Allen Zeitmanagement-Tipps zum Trotz: Die beste Art, Zeit zu sparen, ist immer noch, die Arbeit nicht selbst zu machen, sondern an andere zu delegieren.

Mitarbeiter und Kollegen können die Aufgabe vielleicht besser und effizienter erledigen und man selbst übernimmt dafür andere Arbeiten, die einem schnell und leicht von der Hand gehen. Oder weil man schlicht und einfach für die Dienstleistung bezahlt.

Doch viele scheuen sich davor, Dinge nicht selbst zu tun – vielfach weil sie Angst haben, das Ergbnis könnte schlechter ausfallen. Ein ziemlich dämlicher Irrglaube. Denn damit das Ergebnis auch wie gewünscht ausfällt, sollte man vor allem auf eines achten: Die Dinge richtig zu kommunizieren. Sechs Tipps für ein zielführendes Delegationsgespräch:

1. Teile mit, warum Du die Aufgabe gerade an diesen Menschen übergeben willst: «Ich bin überzeugt, dass Du diese Aufgabe am besten und schnellsten ausführen kannst, weil Du die entsprechende Sachkenntnis hast.» Dieses Vertrauen wirkt motivierend.
2. Mache klar, was ganz genau getan werden soll. Sprich alle Vorgaben zu Quantität und Qualität ab, achte auf genaue Formulierungen und stelle durch Nachfragen sicher, dass die andere Person alles verstanden hat. «Ich möchte, dass Du bis morgen 12 Uhr für mich die Akte X, die jetzt auf meinem Schreibtisch liegt, durcharbeiten und alle widersprüchlichen Angaben notierst.»
3. Achte aber darauf, dass Du das Ziel beschreibst, nicht den Arbeitsgang an sich. Unter Umständen kannst Du einige Vorschläge zur Ausführung einbringen. Der Mitarbeiter soll die Freiheit haben, selbst zu entscheiden, wie er die Arbeit ausführen will. Diese Eigenverantwortlichkeit fördert die Motivation.
4. Achte nicht nur darauf, dass Du den Auftrag erteilst, sondern auch darauf, dass Du alles, was zu seiner Ausführung wichtig ist, mitgibst: «Damit Du weisst, worum es geht, möchte ich Dir folgende Fakten und Informationen mitgeben … Ausserdem benötigst Du folgende Materialien …»
5. Lege den Zeitpunkt der Fertigstellung wenn möglich mit den anderen zusammen fest: «Mir wäre es sehr recht, wenn die Aufgabe bis Ende der Woche abgeschlossen wäre. Wie sieht Dein Zeitplan aus? Wann kannst Du die Aufgabe fertig haben? … Übermorgen? Gut, dann lass uns diesen Termin festlegen …» Wenn das nicht geht, erläutere, warum der Endtermin schon feststeht: «Leider kann ich keine längere Frist einräumen, weil der Kunde auf den entsprechenden Liefertermin besteht …»
6. Menschen führen nicht gern Arbeiten aus, deren Sinn sich ihnen nicht erschliesst. Mache daher noch einmal explizit klar, was der Sinn und Nutzen dieses Arbeitsganges ist und warum die Aufgabe wichtig ist. Wenn der andere das versteht, wird er viel besser arbeiten: «Diese Aufgabe ist sehr wichtig für unser Unternehmen, weil sie die Abrechnungsprozesse erheblich vereinfacht. Durch Deinen Einsatz sparen wir also zukünftig viel Geld.»

Bild: Jeff McNeill bei flickr.com (CC BY SA 2.)