Zeitmanagement:
Zeitfallen identifizieren

Routine ist gut, weil Routine hilft, Dinge effizient zu erledigen. Ab und an sollte man aber seine Routinen hinterfragen – ein Vorschlag für eine persönliche Zeitanalyse.

Jeder Tag hat 24 Stunden, jede Woche sieben Tage. Nur: Wie sinnvoll und produktiv wir diese Zeit nutzen – oder manchmal eben auch nicht – bleibt allerdings uns überlassen. Leider vergessen das viele und haben das ständige Gefühl nur noch durch die Gegend zu hetzen. Ein Grund dafür sind die Zeitfallen, in die jeder von uns immer wieder tappt: Dinge, die eigentlich ziemlich sinnlos sind und die wir aus den unterschiedlichsten Gründen dennoch machen. Johny Häusler hat das so treffend-ironisch bei Spreeblick skizziert:

Habe die Recherche für ein tolles Thema bei Google angefangen. Bin nach vier Stunden beim dritten Link, über den ich einen Experten gefunden habe, mit dem ich ein Telefon-Interview vereinbaren will, finde aber seine E-Mail-Adresse auf der Seite nicht, in seiner Linkliste verweist er dafür auf ein völlig irres Forum, Wahnsinn, hab’s sofort den anderen Autoren gemailt, wir beschließen eine ganze Artikel-Serie, das gibt Stoff für drei Wochen! Erstmal muss ich aber den anderen Artikel weitertippen, den ich angefangen habe. Wo hatte ich den gespeichert?

Muss das sein?


Hinterfrage zunächst den Sinn deiner zeitraubenden Aktivitäten: «Ist es wichtig, dass ich dies Aufgabe überhaupt mache?» Manches brauchst du gar nicht so zu machen, denn es gibt bessere Möglichkeiten, das zu erledigen. Warum machst du es dann trotzdem? Schlicht die Macht der Gewohnheit, die du bislang nicht infrage gestellt hast?.

Muss ich das tun?

Doch selbst wenn eine Arbeit notwendig sein sollte, bleibt die Frage, ob du diese Arbeit wirklich selbst übernehmen musst. In vielen Fällen kannst du einfache Aufgaben durch jemand anders erledigen lassen.

Muss ich das jetzt tun?

Du kannst Dich aber auch fragen, ob du eine Arbeit unbedingt jetzt erledigen musst. Du hast sicherlich zwischendurch die eine oder andere Leerlaufphase, in der du Arbeiten ohne festen Termin erledigen kannst. Deine persönliche Analyse zeigt dir, wo diese liegen. Plane gezielt, diese eher unwichtigen Aufgaben, in solchen Phasen zu erledigen.

Tue ich das effizient?

Um Zeit zu sparen, solltest du darüber hinaus analysieren, ob du die Aufgaben auf effiziente Art und Weise erledigen. Überprüfe, ob du nicht aus purer Gewohnheit auf eine umständliche Art arbeitest. Überlege, wie du diese Arbeitsweise vereinfachen und damit effizienter gestalten kannst, ohne dass das Ergebnis leidet. Setze technische Hilfsmittel wie eine geeignete Software ein oder automatisiere Arbeitsabläufe etwa dadurch, dass du auf dem Computer häufig benutzte Funktionen direkt einstellst (in Office-Anwendungen beispielsweise funktioniert das mit Makros).

Nur wenn du am Ende deiner Analyse feststellst, dass du die Arbeit wirklich selbst und unbedingt jetzt und auf diese Weise erledigen musst, solltest du das tun.

Bild: Twon bei flickr.com (CC BY 2.0)

 

Simone Janson

Simone Janson ist Kolumnistin für DIE WELT und betreibt mit über 100 Fachleuten das Blog http://berufebilder.de, laut ZEIT ONLINE eines der meistgelesenen Blogs für Beruf, Bildung und Karriere in Deutschland. Sie ist Kooperationspartner des F.A.Z.-Instituts, Beraterin und Referentin für Agenturen und Unternehmen wie die Deutsche Bahn, die Bundeswehr, Ärzteverbände oder diverse Hochschulen.

