Erreichbar, verfügbar oder zeitsouverän:
Handy und E-Mails –
abschalten oder nicht?

Unser Hirn kann mit Unerledigtem nicht umgehen. Ständige Erreichbarkeit stört deshalb die Konzentration und die Produktivität.

Über Miriam Meckels Glück der Unerreichbarkeit hatte ich gerade geschrieben, um dann kürzlich auf Zeit Online genau zu diesem Thema interviewt zu werden. Meine These dabei: Man muss gar nicht immer erreichbar sein, sondern kann Handy oder Laptop mit gutem Gewissen auch mal abschalten.

Immer erreichbar, aber nicht verfügbar?

Nun machte mich Leser «Lumpenhund» in seinen Kommentaren auf einen interessanten Aspekt aufmerksam: Es gibt einen Unterschied zwischen Verfügbarkeit und Erreichbarkeit. Lumpenhund schrieb dazu:

«Ein häufiges Problem beim Thema Zeitmanagement ist die mangelnde Unterscheidung zwischen Erreichbarkeit und Verfügbarkeit. Das ist eine ganz zentrale Fragestellung für die eigene Zeitsouveränität.
Ich bin immer erreichbar, entweder per E-Mail oder auf meinem AB. Und wenn jemand eine Nachricht hinterlässt, die ich als sehr dringlich einstufe, melde ich mich auch schnell.
Aber ich bin eben nicht immer verfügbar. Keiner kann von mir erwarten, dass ich sofort springe, wenn er pfeift. Ich entscheide schon ganz gerne selbe, auf welchen Platz meiner Prioritätenliste das Anliegen einer anderen Person kommt.»

Ich habe ihm in meiner Antwort grundsätzlich recht gegeben – schließlich sind wir tatsächlich frei, einfach nicht zu reagieren. Und doch dürfte diese Unterscheidung für viele Menschen reine Theorie sein. Denn die Praxis sieht leider so aus: Wenn wir eine E-Mail bekommen, wollen wir antworten. Wenn das Telefon klingelt, wollen wir abnehmen. Aber warum ist das so?

Das Gehirn möchte Dinge beenden

Ein Grund ist, dass der Mensch dazu tendiert, Dinge beenden zu wollen. Eine E-Mail, die wir bekommen oder ein Anruf ist für uns ein unerledigtes Problem, das wir zu Ende bringen wollen. Ein loses Ende im Kopf sozusagen. Und erst, wenn wir die Sache erledigt haben, können wir abschalten. In einer Grundlagenserie hat Johannes Kleske hier bei imgriff.com die Prinzipien des Selbstmanagementsystems «Getting Things Done» von David Allen vorgestellt. Und David Allen liefert uns eine gute Erklärung für dieses Verhalten:

Unser Gehirn ist nämlich nicht dafür gemacht, Dinge einfach liegen zu lassen. Im Gegenteil, es sorgt regelrecht dafür, dass wir ständig alles im Kopf behalten, was wir noch erledigen müssen, was wir uns vorgenommen haben oder worauf wir noch antworten sollten. Was dabei gerade wichtig ist und was nicht, da macht unser Denkapparat leider keine Unterschiede. Das sich daraus ergebende Dilemma fasst Johannes Kleske so zusammen:

«Wenn einen das Unterbewusstsein ständig an tausend Dinge erinnert, während man versucht, sich auf eine Sache zu konzentrieren, verursacht das Stress und stört die Produktivität, die man gerade so dringend bräuchte. Man sitzt vor einer Aufgabe und fragt sich, ob es nicht gerade noch etwas Wichtigeres zu tun gäbe.»

Und genau deshalb ist es für viele Menschen so schwierig, einfach nicht zu reagieren, wenn z.B. die nächste E-Mail vom Chef oder Kunden eintrudelt – selbst wenn das mitten in der Nacht ist. Denn das Gehirn wird durch solche Nachrichten in Alarmbereitschaft versetzt entspannt erst wieder, wenn die Sache erledigt ist. Lumpenhunds These von der Zeitsouveränität mag daher logisch klingen, wird jedoch nur bedingt funktionieren. Denn tendenzielle möchte man reagieren, um die Sache zu erledigen und damit aus dem Kopf zu bekommen. Selbst wenn es gar nicht besonders klug ist, z.B. weil der Chef auf diese Weise lernt, dass man stets verfügbar ist. Wer in Ruhe schlafen will, schaltet Handy und Laptop am abend lieber aus.

Bild: Liz Mc bei flickr.com (CC BY 2.0)

 

Simone Janson

Simone Janson ist Kolumnistin für DIE WELT und betreibt mit über 100 Fachleuten das Blog http://berufebilder.de, laut ZEIT ONLINE eines der meistgelesenen Blogs für Beruf, Bildung und Karriere in Deutschland. Sie ist Kooperationspartner des F.A.Z.-Instituts, Beraterin und Referentin für Agenturen und Unternehmen wie die Deutsche Bahn, die Bundeswehr, Ärzteverbände oder diverse Hochschulen.

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5 Kommentare

  1. Hallo Susanne!

    Generell sehe ich das mit der ständigen Verfügbarkeit ähnlich. Aber ich bin auch der Überzeugung, dass man das Erledigen-Gefühl trainieren kann. Ich muss beispielsweise nicht mehr auf jede SMS oder jede Email sofort antworten. Das musste ich mir aber auch über längere Zeit angewöhnen.

