Aufgabenverwaltung:
Fokus dank Post-it-Zettel

Digitale Systeme zur Aufgabenverwaltung sind durchdachte Applikationen. Sie haben bloss einen Fehler – sie funktionieren nicht. Post it-Zettelchen haben sich als perfekte «Work arounds» erwiesen.

To Do-Apps und digitale Aufgabenverwaltungs-Systeme – ich liebe sie. Die grossen habe ich alle ausprobiert, Remember the milk, Things, Omnifocus, Wunderlist und in einem früheren Leben sogar Outlook. Egal, für welches Tool man sich entscheidet, es sind allesamt nützliche Tools: Sie sind mein digitales Gehirn, sie lassen mich auf raffinierte Weise grosse Mengen an Informationen verwalten und erlauben in ihren jüngsten Inkarnationen die Zusammenarbeit mit Kollegen und Kolleginnen – mit dem Berliner Wunderkit ist das Aufgabenmanagement definitiv «social» geworden – das Facebook für Produktivität hat es Kollege Martin genannt.

Sie funktionieren nicht

Die unterschiedlichen Systeme haben allesamt ihre Anhänger, verschiedene Features und Eigenheiten. Der Markt bietet eine unerschöpfliche Vielfalt an Tools, in jeder Preisklasse, für jeden Arbeitsstil und jedes Betriebssystem. In meiner App-Karriere haben aber alle eine Gemeinsamkeit an den Tag gelegt: Sie funktionieren nicht. Mit «sie funktionieren nicht» meine ich ihre ganz ursprüngliche Aufgabe: Mir dabei zu helfen, meine Aufgaben erledigt zu kriegen. Nach meiner Beobachtung hat das verschiedene Gründe: Meine Daten und Aufgaben zu pflegen ist ein nicht zu unterschätzender Aufwand – und wächst mit der steigenden Zahl an Möglichkeiten und Features des Tools. Die Komplexität nimmt zu.

Noch viel hemmender aber: Die Zahl meiner Aufgaben in diesen Tools bewegt sich konstant zwischen 50 und 100 Aufgaben. Das ist normal und auch nicht weiter besorgniserregend. Bloss unübersichtlich. Und diese Unübersichtlichkeit führt zu Lähmung: So viele Aufgaben, wo fange ich bloss an? Meine leider viel zu häufige Antwort auf die Frage lautete: Gut, dann muss ich die Aufgaben reorganisieren. Neue Prioritäten setzen. Die Termine aufeinander abstimmen. Etceterea pp. Im schlimmsten Fall gab es nur noch eine Lösung: Ein neues Tool musste her. In einem Wort: Prokrastination.

Das fehlende Puzzleteil

Mir fehlte ein Stück in meinem Aufgabenverwaltungssystem. Ein kleines Puzzleteil, das mir helfen würde, Aufgaben eben nicht nur zu verwalten, sondern tatsächlich erledigt zu kriegen. Geholfen hat mir am Ende ein alter Bekannter, an Einfachheit nicht zu übertreffen: Der gemeine Post it-Zettel. Die Haftzettelchen verwende ich abends, um mir für den kommenden Tag meine To Do-Liste zusammenzustellen. Ausgangspunkt ist meine «grosse» elektronische Aufgabenverwaltung, zur Zeit Omnifocus, sowie ein Blick in den Kalender: Wieviel Zeit bleibt morgen neben Meetings und anderen Terminen zum «Arbeiten»? Post its haben einige Vorteile: Der Platz darauf ist beschränkt. Ich komme nicht in Versuchung, mich zu «überbuchen» und mir zu viele Aufgaben vorzunehmen. Die Regel ist, nur einen Zettel auszufüllen, zwei sind nicht erlaubt. So bleibt es in der Regel bei fünf bis sieben woh lpriorisierten Aufgaben. Der grösste Nutzen zeigt sich dann aber am kommenden Tag, wenn es darum geht, das Zettelchen abzuarbeiten: 1A-Fokus.

