Getting Things Done:
Aufgaben mit Dokumenten verknüpfen

Aufgaben mit dazugehörigen Dokumenten verknüpfen – diese Funktionalität fehlt bei den meisten Aufgabenplanern. Der neue «Notiz-Link» von Evernote ermöglicht einen eleganten Workaround; hier aufgezeigt an der Kombination mit OmniFocus.

File Cabinets (Bild: CC von Jessica Mullen, flickr.com)

File Cabinets (Bild: CC von Jessica Mullen, flickr.com)

Meine Aufgabensammlung ist OmniFocus. Evernote übernimmt hauptsächlich das Verwalten von Notizen für mich, neben etwas Memonic und Dropbox. Die Zusammenarbeit zwischen all diesen Tools war bislang eher komplex, zumindest für die Arbeit mit OmniFocus und Evernote gibt’s nun Abhilfe. Das macht eine fast perfekte GTD-Umsetzung möglich.

Bislang lief die Zusammenarbeit zwischen OmniFocus und Evernote eher schlecht als recht, und dafür gibt’s einige Gründe. Ich finde zum Beispiel, dass vor allem OmniFocus ein etwas angestaubtes Design hat. Evernote stand dem lange in nichts nach, arbeitet aber in letzter Zeit stark an Design und Bedienbarkeit. Seit Lion rockt es dann schon deutlich. So zumindest meine – zugegebenermaßen recht individuelle – Wahrnehmung. Was aber bislang gar nicht geklappt hatte, war die Ablage von Notizen, Ideen und dazu gehörigen Dokumenten.

GTD Workflow (von David Allen) und mein Problem dabei

GTD Workflow (von David Allen) und mein Problem dabei

Die konnte ich zwar in Evernote ablegen – aber wie darauf verweisen? Ich hätte mir vielleicht ein eigenes Notizbuch in Evernote anlegen können, das der Referenz-Ordner für OmniFocus wäre. Aber darin wär dann alles gelandet, und ich hätte jedes Mal suchen müssen, welche Referenz sich auf welche Aufgabe in OmniFocus bezieht. Das ist nicht unlösbar, weil die Dokumente und Notizen sich ja nicht ähneln wie ein Ei dem anderen, aber es ist einfach unpraktisch und zeitraubend. Deswegen war die Referenz meines privaten GTD-Systems bislang eine offene Flanke.

Seit Version 4.4 bietet Evernote nun einen Link für jede Notiz. Das löst das Problem, denn nun kann ich den Link einer Evernote-Notiz in OmniFocus einfügen. Dazu klickst Du zuerst mit einem Rechtsklick in Evernote auf die Notiz, die Du verlinken willst:

Screenshot: Link einer Notiz in Evernote erzeugen

Screenshot: Link einer Notiz in Evernote erzeugen

Im Anschluss gehst Du zu OmniFocus (oder in Dein GTD-System) und fügst diesen Link wieder ein:

... und den Link in OmniFocus einfügen

... und den Link in OmniFocus einfügen

Das ermöglicht mir nun also die Einrichtung einer Referenz-Datenbank in Evernote, in der ich alle nicht ausführbaren Dateien, Dokumente und Notizen für die spätere Verwendung ablegen kann. Zusammen mit OmniFocus ist es damit möglich, in diesen beiden Tools ein komplettes GTD-System nach David Allens Vorgaben einzurichten.

 

Gregor Groß

Gregor Gross

Gregor Gross

Gregor Groß kam im Jahre des Herrn 1973 zur Welt, kurze Zeit nach dem Tode Bruce Lees. Ob es dabei wirklich zu einer Seelenwanderung kam, ist bis heute ungeklärt. Keine vierunddreißig Jahre später jedenfalls führte ihn sein Weg über einen asiatischen Zwischenstopp nach Brisbane, Australien, wo er Vertrauen in seine kreativen Fähigkeiten fasste.

Seitdem interessiert sich Gregor für Kreativität (darüber bloggt er auf www.denkpass.de) und dafür, wie man Aufgaben richtig organisiert und delegiert, ohne die Kreativität seiner Mitarbeiter zu behindern. Über dies und ähnliche Themen bloggt er hier auf imgriff.com.

