Urlaubsende-Vorbereitung:
Das Ungeheuer wartet im PC
Freitag – einige von Euch verbringen heute den letzten Arbeitstag vor dem Urlaub im Büro. Vorausschauend haben wir Tipps für den möglichst angenehmen Wiedereinstieg in ein paar Wochen gesammelt.
Wer eine Woche oder gar nur ein paar Tage weg war, kennt das Szenario: E-Mails en masse. Um nicht sofort wieder in die Stressfalle zu tappen, ist E-Mail-Management angesagt. Ein paar Tipps:
- Sich was zu trinken holen
- Kurz, und ich meine wirklich kurz, den neugierigen Kollegen die Ferien-Highlights schildern. Ein «ja, schön war’s» reicht meist nicht aus und provoziert Folgefragen.
- Arbeite dich von unten nach oben. Auch wenn die E-Mails im oberen Teil spannender erscheinen und «lies mich zuerst» schreien.
- Bearbeite jedes E-Mail nur einmal.
- Entscheide, ob das E-Mail reine Information enthält, oder ob du etwas erledigen musst.
- Was in weniger als zwei Minuten erledigt werden kann, wird sofort erledigt. Was länger Zeit braucht, wird verschoben oder delegiert. Setze dir hierfür einen Termin im Kalender, damit nichts vergessen geht.
- Wenn es nichts zu erledigen gibt, das E-Mail genüsslich löschen oder in einen der Projekt-Ordner ablegen.
Vor den Ferien ist nach den Ferien.
Diese Tipps vereinfachen die Rückkehr in den E-Mail-Alltag:
- Abwesenheitsmeldung erstellen und Stellvertretung angeben: So wird die Arbeit elegant an deine Kollegen delegiert.
- E-Mail-Checker bestimmen: Beauftrage einen Arbeitskollegen, der während deiner Abwesenheit deine E-Mail regelmässig checkt und wo möglich, gleich beantwortet. So geht nichts Wichtiges verloren und bei deiner Rückkehr ist die Mail-Box nur noch halb so voll.
- Filter setzen: Wer einen Filter setzt, der die Nachrichten direkt in den entsprechenden Ordnern ablegt, spart Zeit beim Sortieren.
Schöne Ferien!
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Arbeite dich von unten nach oben. Auch wenn die E-Mails im oberen Teil spannender erscheinen und «lies mich zuerst» schreien.
Von welcher Sortierung geht ihr hierbei aus? Aktuellste Mails oben?
Ich lese die Mails von der aktuellsten zur ältesten Nachricht. Denn es hat sich manchmal in der Zwischenzeit schon etwas erledigt, was man bei umgekehrter Reihenfolge nicht wüsste und womöglich Zeit in eine Antwort investiert, die nicht mehr erforderlich ist.
Genau, die aktuellsten Mails oben. Von der ältesten zur aktuellsten Mail, weil das was schon länger her ist, meist auch eine kürzere Deadline hat. Das ist natürlich nicht immer der Fall und wenn etwas bereits erledigt ist, um so besser :)
Das wichtigste ist es in der Antwort keine Fragestellung schreiben. So das nicht erneut zurück geschrieben wird.
Mein allererster Schritt nach dem Urlaub: E-Mails nach Absender sortieren und alle Newsletter und ähnliche reine Info-Mails als erstes en bloc löschen. Damit ist bei mir fast die Hälfte schon mal weg. Dann wieder auf Eingangsdatum umstellen und schnell von aktuell nach alt durchgucken.
Ist für mich die beste Methode, aber das hängt natürlich auch von der E-Mail-Struktur des jeweiligen Berufes ab.
Gruß, Susanne
Coole Tipps, ich richte immer einen Autoresponder ein. Dieser teit dann mit das ich im Urlaub bin ;)
Überfüllt ist das Mailfach dann aber trotzdem…