Das papierlose Büro:
Weshalb es ein Mythos bleibt

Das papierlose Büro kündigt sich seit Jahrzehnten an – aus guten Gründen wird es aber nicht Realität werden. Aber es gibt immer Wege, weniger Papier zu verwenden.

Mal ehrlich: Wenn ein papierloses Büro so einfach umzusetzen wäre, hätten wir das doch längst getan, oder? Alleine der Umwelt wegen (der heutige 5. Juni ist übrigens der Weltumwelttag). Das Bild von gerodeten Regenwäldern erscheint vor unserem geistigen Auge. Dazu gesellen sich Berge von leeren Tonerkartuschen und Elektroschrott, die aus Bequemlichkeit falsch entsorgt wurden. Und dann der ganze Papierkram, wäre doch viel einfacher, man würde alles elektronisch abwickeln. Offerten, Rechnungen, Lohnauszüge, Manuals, Listen, ja, ganze Bücher – alles online, kein Papierverschleiss mehr. Wunschdenken? Ein bisschen schon. Aber den Papierverbrauch reduzieren können wir auch ohne gleich alles papierige abzuschaffen.

Papier fördert Konzentration

Die englischen Wissenschaftler Abigail Sellen und Richard Harper untersuchten in ihrer Studie The Myth of the Paperless Office (Affiliate-Link). Sie stellten sich Fragen wie: Warum zerknüllen wir Papier? Wieso kritzeln oder malen wir bei Sitzungen unsere Unterlagen voll? Und fanden beispielsweise heraus, kritzeln fördert die Konzentration. Computer hingegen lenken ab.

Papier macht kreativ

Kritzeln, zerknüllen, malen, schreiben, zerreissen, shreddern – mit anderen Worten, wir leben unsere Kreativität auf Papier aus, wir illustrieren, zeigen, beschreiben. Wenn wir wütend sind, zerknüllen oder zerreissen wir Papier und wichtige Dokumente landen im Shredder. Dagegen macht das Wegwerfen von Dateien in den elektronischen Papierkorb trotz Knirsch-Geräusche nur halb so viel Spass. Sellen und Harper sind überzeugt:

«Solange Menschen im Büro arbeiten wird es kein papierloses Büro geben.»

Trotzdem: Weniger ist mehr

Wenn schon nicht ganz papierlos, dann eben weniger. Papier sparen hat auch viele Vorteile:

  • Produktivität erhöhen –Informationen werden elektronisch schneller geteilt
  • Lagerplatz einsparen – Papier, Drucker, Kopierer, Scanner, Fax – das alles nimmt viel Platz ein
  • Ausgaben reduzieren – Ausgaben für Papier, Drucker, Zubehör etc. minimieren
  • Kundendienst erhöhen – die Kommunikation fliesst schneller
  • Sicherheit verschärfen – wichtige Dokumente sind nicht für jeden sichtbar
  • Umwelt schützen – Regenwälder bleiben erhalten
  • sich als nachhaltiges Unternehmen positionieren – kommt immer gut an

Diese Vorteile zu realisieren und davon zu profitieren ist heute so einfach wie noch nie zuvor. Ich habe hier einige Ideen aufgelistet – sicher nicht vollständig, vieles davon auch schon selbstverständlich, aber vielleicht der eine oder andere Hinweis und Denkanstoss:

Technologie nutzen

  • Internet und E-Mail nutzen um den Kunden Druckproben zu senden
  • Nicht mehr faxen, sondern scannen und per E-Mail senden
  • Papieragenden durch elektronische Planer (iPhone, Blackberry) ersetzen
  • Online-Banking: Rechnungen elektronisch versenden oder regelmässige Zahlungen per Lastschrift-Verfahren einfordern und tätigen, Auszüge online anschauen und abspeichern
  • Auch seine Kunden und Lieferanten kann man bitten, weniger Papier zu verbrauchen und elektronische Informationsübermittler zu nutzen

Erst denken, dann drucken

  • Wenn man wirklich etwas ausdrucken muss, beide Seiten bedrucken, mehrere Seiten auf ein Blatt Papier drucken oder die eine Seite als Notizpapier benutzen.
  • 100% Recycling Papier kaufen.
  • Den Computer so einstellen, dass er automatisch doppelseitig oder mehrere Seiten auf ein Blatt Papier druckt.

