Unser Hirn kann mit Unerledigtem nicht umgehen. Ständige Erreichbarkeit stört deshalb die Konzentration und die Produktivität.

Über Miriam Meckels Glück der Unerreichbarkeit hatte ich gerade geschrieben, um dann kürzlich auf Zeit Online genau zu diesem Thema interviewt zu werden. Meine These dabei: Man muss gar nicht immer erreichbar sein, sondern kann Handy oder Laptop mit gutem Gewissen auch mal abschalten.

Immer erreichbar, aber nicht verfügbar?

Nun machte mich Leser «Lumpenhund» in seinen Kommentaren auf einen interessanten Aspekt aufmerksam: Es gibt einen Unterschied zwischen Verfügbarkeit und Erreichbarkeit. Lumpenhund schrieb dazu:

«Ein häufiges Problem beim Thema Zeitmanagement ist die mangelnde Unterscheidung zwischen Erreichbarkeit und Verfügbarkeit. Das ist eine ganz zentrale Fragestellung für die eigene Zeitsouveränität.
Ich bin immer erreichbar, entweder per E-Mail oder auf meinem AB. Und wenn jemand eine Nachricht hinterlässt, die ich als sehr dringlich einstufe, melde ich mich auch schnell.
Aber ich bin eben nicht immer verfügbar. Keiner kann von mir erwarten, dass ich sofort springe, wenn er pfeift. Ich entscheide schon ganz gerne selbe, auf welchen Platz meiner Prioritätenliste das Anliegen einer anderen Person kommt.»

Ich habe ihm in meiner Antwort grundsätzlich recht gegeben – schließlich sind wir tatsächlich frei, einfach nicht zu reagieren. Und doch dürfte diese Unterscheidung für viele Menschen reine Theorie sein. Denn die Praxis sieht leider so aus: Wenn wir eine E-Mail bekommen, wollen wir antworten. Wenn das Telefon klingelt, wollen wir abnehmen. Aber warum ist das so?

Das Gehirn möchte Dinge beenden

Ein Grund ist, dass der Mensch dazu tendiert, Dinge beenden zu wollen. Eine E-Mail, die wir bekommen oder ein Anruf ist für uns ein unerledigtes Problem, das wir zu Ende bringen wollen. Ein loses Ende im Kopf sozusagen. Und erst, wenn wir die Sache erledigt haben, können wir abschalten. In einer Grundlagenserie hat Johannes Kleske hier bei imgriff.com die Prinzipien des Selbstmanagementsystems «Getting Things Done» von David Allen vorgestellt. Und David Allen liefert uns eine gute Erklärung für dieses Verhalten:

Unser Gehirn ist nämlich nicht dafür gemacht, Dinge einfach liegen zu lassen. Im Gegenteil, es sorgt regelrecht dafür, dass wir ständig alles im Kopf behalten, was wir noch erledigen müssen, was wir uns vorgenommen haben oder worauf wir noch antworten sollten. Was dabei gerade wichtig ist und was nicht, da macht unser Denkapparat leider keine Unterschiede. Das sich daraus ergebende Dilemma fasst Johannes Kleske so zusammen:

«Wenn einen das Unterbewusstsein ständig an tausend Dinge erinnert, während man versucht, sich auf eine Sache zu konzentrieren, verursacht das Stress und stört die Produktivität, die man gerade so dringend bräuchte. Man sitzt vor einer Aufgabe und fragt sich, ob es nicht gerade noch etwas Wichtigeres zu tun gäbe.»

Und genau deshalb ist es für viele Menschen so schwierig, einfach nicht zu reagieren, wenn z.B. die nächste E-Mail vom Chef oder Kunden eintrudelt – selbst wenn das mitten in der Nacht ist. Denn das Gehirn wird durch solche Nachrichten in Alarmbereitschaft versetzt entspannt erst wieder, wenn die Sache erledigt ist. Lumpenhunds These von der Zeitsouveränität mag daher logisch klingen, wird jedoch nur bedingt funktionieren. Denn tendenzielle möchte man reagieren, um die Sache zu erledigen und damit aus dem Kopf zu bekommen. Selbst wenn es gar nicht besonders klug ist, z.B. weil der Chef auf diese Weise lernt, dass man stets verfügbar ist. Wer in Ruhe schlafen will, schaltet Handy und Laptop am abend lieber aus.

Bild: Liz Mc bei flickr.com (CC BY 2.0)