    Beste Grüße und noch einen schönen Feierabend! ;)
    Jonas

  2. In der Kognitionspsychologie ist dieses Phänomen schon länger bekannt. Mit diesem Wissen kam bei mir auch immer mehr das Gefühl von Belastung, wenn ich noch Dinge zu erledigen hatte, dies aber nicht konnte, weil es eben noch wichtigere Sachen gab.

    Ich habe dann mein Gehirn quasi ausgetrickst, indem ich mir zu jeder anstehenden Aufgabe eine kleine Notiz gemacht habe – also “xy zurückschreiben”.

    Wenn ich schon ungefähr im Kopf habe, was ich antworten möchte schreibe ich manchmal auch dazu noch einen kleinen Stichpunkt. Durch das Niederschreiben (dauert am Laptop keine halbe Minute, am Smartphone etwas mehr) habe ich die Gedanken quasi outgesourced und kann mich wieder voll und ganz auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren. Denn ich habe meinem kognitiven Apparat vorgegaukelt, die noch anstehende Aufgabe sei erledigt. Das ist sehr entlastend, auch wenn es am Anfang etwas befremdlich war. Dadurch fiel es mir auch leichter, mich von diesem Antwortdruck zu entwöhnen.

    Dieses Aufschreiben funktioniert im Übrigen auch wunderbar vor oder nach konfliktreichen Gesprächen.

  3. Hallo,
    Ebenfalls. Haba damit such so langsam meine Erfahrung, dass ich nicht immer antworte. Manchmal ernte ich heftige Kritik aber juckt mich nicht. Auslöser war ein Satz ‘ papaaaa lass dein Handy und spiel mit mir’. 2,5 Jahre, blond und traumhaft süß. Deshalb bringe ich mir das so langsam bei.

  4. Ich hasse diese blöde automatische Texteingabe auf meinem Tablet:). Wie kann ich den vorangegangenen Satz ändern.. bzw. Fehler korrigieren?

  5. Ich versuche mein Handy auch mehr und mehr zu ignorieren. Man möchte doch auch nicht zu jeder Zeit und in jeder Lebenslage erreichbar sein. Leider ist das heute aber schon fast der Standard. Um so mehr sollte man anderen bewusst machen, dass man nicht immer auf jeden E-Mail oder SMS reagieren kann und auch nicht möchte.

7 Pingbacks

  1. [...] die Abschaltung von Twitter und Facebook (die einen ja auch auf dem Smartphone verfolgen) erhoffe ich mir mehr Fokus und Konzentration für komplexe/komplizierte/tiefgehende Dinge. Lieber [...]

  2. [...] dabei nicht nur hübsch anzusehen, sondern auch so wichtig für mich ist, habe ich nach Simones Artikel zum Thema Zeitsouveränität auch endlich verstanden: Es herrscht einfach erst wieder Ordnung in meinem Hirn, wenn das, was sich [...]

  3. [...] im Blog schon öfters davon, wie man mit zeitfressenden E-Mails umgeht (zum Beispiel hier, hier und hier). Darüber, welches Problem eigentlich dahinter steckt, wird hingegen selten gesprochen. Denn das [...]

  4. [...] uns auch nach Feierabend von Chefs und E-Mails versklaven lassen, hat einen anderen Grund, den ich kürzlich ausführlicher beleuchtet habe:Anpassung an die moderne Kommunikation ist der nächste EvolutionssprungUnser Gehirn ist schlicht [...]

  5. [...] den neuen Kommunikationsmitteln sind – und wie groß dementsprechend der Aufklärungsbedarf ist.Ständige Erreichbarkeit und vermeintlicher Dauer-Kommunikationszwang, Teamarbeit bei räumlicher Trennung oder auch [...]

  6. [...] beim Arbeiten enorm.Jeder Ratgeber zur Produktivitätssteigerung beinhaltet den Tipp, seine E-Mails weniger oft und nur zu klar definierten Zeiten abzurufen. Das ist leider nicht immer so einfach umsetzbar: Um zum Beispiel dieses Konzept fertigzustellen, [...]

  7. [...] die Abschaltung von Twitter und Facebook (die einen ja auch auf dem Smartphone verfolgen) erhoffe ich mir mehr Fokus und Konzentration für komplexe/komplizierte/tiefgehende Dinge. Lieber [...]

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    • 01.10.2014, 0 KommentareIn eigener Sache:
      Danke an unsere Autoren!

      Patrick Mollet und Marcel Widmer beenden ihre Tätigkeit bei imgriff.com. Wir möchten ihnen ganz herzlich für das Engagement, die angeregten Diskussionen und viele spannende Artikel danken. An dieser Stelle bedanken wir uns auch bei allen anderen Autoren und Gastbloggern, die in den letzten Jahren für imgriff.com geschrieben haben. Ein spezielles Dankeschön geht auch an Sabine Gysi, Simone Janson und Martin Weigert, die mit Patrick und Marcel zum Kernteam der letzen zwei Jahre gehörten. » weiterlesen

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      29.09.2014, 0 KommentareGraphiTabs:
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