Bürozubehör

  • Digitale Post it-Zettel nutzen.
  • Sichtmappen, Ordner und Ablagemappen mehrmals benutzen.
  • Für Bad und Küche recycelte Papiertücher kaufen oder Stofftücher nutzen.
  • Das Archiv leeren und stattdessen alles einscannen und elektronisch archivieren.

Verkauf- und Marketing

  • Social Media nutzen, um Informationen zu veröffentlichen und mit Kunden zu kommunizieren.
  • Die Fotos vom letzten Firmen-Event auf Flickr teilen.
  • Die Firmen-Broschüre elektronisch versenden und gar nicht erst drucken.
  • Filesharing-Dienste, USB Sticks oder E-Mail zum Versand von Präsentationen u.a. verwenden.

Bild: Monette Enriquez bei flickr.com (CC BY NC SA 2.0)

 

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16 Kommentare

  1. Vielen Dank für diesen tollen Artikel!
    Ganz auf Papier werden wir wohl nie verzichten können – wäre auch schade um die süßen Kritzeleien ;)
    Aber wenn jeder kurz vorher überlegt, ob er ein Dokument jetzt wirklich drucken muss oder ob nicht auch der elektronische Verkehr genutzt werden kann. Die starke Vernetzung untereinander ist doch ein Fortschritt.

  2. Ich denke, es gibt zwei Bewegungen:

    1) Es werden heute deutlich mehr Informationen ausgetauscht (auch auf Papier), was tendenziell zu mehr Papier führt.

    2) Viele Dinge, die “früher” auf Papier waren, gibt es jetzt auch digital (Rechnungen, Bücher etc.). Das führt in der Tendenz zu weniger Papier.

    In der Summe glaube ich, dass heute mehr Papier umher liegt als “früher”.

    Doch gleichzeitig glaube ich, dass es heute sehr wohl möglich ist, auf Vieles auf Papier zu verzichten, wie Du ja auch zeigst.

    Zusätzlich kann man Dinge auf Papier digitalisieren, was aber immer mit einem Aufwand verbunden, den halt viele scheuen.

    Fazit: Ich halte das papierlose Büro auch für eine Illusion, doch kommen wir dem recht nahe, wenn wir uns erstens entsprechend organisieren (nur noch E-Rechnungen etc.) und zweitens mit einem gewissen Mehraufwand leben können (z.B. für das Scannen).

  3. Interessante Hinweise. Die Haptik von Papier ist unschlagbar. Das o. g. Buch von Abigail Sellen und Richard Harper wird übrigens beim Economist rezensiert (http://www.economist.com/node/1489224).

    Papierlos halte ich eh für einen Mythos; papierarm ist schon realistischer. Das bedeutet, dass sich die Mitarbeiter in den Büros einigen müssen, wie sie mit Papier umgehen. Unsere Gedanken dazu haben wir hier aufgeschrieben: http://teamworkblog.de/20…e-lust-auf-eine.html

    Frohes Schaffen, Jan

  4. Vor vielen Jahren (ca. 20) habe ich bei einer Bank gearbeitet. Als die Filiale in neue Räume umgezogen ist, haben wir uns gewundert, dass so wenig (Einbau-)Schränke vorhanden waren. Ja, sagte man uns, bald braucht man kaum noch Schränke, da alles papierlos abgewickelt würde. Es kam wie es kommen musste die Schränke reichten nicht hinten und vorne nicht. Heute gibt es die Bank nicht mehr.

  5. Zur Tangibilität:
    Man sehe sich einige der eher neueren Hollywood-Filme an. Mein liebstes Beispiel ist Iron Man 2. In einer Szene läuft der Protagonist durch sein Werkstatt-Büro inmitten von Hologrammen und interagiert mit diesen, zum Beispiel “wirft” er einen Datensatz in einen virtuellen Mülleimer an der Wand. Bei solchen Konzepten kann man ja beinahe davon sprechen das die digitale Welt dort sogar eine verbesserte Physik hat als die reale, das also einige der Vorteile sich umkehren. Und: rein theoretisch sind ähnliche Konzepte heute schon möglich.