Ansonsten versucht Gregor, tagsüber in einer seiner Firmen (alpha-board.de macht Elektronik-Design und Fertigungsservice, mashamo.de exklusive Kinder- und Babymode ohne Kitsch und Schnörkel, lieblingskaro.de Kinderzimmer-Ausstattung, Bettwäsche und Spielzeug im Karo-Look) möglichst viel zu lächeln und dabei kompetent zu wirken, prokrastiniert am liebsten mit Baseballstatistiken und Tageszeitungen und bildet sich Gottweisswas auf seinen Risotto ein.

Sonntagmorgens, wenn ihn seine Söhne um 5:32 Uhr unsanft wecken, wünscht er sich ein Zeitmanagement, das ihm Zeit zum Schlafen verschafft.

Gregor ist via Kontaktseite zu erreichen.

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16 Kommentare

  1. Netter Hinweis, eine nützliche Funktion.

    Fällt es eigentlich noch jemandem auf, dass die elektronischen Planungs-Systeme all das noch einmal “neu” erfinden müssen, was im Papierbereich schon lange gelöst wurde?

  2. Naja. Je nachdem. Eine Referenz in einem Papier-Ablage-System ist nicht gerade die am einfachsten umzusetzende Idee in der Geschichte der Menschheit. Wie verweist Du von Deiner Papier-To-Do-Liste auf das jeweilige Dokument?

    Ich habe das gemacht, indem alle diese Dokumente in einem Stehkarton landen. Wenn ich das jeweilige Dokument dann suche, weil es auf meiner Papier-To-Do-Liste erwähnt wird, muss ich den Steh-Karton durchkramen und alles in die Hand nehmen. Wenn ich unterwegs bin, geht das gar nicht.

    Also eigentlich ist deswegen die Online-Version schon vorteilhafter, spätestens seit dem Link in Evernote. Finde ich jedenfalls. Obwohl ein bisschen Papier gibt’s immer bei mir.

    Post-Its. Nach Berliner S-Bahn-Ring und Thai-Soup von Tim Mälzer für mich die drittgrößte Erfindung der Menschheit seit dem Rad.

  3. Als sehr praktische Lösung für den Mac kann ich noch Alarm Express empfehlen:

    http://itunes.apple.com/d…ss/id413902336?mt=12

  4. Das ist wirklich ein guter Tipp! Dieser Punkt fehlte wirklich noch im Zusammenspiel OF mit einem Dokumentenverwaltungssystem. Danke für den Hinweis, werde ich auch gleich anwennden!

  5. Der Tipp ist sehr gut – Danke!
    Dennoch stellt sich mir die Frage, weshalb es sinnvoller ist die Dateien bei Evernote zu speichern und nicht direkt in OmniFokus?

  6. Hallo zusammen,

    wirklich gute Idee. Funktioniert bei mir aber nicht im Zusammenspiel mit FacileThings. Da wird nicht ein anklickbarer Link eingefügt, sondern nur soetwas: evernote:///view/1998852/2560b6d8-5df6-4bf2-ba2e-91ffe1b527bf/2560b6d8-5df6-4bf2-ba2e-91ffe1b527bf/

    Hat jemand einen Tipp, wie das abzustellen ist?

    Herzliche Grüße

    Martin

  7. @Andreas: Richtig, in OmniFocus kannst Du Dokumente auch einfach einfügen. Als ich das vor einiger Zeit gemacht habe, hat OmniFocus aber nur einen Zeiger abgelegt. Als ich das Dokument bewegt habe von einem Ordner zum anderen, konnte OmniFocus es nicht mehr öffnen.

    Das ist an und für sich kein Problem. Dann knalle ich all diese Dokumente in einen Ordner, und ziehe es von dort nach OmniFocus. So würde es gehen. Nachteil: irgendein weiterer Ordner, wo all diese Dateien für OmniFocus liegen. Außerdem halt kein Durchblick, welche Dateien aktuell sind und welche zu Aufgaben gehören, die schon lange erledigt sind.