Unbedingter Fokus

Die kurze Liste mit fünf bis sieben Items lässt mir keine Wahl, was ich zu tun habe: Einfach den nächsten Punkt abarbeiten. Ich verschwende keine Sekunde mit der Frage, was als nächstes erledigt werden muss. Mehr oder weniger im Autopilot arbeite ich meine Liste durch. Erstaunlicherweise ist die zeitliche Einschätzung vom Vorabend meistens sehr präzise. Häufig bin ich sogar zu früh mit der Liste durch. Das führt zu der sehr befriedigenden Situation, sogar noch mehr erledigt zu kriegen als ich mir vorgenommen habe.

Für neue Aufgaben, die während des Tages reinkommen, verwende ich nach wie vor Omnifocus. Das Tool bietet eine praktische Schnellerfassungs-Option; mit einer einfachen Tastenkombination kann ich neue Aufgaben rasch erfassen und in den elektronischen Posteingang legen. Zu einem späteren Zeitpunkt ordne ich sie dann dem richtigen Projekt zu, terminiere sie und ergänze sie um allfällige Notizen oder Beilagen.

Ich habe lange Zeit nach einer Möglichkeit gesucht, meine Aufgabenverwaltung «zum Fliegen zu bringen» – das Post it hat sich erstaunlicherweise als das perfekte Instrument dafür erwiesen. Ich bin nicht sicher, ob die Handschriftlichkeit noch was dazu beiträgt – viele Autoren verweisen auf «höheres Commitment» oder bewusstere Arbeit, wenn man solche Dinge von Hand erledigt. Ich kann mir gut vorstellen, das es einen Einfluss hat, bin mir aber nicht so sicher. Auf jeden Fall ist es sehr praktisch, ich suche deshalb auch kein elektronisches Pendant wie Sticky Notes.

Welche Erfahrungen habt Ihr mit den «grossen» Systemen gemacht? Funktionieren sie oder benötigt ihr ebenfalls noch Ergänzungen?

Artikelbild: Miel Van Opstal bei flickr.com (CC BY 2.0)

 

Thomas Mauch

Thomas Mauch ist Mitglied der Geschäftsleitung des neuerdings.com-Verlags Blogwerk AG und interessiert sich für Gadgets. Oder so.

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14 Kommentare

  1. Volle Zustimmung — und eine Ergänzung von mir: statt mit PostIt-Zetteln arbeite ich mit dem Emergent Task Planner von David Seah, um am Vorabend meinen Tag zu strukturieren.
    Damit kann man die anstehenden Termine und Aufgaben strukturiert auf den Tag verteilen.

  2. Testete die vergangenen vier Wochen ein Android-Smartphone, an das ich billig rangekommen bin. Zumindest was das Defizit regulärer Aufgabenverwaltungen angeht, stimme ich dir zu. RTM hab ich auf dem Gerät noch nicht testen können (wg. akt. Firmware gerootet und CM7 drauf), dafür Astrid. Mein Eindruck des UI lässt sich wohl am besten als “Clusterfuck” beschreiben. Nach verschiedenen Erfahrungen suche ich inzwischen eigentlich nur ein saugutes (!) totholz-basiertes Tool, der ETP scheint in die richtige Richtung zu gehen. Und jetzt bin ich hier auf weitere Kommentare gespannt :-)

  3. Für die langfristige Planung nutze ich Wunderlist mit hinterlegten Wiedervorlagedaten. Ansonsten geht nichts an meinem Brunnen Kompagnon Terminplaner vorbei. Instapaper nutze ich um entsprechende Internetseiten oder digitale Kurznotizen zu speichern und zu verwalten.

    Aber bei allem gilt: Das digitale wird vor der Bearbeitung schriftlich festgehalten und sauber aufgeschrieben – erst danach funktioniert das Listen abarbeiten…

  4. Vor längerer Zeit stieß ich übrigens mal auf dieses: GTD-R, vielleicht interessant für die sehr mobilen Mitbürger…

  5. Du sprichst das Problem richtig an, die tools sind meistens endlose Listen und bei vielen Aufgaben sind diese unbrauchbar.
    Wer viel zu tun hat, dem kann ich doi.im empfehlen, das ist auf gtd aufgebaut ist für jede Plattform und into the cloud. Das ist weit aus besser als wunderlist und andere bekannte.
    Dennoch ist es bei vielen Projekten schwierig, da ich gerne Übersichten, Fortschritte, etc habe. Nicht jede Aufgabe will ich extra aufschreiben, auch ein Meilenstein, ein Akt, der rumliegt kann eine seine.
    Deswegen bin ich auf teamlab gestiegen, das ist übersichtlich, gut gemacht und kostenlos.