    Als Informatiker singe ich deshalb regelmäßig das Lied das die eigentliche Ursache des Problems darin liegt das ein großer Teil der virtuellen Welt nur eine Papierwelt abbildet. Wenn die Daten ihre “natürliche” Struktur annehmen könnten statt in die Form von eigentlich künstlichen Dokumenten gepresst zu werden dann gäbe es kaum noch Anreize sie auszudrucken. Aber natürlich ist diese Ursache im Grunde auch nur ein Symptom.
    Und: Kritzeleien werden Kritzeleien bleiben. Auch bei mir als einem Anhänger von oben genannten digitalen “natürlichen Strukturen” ist die kreative Kritzelei auf realem Papier ein wichtiger Schritt zwischen verschiedenen digitalen Iterationen eines Lösungsansatzes. Trotz Tablet.

  6. Der eigentliche Fehler, den man bei dem Ansatz des papierlosen Büros macht, ist doch die Tatsache, dass man immer nur die beiden Extreme sieht. Entweder eine völlig digitalisierte Welt oder ein Büro mit unendlich viel Papier. Tatsache ist doch, dass viele papiergebundene Dinge langsam verschwinden. Längst haben eMails und SMS den normalen Brief, zumindest im geschäftlichen Bereich, verdrängt. Die klassische Tageszeitung wird durch Online-News abgelöst. Die nächste Stufe betrifft sind Bücher, die momentan gerade durch eBooks überholt werden.

  7. Wenn wir schon an der einen oder anderen Stelle weiter Papier nutzen müssen, dann gäbe es schon noch Potential, unsere Regenwälder nicht zerstören zu müssen.
    Es gibt eine Kulturpflanze, die durch Lobbyismus verboten wurde, die das Zeug hätte, auf das Roden von Regenwäldern zu verzichten: Hanf.
    Was diese Pflanze für Potentiale birgt und wie sie damals kriminalisiert wurde, ist mal wieder ein Highlight dafür, wie uns Glaubenssätze eingeimpft werden:
    http://theintelligence.de…r-kulturpflanze.html

  8. Wenn ich sehe was alleine die Software für ein papierloses Büro kostet, verstehe ich auch warum wir so weit davon entfernt sind.

  9. Ich brauche beides: Papier zum Denken und Konzepte erstellen, PCs zum Archivieren.

    Insgesamt habe ich meinen Papierverbrauch dadurch senken können, dass ich einen größeren Monitor mit besserer Darstellung als früher habe – was das Lesen am Bildschirm erleichtert. Smartphone und Kindle möchte ich ebenfalls nicht mehr missen. Ebenso den LiveScribePen. Informationen werden in EverNote archiviert (auch handschriftliche) und sind dadurch super leicht zu finden und zu verteilen. Trotzdem bin ich Notizbuchfanatiker. Denken geht eben oft besser mit dem Stift in der Hand auf Papier als mit den Fingern auf der Tastatur.

  10. Wenn sich endlich Behörden und Instituionen wie Krankenkassen mal einheitlich dazu entschließen könnten elektronischen Geschäftsverkehr zumindest als Alternative anzubieten, wäre mein Schreibtisch fast leer.

  11. Als “Waldbauer” möchte ich hier mal etwas für Klarheit sorgen:

    In vielen Artikeln über das papierlose Büro wird stets auf den Zusammenhang mit der Abholzung des Regenwaldes hingewiesen. Das ist so nicht richtig, da sich die meisten tropischen Baumarten nicht für die Herstellung von Papier, bzw. den Ausgangsstoffen wie Zellstoff eignen! Im Gegenteil, die meisten Papierfabriken stehen in unseren gemäßigten Breiten und beziehen auch ihre Rohstoffe von dort.

    Aus Umweltgesichtspunkten viel wichtiger sind die Stoffe die nach der Papierherstellung, nämlich beim drucken hinzukommen. Erst Druckfarben und Zusatzstoffe erzeugen eine echte Belastung. Hier ist auch anzumerken, das aufgrund der abfallintensiven Aufbereitung unser geliebtes Recyclingpapier gar nicht so “gut” ist, wie man gemeinhin annimmt.