    Ich speichere fast alle Dokumente, die ich ablege, in Evernote. Von daher ist es für mich viel sinnvoller, auch die Dokumente, die mit Aufgaben in OmniFocus verbunden sind, dort abzulegen. Finde ich jedenfalls.

  8. @Martin: Habe rumgesucht, aber nichts gefunden. Bin auch bloß ein Anwender. Habe aber Evernote selber per Twitter angefragt, ob die das erklären können. Antwort in Kürze, hoffe ich.

  9. Dein GTD Problem hättest du auch schon vorher ohne die Notiz-Links sehr einfach lösen können, und zwar in dem du eine Referenz-ID (z.B. #REF1234) in die Evernote Notiz eingetragen und diese dann in Omnifokus verwendet hättest.

    Trotzdem ist das mit den Links jetzt natürlich eleganter zu lösen.

    Ich habe mich übrigens inzwischen von einem externen Tool für die Todo-Listen-Verwaltung getrennt und verwalte sämtliche Todos nach GTD jetzt direkt in Evernote (klappt mit wenigen Tags wunderbar).

    Habe oft den Eindruck, man hat viel zu viele Tools, die alle irgendwie das gleiche / ähnliche können. Daher versuche ich aktuell, möglichst viel über Evernote zu erledigen, was bis jetzt ganz gut klappt.

  10. http://ifttt.com/
    sollte Dir noch gewisse Abläufe vereinfachen können, oder?

    sehe gerade, dass evernote nur actions, keine triggers hat….

  11. Hallo Andreas,

    klingt interessant. Theoretisch finde ich OF perfekt. Irgendwie wende ich es nur halbherzig an :-(. Ich muss zugeben, dass Evernote sehr ansprechend ist (das Auge arbeitet mit).
    Hast Du ein/zwei Beispiele?

    Danke
    Andreas

  12. @Peter: ifttt ist wirklich eine spannende Erfindung, habe damit auch schon ein wenig rumexperimentiert und lasse mir aktuell über ifttt gesternte Google Reader Artikel automagisch nach Instapaper übertragen. ;)

    @Andreas: Ich habe ein Notebook für Todos; dort bekommt jede Aufgabe eine eigene Notiz; diese besteht entweder nur im Titel aus dem Aufgabentext oder hat noch Details im Notiz-Body; jede Notiz im Todo-Notebook wird getaggt, und zwar mit dem Haupt-Kontext @Arbeit/@Privat und dann mit weiteren Kontext-Angaben (+Unterwegs, +Office, …), wobei ich hier weniger für mehr halte; dann bekommt die Aufgabe nach Bedarf noch einen Status-Tag, z.B. -read oder -wait und ebenfalls bei Bedarf den Ansprechpartner, z.B. .mueller; über geeignete Suchabfragen, die man in EN auch speichern kann, kann ich damit alles von allen Seiten betrachten; in Reichweite sind dann noch weitere Notebooks für Archiv-Notizen, Referenz-Material, usw.; meiner Meinung nach ein SEHR flexibles System, was einen weiteren Todo-Manager völlig überflüssig werden lässt.

    Mich würde interessieren, was ihr von diesem Setup haltet; also bitte fleissig kommentieren, danke… ;)

    • Was mich interessieren würde: Wie löst Du in Deinem Notebook die Terminfrage? Also gibt es Fälligkeitsdaten?

    • Das löse ich ganz pragmatisch, indem ich vor den Aufgaben-Text ein Datum schreibe, z.B. 2011-12-15; wiederkehrende Todos erhalten außerdem ein spezielles Tag, z.B. +Tickler; durch die Sortierung meiner Notizen nach Notiztitel erscheinen Todos mit Fälligkeitsdatum immer chronologisch ganz oben in der Liste, was von Vorteil ist.

  13. @Andreas: das klingt alles sehr einleuchtend. Ich würde Dich gerne per Mail interviewen über Dein System, um hier auf Imgriff.com darüber zu schreiben. Kannst Du mich per Mail kontaktieren (die sollte sich öffnen, wenn Du auf meinen Namen klickst…)

  14. Ich bin begeistert und ziehe meinen Hut! Dieser Tipp ist GOLDWERT!

    “Möge GTD-Kraft mit Dir sein!” :-)

    Danke!

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