  6. Ich habe auch alle möglichen Systeme ausprobiert und wegen ihrer Komplexität verworfen. Heute verwende ich Listen und Einträge in Evernote, das ich ohnehin verwende. Die Einträge bekommen entsprechende Tags (»heute«, »diese Woche« »dringend« etc.) nach meinen Erfordernissen und werden nach Erledigung direkt gelöscht.

  7. Ich habe auch etliche Apps ausprobiert. Bei mir funktioniert die Kombination von Evernote (web-clippings, Bilder, Notizen, To Do, …), Notizheft und POST-ITs. Danke für diesen Artikel!

  8. Früher arbeitete ich mit Outlook, bin aber wieder auf Papier gewechselt.
    Ich nutze vier Karteikarten als To Do Listen.
    1. ToDo Beruflich
    2. ToDo Marketing
    3. ToDo Heim und Haus
    4. ToDo Sonsiges

    Aus diesen Listen erstelle ich für den aktuellen Tag eine Liste in meinem A4 Notizbuch.
    Das ist einfach und man läuft nicht Gefahr sich voll zu müllen.
    Ist eine ToDo Karteikarte voll, übertrage ich die noch offenen Punkte in eine neue Karte oder streiche sie.

  9. Mache das auch ähnlich, nur dass ich meinen Filo bevorzuge. Zeilenabstand groß, nur ein Blatt pro Tag. Vorteil: bei der Erledigung den Task durchstreichen und aus meinem Kopf. Abends werfe ich im Optimalfall das Blatt weg. Das geht gut, aber nicht wirklich für die Planung, da ist auch entscheidend, wie lange ich daran gearbeitet habe und was genau. Dazu verwende ich den Flowtimer . Bedarf zwar eines gewissen PMs, ist aber herrlich einfach und flexibel. Muss dafür keine App installieren, sondern funktioniert online, mobile UND, was super ist, auch offline. Sehe immer meine Aufgaben pro Tag. Klicke sie an, trage die Dauer ein, beschreibe kurz und gut ist. Die Auswertungen kann ich dann im Zweifelsfall überarbeiten und dem Kunden übergeben. Geht bei einem Zettel nicht…:-)

  10. Den Nagel voll auf den Kopf getroffen. Die großen Systeme sind absolut erforderlich, insbesondere wenn die Arbeit in Teams oder ganzen Firmen organisiert werden soll. Da sind sie unschlagbar, um den Überlick in einem Wust von Aufgaben zu behalten.

    Eine To-Do Liste mit mehr als 10 Aufgaben sorgt nur für Frust: der Überblick fehlt, sie wird immer länger und ist schwer umzuorganisieren. Vor allem wenn alle Aufgaben noch mit einem Termin zu versehen sind.

    Was Manfred sagt ist auch eine gute Lösung: Aufgaben erst einmal in einem System erfassen und in thematischen Häufchen sortieren. Und aus diesen “Häufchen” sich jeden Tag zu bedienen und eine To-Do-Liste aufzubauen.

    So kann man zumindest auch mit dem System arbeiten, das ich benutze. Funktioniert auch gut in Teams oder auch mit den Kunden zusammen.

    Einer Softwarelösung hat ihre Berechtigung dadurch, dass verschiedene Personengruppen (Kundenbetrueren, Produktverantwortlicher, Projektleiter, Teamleiter, Mitarbeiter) schnell und einfach den Überblick haben. Und auch durch die Historisierung/Dokumentation der Bearbeitung der Aufgaben.

  11. Die Suche nach einem einzigen Tool habe ich aufgegeben. Ich benutze 3 Arten von Zetteln:

    1) Einen quadratischen Papierzettel für spontane Notizen, wenn der Rechner mal nicht angeschaltet ist.
    2) Post-it Notes (http://www.post-it.com) auf dem Desktop bei kurzer Lebensdauer einer Aufgabe.
    3) Zettels (http://www.zettels.info), wenn etwas länger aufgehoben werden oder von überall her erreichbar sein sollen, z.B. auch auf dem Smartphone.

    Für mich hat sich diese Aufgabenteilung bewährt.