5 Kommentare

  1. Kurz: sein lassen, delegieren, verschieben, anders machen :)

  2. So ganz kann ich dem Kommentar von anonym nicht widersprechen: Bisschen kurz gesprungen, die Ratschläge … Sie entstammen im Wesentlichen der gängigen Ratgeberliteratur, und die funktioniert bekanntlich nicht (sonst gäbe es nicht so viel davon).
    Ein wichtiger Mangel der Ratschläge ist die durchgängig individualistische Sichtweise. Immer wird vom Einzelnen ausgegangen, nie vom Team (während Johny Häusler im spreeblick ja von mehreren Autoren spricht). Am Klarsten wird das bei Simone Jansons Vorschlag, doch zu „delegieren“. Delegieren kann für den Einzelnen eine gute Strategie scheinen; auf Teamebene ist sie bestenfalls ein Nullsummenspiel, im Allgemeinen aber Verschwendung (denn Delegationsgespräch und Rückmeldung und Erfolgskontrolle sind Tätigkeiten, die zum Resultat direkt nix beitragen).
    Auf das eigentliche Problem der Arbeitsweise, die Johny bei sich selbst so lustig beklagt, geht Simone gar nicht ein: das Ausufernde der Recherche im Internet, vom Hundertsten ins Tausendste, vom Hölzchen aufs Stöckchen. Das Gefundene enttäuscht fast immer, und das noch zu Findende verspricht vollständige Erfüllung. Wie beim Glücksspiel, übrigens. Kann man das einfach als „Zeitfalle“ abtun? Nur weil man zu Zeitfallen schon mal was im Speicher hat?
    Ich sehe da eher ein Problem des Verhältnisses von Reiter zu Elefant. Das Bild „Reiter und Elefant“, wobei der Reiter unseren Verstand und der Elefant unsere Wünsche und Begierden darstellt, ist im Buch „Switch“ von Dan und Chip Heath an vielen Beispielen erklärt worden. (vgl. den Artikel in http://teamworkblog.de/20…s-zustande-alle.html) Hier nur so viel: Der Elefant setzt sich in der Regel durch, weil das Reiterlein viel zu ohnmächtig ist, ihn zu irgendwas zwingen. Wenn der Reiter sagt „jetzt suche ich aber ganz ernsthaft im Internet nach Thema X“ und der Elefant sieht dann ganz ganz tolle News zu Thema Y, dann wird in 90% der Fälle der Elefant in den Informationsdschungel in Richtung Y stürmen und der Reiter machtlos an den Zügeln zerren.
    Patentrezepte dagegen gibt es keine. Jeder muss ein wenig mit seinem eigenen Elefanten experimentieren. Was helfen kann, ist 1. Versuchungen für den Elefanten klein halten und 2. Ersatzvergnügen versprechen. Ich kann zum Beispiel einen Küchenwecker stellen auf die Zeit, die ich mir zu recherchieren erlaube. Wenn er klingelt, höre ich auf, weiter zu suchen und verwerte erst einmal das Gefundene. (Dahinter steckt die statistische Einsicht, dass 20 Fundstellen in der Regel nicht mehr Infos bringen als fünf.) Und als Ersatzvergnügen erlaube ich mir, alle Ideen, die mir beim Surfen kommen (der Stoff für die „ganze Artikelserie“), in eine Ideenliste zu schreiben. Eine solche Ideenliste habe ich bei mir immer im Hintergrund offen. Und die Regel gilt: Eine Idee darf nie spontan umgesetzt werden, sondern muss immer mindestens einen Tag warten. So hat der Elefant seinen Spaß am Ideen generieren, aber sein Störpotenzial wird geringer.
    Wer übrigens Interesse an einem einfachen Ideensammeltool auf Excel-Basis (mit Bedienungsanleitung und –philosophie) hat, kann mir eine E-Mail schreiben an wolf.steinbrecher(ätt)balanceX.de.

  3. Könnte man so zusammenfassen. Ich werde es mir trotzdem mal zu Herzen nehmen und mal prüfen ob ich etwas von meiner Zeit optimieren kann.

  4. Vielleicht kennt ihr das Buch “Die 4 Stunden Woche” von Tim Ferris. Da gibt es den sehr schönen Spruch: Bin ich
    produktiv oder ich arbeite ich nur!

    Und Ratschläge aus der Ratgeber-Literatur sind oft gut gemeint, allerdings hilft doch bei der täglichen Arbeit manchmal nur eins: Die Ansprüche nach Perfektion herunterschrauben und die Dinge einfach mal erledigen. Fertig.

  5. Der Tipp, auf Effizienz dei der Durchführung zu achten, fehlt bei vielen Zeitmanagement-Ratgebern und hat daher Neuigkeitscharakter. Die anderen Ratschläge sind nicht gearde taufrisch.

    Zum Kommentar von Wolfgang Steinbrecher, dass Delegation auf Teamebene ein Nullsummenspiel ist: Das sit sicher richtig, es sollte aber langfristig so sein, dass bestimmte Aufgaben von allen erledigt werden können. Delegation ist auch im Team sinnvoll, wenn sie dazu beiträgt, Zeit bei Einzelnen frei zu schaufeln und die Arbeit besser zu verteilen.

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