    Fazit: weniger Papier zu nutzen ist in jedem Fall richtig. Aber wenn schon Papier, dann nur aus kontrollierten Quellen. Hier kann man schon beim Kauf auf zwei Label achten. Zum einen “PEFC” und zum anderen “FSC”, deren separate Erläuterung ich mir hier ersparen will. Beide Label stehen für eine nachhaltige und naturnahe Waldbewirtschaftung in der Vorstufe der Papierherstellung. Das kein Tropenholz außer von kontrolliertem Plantagenanbau verwendet wird, versteht sich von selbst.

    Diese Label eignen sich übrigens für den gesamten Einkauf von Holzprodukten.

    Zuguterletzt sei noch angemerkt, das ein verlässlicher Vergleich für den gesamten Produktzyklus zwischen Elektronikprodukten und Papierprodukten unter Umständen gar nicht so positiv für die Elektronik ausgeht. Gerade in Herstellung und Entsorgung liegen dort erhebliche Probleme, die von den Herstellern noch nicht ansatzweise in Angriff genommen wurden. Und durch unser Kaufverhalten fördern wir alle diese Entwicklung regelmäßig. Auch hier muß es heißen: Weniger ist besser, also sollte sich jeder überlegen ob er wirklich jedes neue Handy und den neuesten Computer unbedingt braucht.

    Dieses nur mal zum Nachdenken…

    Klaus

  12. Sehr interessante Diskussion. Meine Eltern sind beide selbständig und ihr Büro würde ich auch gern weitgehend papierlos gestalten, aber da scheint es auch ein Generationenproblem zu geben. Meine Mutter scheut sich davor, sich von ihren geliebten Ordnern und Papierheftern zu trennen und manche Augaben digital bzw. online abzuwickeln. Die “virtuelle” Welt gibt ihr nicht genug Sicherheiten. Das Papier, das sie in der Hand hat, das hat für sie Wert. Was irgendwo auf einem Computer, Server oder einem Datenträger abgespeichert ist, erscheint ihr zu unsicher. Alles Zureden hilft da nicht. Selbst die ökologischen und ökonomischen Vorteile eines (wie ich jetzt gelernt habe) papierarmen Büros überzeugen sie nicht. Die Skepsis gegenüber allem Elektronischen bleibt. Mich interessiert dieses Thema brennend und ich konnte durch den Artikel und die anschließenden Kommentare wertvolle Impulse sammeln.

  13. Zum Thema “Technologie nutzen” habe ich mich in diesem Zusammenhang auch beschäftigt und einen Blogartikel geschrieben.

    http://blogger.de/2012/08…m-arbeitszimmer.html

    • Hallo Wallid,
      habe mit Interesse Ihren Blogg gelesen
      eines aber haben Sie vergessen.
      Die Datensicherheit im Netz.
      Ich komme in Teufels Küche wenn ich meine Kundendaten der Öffendlichkeit zugänglich mache. Schon mal was von Datenschutz gehört.Sollte Ihnen als IT-Mann doch bekannt sein, oder gehören Sie auch zu den Leuten die sagen “ist mir egal ich habe nichts zu verbergen” Das ist zu kurz gesprungen.
      Zurück zum Thema hier. Mein erster Rechner hatte eine Festplatte mit sagenhaften 10MB das war im Jahre 1985
      nach meiner Vorstellung für den Rest meines Lebens (wohlgemerkt Firmenlebens) nicht zu füllen. Damals waren die Dateinamen auf 8 Zeichen begrenzt.Seit dieser zeit habe ich über die Jahre hin festgestellt. Alles Augenwischerei mit der Papierlosigkeit. Mit der heutigen Technik ist es möglich schnell und viel Papier zu bedrucken. Und das wird dann auch ausgiebig und Gedankenlos getan. Es wird immer mehr für den Shredder prodziert. Allerdings habe ich den Traum von weniger Papier noch nicht aufgegeben.
      Wenn ich allein daran denke wieviel Zeit und Papier vergeudet wird um ein Angebot für einen Kunden bis zum Ausbuchen zu begleiten, wieviel Schubladen aufgemacht werden, wieviel Ordner von A nach B gelegt werden und den gesamten zur Verfügung stehenden Platz belegen um dann wieder in einer Schublade oder einem Schrank bis zur entgültigen Vernichtung zu verschwinden? ist der Gedanke “das papierlose Büro” schon sehr verlockend. Wobei: Am Ende (nach ca. 11 Jahren)bei der vernichtung kommt doch schon etwas Wehmut auf wenn man den gesamten Vorgang mit seien Höhen und tiefen noch
      einmal vor seinem geistigen Auge vorbeiziehen lässt,
      Wieviel Zeit wurde bei der Ausarbeitung des Angebotes verwand.Wieviel Ruckftagen mussten durchgeführt werden,usw. vorallen wenn man wie ich in einem kleinen Betrieb die Vorgänge zumindest kennt wenn nicht sogar komplett bearbeitet hat.
      Puh
      soviel wollte ich gar nicht schreiben.
      Zum Schluß noch einmal:
      Ein Hoch auf das papierlose Büro
      wenn es denn kommt.
      Ps. ich gehöre nicht zu denen die sich dem Fortschritt wiedersetzen. Ich bin für die Abschaffung des Kugelschreibers. (nein Spass).
      einen schönen Arbeitstag noch
      Klaus

