Die 2-2-2-Regel: Zwei Sekunden, um einen Telefonanruf entgegenzunehmen, zwei Minuten, um eine SMS zu beantworten und zwei Stunden, bis das E-Mail beantwortet ist.

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Lifehacker.com berichtete gestern über den Entwickler und Berater Shenglong Gao, der sich diese Methode zu eigen gemacht hat, um seine Kommunikationsaufgaben in vernünftiger Frist abzuarbeiten.

Ganz ähnlich wie David Allens Zwei-Minuten-Regel zielt sie darauf ab, eingehende Nachrichten und Anfragen sofort bzw. innerhalb einer nützlichen Zeit abzuarbeiten, unabhängig von der Priorität der Aufgabe. Getting Things Done-Autor Allen schlägt vor, Dinge, die weniger als zwei Minuten benötigen, sofort zu erledigen – ohne sie in eine Aufgabenliste oder ähnliches zu packen.

Das Problem bei der 2-2-2-Regel dürften die Unterbrechungen sein: Konzentriertes Arbeiten bedingt manchmal, dass wir das Telefon stumm schalten oder das Mobile weglegen. Eine Lösung kann sein, sich für das Beantworten von E-Mails feste Zeiten im Kalender einzutragen – ganz nach der Regel, gleichartige Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.

Die Simulation einer Schreibmaschine, in einer Nacht programmiert. (Bitte die nächste Arbeitspause dafür reservieren!)

Wir haben eine Schwäche für Ideen und Projekte von kreativen Menschen – und für Schreibmaschinen (siehe etwa hier). Pëll Dalipis Schreibmaschinen-Simulation spricht beides an: Die alten Haudegen des investigativen Journalismus in All the President’s Men (Affiliate-Link) lösten bei ihm den Wunsch aus, wieder mal den Sound einer alten Schreibmaschine zu geniessen.

In einer Nacht programmierte er die kleine Web-Applikation, dank der wir uns für zwei Minuten wie Bob Woodward vorkommen dürfen. Unbedingt ausprobieren.

Heute schon eine gute Tat vollbracht? Wer jeden Tag auf give-a-shit.org einen lässt, setzt sich für eine bessere Welt ein.

Nein, ich bin nicht kurz vorm Durchdrehen. Die Sache ist nämlich total ernst. Give-a-shit.org hat, anders als der Name vermuten lässt, nichts mit Fäkalien zu tun. Vielmehr handelt es sich bei «Give a shit» um eine neue Charity-Plattform – interaktiv, crossmedial, und sehr kreativ umgesetzt. Und dazu kostenlos, denn die Initianten von «Give a shit» wollen kein Geld. Sie möchten, dass man, wann immer möglich, einen «shit» abgibt. «I give a shit» heisst übersetzt so viel wie «es ist mir wichtig, es kümmert mich». Charity ohne Geld, wie soll das gehen? Berechtigte Frage, also was soll das Ganze? » weiterlesen

7notes ist ein Schreibprogramm für iPhone und iPad mit Handschrifterkennung, die aber noch etwas holprig daher kommt.

7notes ist eine iOS App für iPad und iPhone, um Notizen zu machen. Die integrierte Handschrifterkennung wandelt das Geschriebene in «Maschinentext» um. So seit 1998, seit meinem ersten Palm, warte ich auf die optimale Handschrifterkennung auf einem digitalen Eingabegerät. Die HD-Premium-Version von 7notes ging vor einigen Wochen an den Start, um mich endlich zu überzeugen.

Die App bietet alles, was eine heutige Note Taking-App so braucht, da gibt es nichts zu meckern. Die Handschrifterkennung funktioniert aber leider nur so, wie ich’s ungefähr erwartet habe: leidlich gut. » weiterlesen

Unangenehmes nicht ansprechen und Konflikte vermeiden: Zu oft, meint der Trainer und Autor Roland Jäger, treffe man in Büros die so genannten Kuschelchefs an.

Kürzlich erhielt ich die Anfrage einer Agentur, mich für ein Projekt des Bundesministeriums für Bildung und Forschung buchen wollten. Ich sollte möglichst zeitnah eine Kalkulation abgeben. Nun steckte ich gerade in der Endphase meines Buches und hatte, alles, nur keine Zeit. Also verstand ich unter zeitnah das, was ich verstehen wollte: Irgendwann nächste Woche oder so. Wie sich später auf Rückfrage herausstellte, hieß «zeitnah» in diesem Fall: sofort und umgehend! Offenbar wollte der Mitarbeiter der Agentur aber höflich sein und hatte daher seine Wünsche nicht klar kommuniziert. Und so hatten wir fröhlich aneinander vorbei kommuniziert. » weiterlesen

Die Post-it-Haftzettel, werden digital, kriegen GPS und können überall verteilt werden.

Nach der Landung findest Du am Flughafen ein Post-it mit einem Willkommensgruss Deiner / Deines Liebsten. Wenn Du den Einkaufszettel zu Hause geschrieben hast, legst Du ihn gleich in das Geschäft, damit er dort ist, wenn Du ankommst. «Geo-triggered Post-it Notes» nennt sich eine neue iOS-App für iPhone und iPad von 3M, die allerdings erst in den USA erhältlich ist.