  12. Hallo,

    Also Ich kann dem nicht so ganz zustimmen. Auch Ich habe früher versucht mit Post-Its zu arbeiten. Das Problem an der Sache war, dass man sie a) nicht überall dabei hatte, gerade beim pendeln zwischen Heimbüro und Schreibtisch auf der Arbeit und b) es für mich zu unübersichtlich war. Ich habe in meinen To-do-Listen meistens um die 30 – 50 anliegende Dinge, diese alle zu “posten” und dann im Auge zu behalten ist schier unmöglich.

    Ich habe meine Planung in Zwischenzeit auf 3 Dinge umgestellt: Ganz klassisch auf Kalender, Notizen und Kontextlisten.

    Meinen Kalender habe Ich bei Google im Mail Account, dieser wird mit dem Kalender im iPhone synhronisiert. Genauso bei den Kontextlisten. Hierfür benutze Ich “Wunderlist”. Auch dieses Programm ist onlinebasiert und kann To Do´s in Kontextlisten zwischen PC und iPhone synchronisieren. Ich halte mich hier an das Konzept von Zen To Done und habe die Listen Heute, @Arbeit, @Privat, @Besorgungen, @Warten auf, @Irgendwann vielleicht, @Telefon, Noch bezahlen und Große Brocken der nächsten Woche.

    Ausserdem benutze Ich das Programm “Simple Note” um auch meine Notizen zwischen iPhone und PC synchron zu halten.

    Auch Ich hatte vorher mit Filofax und anderen Analogen Mitteln gearbeitet, hatte aber immer die Schwierigkeiten alles im Überblick zu behalten. Das jetzige System ist für mich optimal.

    Zudem habe Ich mir ganz nach Zen To Done die Morgen- und Abendroutine angewöhnt, bei der Ich meinen Kalender, meine Listen und Notizen überprüfe, offenens erledigen kann, jeden Abend meinen Blog schreibe und jeden Abend mein Konto überprüfe um meine Einnahmen und Ausgaben überprüfen.

    Ausserdem habe Ich in meine Woche feste, starre Termine für z.B. den Papierkram oder das putzen der Wohnung eingepflegt. Genauso wie Sonntags den Wochenrückblick.

    Dieses recht starre System hilf mir, der sonst immer eher chaotisch war sich besser im Leben zurchtzufinden und seine Losen Enden zu sammeln und zu fassen. Ich arbeite nun seit mehreren Monaten damit und kann mir nicht erklären wie es vorher ohne ging.

    Sicher, jeder muss sine optimales System finden. Es gibt nicht DAS bessere System, man muss sich einfach damit wohlfühlen.

    In diesem Sinne…

    Philipp

    • Danke für diesen Einblick – spannend. Und beneidenswert, wie Du’s offenbar geschafft hast, Dir diese Routinen anzugewöhnen. Da arbeite ich immer noch daran :-)

  13. Nunja, bei mir war halt das Problem, das mein Leben total unorganisiert war. Ich kann mir einfach nicht mal eben was merken. Ich will einkaufen gehen, meine Mutter sagt bring mir Eier, Milch und Mehl mit. Wenn Ich dann eine Minute später aus der Haustüre bin weiss Ich die Eier noch, den Rest hab Ich vergessen. Und deswegen habe Ich mir konsequent angewöhnt gar nicht erst zu versuchen mir solche “unwichtigen” Dinge zu merken sonder sie sofort aufzuschreiben. Ich habe laufend alles vergessen, den anrufen, das für die Arbeit machen, dann und dann ein Arzttermin. Ich hab schier alles vergessen.

    Dieses System funktioniert nun so für mich und wie gesagt, jeder muss sein eigenes finden.

    Nicht verzagen, irgendwann machts klick und sieheda, alles ganz einfach ;-)

    Gruß

    Philipp

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  1. [...] haben einen Fehler – sie funktionieren nicht» stellte Thomas Mauch vor einiger Zeit an dieser Stelle fest. Und sprach mir damit aus der Seele. Wie ich endlich dauerhaft produktiv und organisiert [...]

  2. [...] haben einen Fehler – sie funktionieren nicht» stellte Thomas Mauch vor einiger Zeit an dieser Stelle fest. Und sprach mir damit aus der Seele. Wie ich endlich dauerhaft produktiv und organisiert [...]

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