    • Hallo Klaus,

      danke für Ihre Anregung. Ich habe ihre Hinweise und auch andere Kommentare zum Anlass genommen, meinem Blogbeitrag noch ein Fazit hinzuzufügen.

      http://blogger.de/2012/08…m-arbeitszimmer.html

      Gruß Walid Chaar

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  1. [...] Und fanden beispielsweise heraus, kritzeln fördert die Konzentration. Computer hingegen lenken ab.Weiterlesen bei imgriff.comBild: Monette Enriquez bei flickr.com (CC BY NC SA 2.0) Twittern Flattr.flattr{margin-top:0px [...]

  2. [...] werden einfach eingescannt und auf dem PC bzw. der externen Festplatte abgespeichert. Somit wird Tinte und Papier gespart und gleichzeitig die Umwelt geschont. Papier wurde ja immer schon aus Holzschliff hergestellt und [...]

  3. [...] derzeit wohl ambitionierteste Vorhaben eines deutschen Startups auf dem Weg zum papierlosen Büro (sofern man nicht an diesem Konzept zweifelt). Noch vor ihrem offiziellen Launch haben die Bonner zwei Finanzierungsrunden in Millionenhöhe [...]

  4. [...] Imgriff – Das papierlose Büro – warum es ein Mythos bleibt: “Das papierlose Büro kündigt sich seit Jahrzehnten an – aus guten Gründen wird es aber nicht Realität werden. Aber es gibt immer Wege, weniger Papier zu verwenden.” >Artikel lesen [...]

  5. [...] Warum es kein papierloses Büro geben kann [...]

  6. [...] Mythos des papierlosen Büros Christian Bei imgriff.com las ich vor ein paar Tagen den Artikel Das papierlose Büro: Weshalb es ein Mythos bleibt. Im Artikel wird unter anderen das Buch The Myth of the Paperless Office (Werbelink) erwähnt, in [...]

  7. [...] verbundene Berichterstattung (deutsche-startups.de, netzwertig.com) und ein Artikel über den Mythos des papierlosen Büros. Um den Abschied vom Papier wenigstens etwas zu beschleunigen, werde ich [...]

  8. [...] eigenen Dropbox verknüpft wurde. Andere wiederum suchen noch nach der richtigen Lösung für das digitale Post-it oder andere Produktivitäts-Tools. Dabei ist OCR (Technologie zur Texterkennung auf gescannten [...]

  9. [...] geschenkt. Denn tatsächlich mache ich meine Notizen noch immer am liebsten auf Papier.Wie meine Kollegin Corinne Dubacher geschrieben hat: Papier soll die Konzentration fördern und kreativ machen. Traditionelle Planungssysteme müssen [...]

  10. [...] lang als Utopie abgetane Idee vom papierlosen Büro könnte durch Doo wahr werden. Wäre der Dienst nicht cloudbasiert. Möchten Menschen in Zeiten von [...]

  11. […] hat ein positives Image (tolle Haptik, schöner Geruch, relativ günstig, gut zu recyceln…) und anscheinend fördert es sogar die Konzentration und die Kreativität. Warum sollte man also überhaupt wollen, dass es verschwindet? Hier liegt sicherlich der Hund […]

  12. […] aber auch nicht der Knackpunkt: Vielmehr sind Sauberkeit und Ordnung sind das A und O. Eine ‘kein Papier‘ Philosophie ist nicht in jeder Branche umsetzbar, verringert das Potential zu allgemeinem […]

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