3M will die inzwischen 30jährigen Haftzettel ins digitale Zeitalter bringen. Die App nutzt die GPS-Features des Smartphones. Ist ein Zettel geschrieben, lässt er sich auf einer Karte platzieren und poppt auf, wenn man am entsprechenden Ort eintrifft – ortsbasierte Erinnerungen also.

In der App lässt sich pro Notiz festhalten, wer die Notiz sehen kann. In Theatern oder Museen können so etwa öffentlich zugängliche Notizen festgehalten werden.

Die App ist erst in den USA erhältlich, offenbar waren aufgrund der ersten Feedbacks noch einige Überarbeitungen notwendig. Coole Idee.

Tool Time: Wir stellen Software-Tools und Webdienste aus dem Bereich Produktivität vor. Tipps gerne an tipps.imgriff (at) blogwerk.com.

Aufgaben mit dazugehörigen Dokumenten verknüpfen – diese Funktionalität fehlt bei den meisten Aufgabenplanern. Der neue «Notiz-Link» von Evernote ermöglicht einen eleganten Workaround; hier aufgezeigt an der Kombination mit OmniFocus.

Meine Aufgabensammlung ist OmniFocus. Evernote übernimmt hauptsächlich das Verwalten von Notizen für mich, neben etwas Memonic und Dropbox. Die Zusammenarbeit zwischen all diesen Tools war bislang eher komplex, zumindest für die Arbeit mit OmniFocus und Evernote gibt’s nun Abhilfe. Das macht eine fast perfekte GTD-Umsetzung möglich.

Bislang lief die Zusammenarbeit zwischen OmniFocus und Evernote eher schlecht als recht, und dafür gibt’s einige Gründe. Ich finde zum Beispiel, dass vor allem OmniFocus ein etwas angestaubtes Design hat. Evernote stand dem lange in nichts nach, arbeitet aber in letzter Zeit stark an Design und Bedienbarkeit. Seit Lion rockt es dann schon deutlich. So zumindest meine – zugegebenermaßen recht individuelle – Wahrnehmung. Was aber bislang gar nicht geklappt hatte, war die Ablage von Notizen, Ideen und dazu gehörigen Dokumenten. » weiterlesen

Anna Sommerer hat ein Prokrastionations-Set entwickelt. Die Grundidee: Den Hang zum Aufschieben nicht bekämpfen, sondern intelligent damit umgehen.

von Katja Schönherr, freie Journalistin aus Zürich

Anna Sommerer (@ponyhut) hat es akzeptiert: Sie neigt nun mal zum Prokrastinieren und hat keine Lust mehr, dabei jedes Mal ein schlechtes Gewissen zu bekommen. Sie zählt sich zu den «Aktiven Prokrastinierern», einem Aufschieber-Typus, der laut dem Forscherduo Jin Nam Choi und Angela Hsin Chun Chu den Stress regelrecht sucht und unter Zeitdruck besonders gut arbeiten kann.

Anna sagt, sie habe schon viel erledigen können, während eine andere Sache eigentlich dringender war. Sie wünscht sich, dass die Aufschieberitis nicht mehr verteufelt wird und «Betroffene» die Zeit, in der sie etwas hinauszögern, geniessen können. Deshalb hat die Produktdesignerin für ihre Bachelor-Arbeit an der Hochschule Niederrhein in Krefeld ein Prokrastinations-Set entwickelt. «Ich möchte besonders Studierende erreichen und ihnen zu einem guten Gewissen verhelfen, während sie prokrastinieren. Ich möchte nicht sagen, dass Prokrastination für alle und immer gut ist, aber in einem gewissen Rahmen ist sie es eben schon.»

Vor ein paar Tagen hat die 23-Jährige Bilder ihrer Bachelor-Arbeit bei «Design made in Germany» eingestellt. Auf Twitter wurde das Set schnell gelobt. Wir stellen die einzelnen Elemente und die jeweilige Idee dahinter kurz vor. » weiterlesen

Leute, die während der Arbeit im Web surfen, sind produktiver und leistungsfähiger. Sagt eine Studie.

Don J.Q. Chen und Vivien K.G. Lim von der National University of Singapore haben eine Studie gemacht: Drei Gruppen erhalten eine erste Aufgabe, darauf folgt eine kurze Unterbrechung und anschliessend gibt es eine zweite Aufgabe zu erledigen.

Die erste Gruppe erhielt während der Unterbrechung einen kleinen Task zu erledigen. Mitglieder der zweiten Gruppe durften tun, was sie wollten, ausser im Netz zu surfen und die dritte Gruppe durfte sich in der Pause im Netz tummeln. » weiterlesen

Wie arbeitet man mit einem Notizbuch? Christian Mähler hat die 25 wichtigsten Regeln in einem kostenlosen E-Book zusammengestellt.

15 Jahre Erfahrung mit Notizbüchern fasst Christian Mähler vom notizbuchblog.de zusammen: 25 Tipps und Regeln, wie man erfolgreich mit Notizbüchern arbeitet. Dazu gehören kleine Dinge wie “Nie eine Kaffeetasse auf ein Notizbuch stellen” oder die Arbeit mit Eselsohren, aber auch kurze Anleitungen, wie man seine Arbeit und Ideen am besten mit Notizbüchern organisiert.

Wer sich zum ersten Mal ernsthaft an die Arbeit mit Notizbüchern wagt, findet hier einen kompakten und fundierten Einstieg. Aber auch der fortgeschrittene Nutzer stösst auf den einen oder anderen wertvollen Tipp. Sehr lesenswert!

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