OrganisedMinds ist ein Aufgaben- und Kooperations-Applikation, die einen etwas anderen Ansatz verfolgt: Aufgaben sind Stapel und liegen auf einem Schreibtisch. Wie im richtigen Leben kann man Aufgaben auch dem Kollegen auf den Schreibtisch legen!

von Christian Mähler

Eine typische Situation im Büro: Ein Schreibtisch, auf dem sich verschiedene Papierstapel befinden. Jeder Stapel hat eine Bedeutung oder ein Thema. Man nimmt Zettel vom Stapel,bearbeitet sie und legt sie weg. Man schiebt Schriftstücke von einem Stapel zum nächsten, Stapel wachsen und schrumpfen. Mit genau diesem Bild kann man sich das Organisationswerkzeug von OrganisedMinds vorstellen.

Ein Schreibtisch als Arbeitsraum

Nach der Registrierung landet man auf einem leeren Schreibtisch, der in OrganisedMinds Terminologie Arbeitsraum heißt. In der kostenlosen Varianten der Browser Applikation hat man einen Arbeitsraum zur Verfügung, also einen Schreibtisch.

Wenn man weitere Mitglieder wirbt (auch kostenlose), bekommt man weitere Arbeitsräume dazu. Dann kann man sich einen weiteren Schreibtisch erzeugen. Zwischen den Schreibtischen kann man je nach Situation umschalten.

Mit den Arbeitsräumen kann man verschiedene Szenarien abbilden: Man könnte zwischen privatem und beruflichem «Schreibtisch» trennen oder für verschiedene Großthemen verschiedene Arbeitsräume vorsehen.

Aufgaben stapeln

Innerhalb jedes Arbeitsraums gibt es verschiedene Stacks, die man sich als Stapel auf dem Schreibtisch vorstellen kann. Man kann eigene Stapel anlegen, Stapel umbenennen und Stapel löschen. Stacks dienen der Ordnung auf dem Schreibtisch und sind der eigentliche Container für Aktivitäten.

Jeder Stack kann eine Menge von Aktivitäten tragen. Aktivitäten kann man sich als Aufgaben auf dem Stapel vorstellen. Die Reihenfolge der Aktivitäten auf dem Stapel kann geändert werden.

Jede Aktivität besteht aus u.a. einem Titel, der bei der Darstellung auf dem Stack verwendet wird. Außerdem kann man Details wie den Fortschritt der Aktivität in Prozent angeben, den nächsten Meilenstein oder den Endtermin erfassen. Zusätzlich lassen sich ein ausführlicher Kommentar pro Aktivität verfassen oder ein Anhang hinzufügen.

Dem Kollegen ein paar Aufgaben rüberschieben

OrganisedMinds bewirbt sein Produkt als Werkzeug für «Business Collaboration». Die Zusammenarbeit zeigt sich beim Delegieren von Aktivitäten. Man kann die Aktivitäten anderen Benutzern zuordnen. Auf diesem Weg lassen sich Aktivitäten teilen oder delegieren. Bei jedem Benutzer werden die Aktivitäten in dessen individuellem Arbeitsraum eingeblendet und zwar im Stack namens «Eingang», der in jedem Arbeitsraum anzutreffen ist. Stacks und Arbeitsräume können nicht explizit geteilt werden.

Die «Schreibtischplatte» im Arbeitsraum enthält kleine Umschalter (linke untere Ecke), um zwischen der eigenen Stackansicht und zwei anderen Ansichten umzuschalten: der Personenansicht und der Zeitansicht. Die Personenansicht zeigt die Aktivitäten geordnet nach Personen, die Zeitansicht geordnet nach Endtermin. Container für erledigte und gelöschte Aktivitäten runden die Oberfläche ab.

Stärken bei der Teamarbeit

Wer seine Arbeit gedanklich sowieso in Kategorien ordnet und ein Freund von Aufgabenlisten ist, der sollte sich OrganisedMinds anschauen. Stark wird das Werkzeug bei der Zusammenarbeit mit anderen: Statt E-Mails mit Aufgaben zu verteilen, delegiert man nun die Aufgaben in Browser über OrganisedMinds. Dabei kann man den Fortschritt der delegierten Aktivitäten stets im Auge behalten.

Ich bin durch Zufall auf die Karlsruhe Firma gestoßen und habe während der Messe Cloudzone in Karlsruhe mit den Machern gesprochen. Die Idee und die grafische Umsetzung haben mich sofort begeistert.

Für normale Aufgabenlisten gibt es viele Browser Applikationen oder Apps für das Smartphone. OrganisedMinds ist sicher nicht das simpelste Werkzeug für Aufgabenlisten, aber die Umsetzung ist sehenswert und intuitiv. Der Funktionsumfang wird von der noch jungen Firma stetig erweitert. Was eingefleischten GTD Fans noch fehlen wird, ist die OrganisedMinds App für iPhone, iPad oder Android Smartphones. Aber die sind wohl schon in Arbeit.

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Christian bloggt seit Mai 2009 täglich auf dem notizbuchblog.de und ist die Webgrösse schlechthin, wenn es um Papier und Notizbücher geht.