Inbox Management:
Eine Welt ohne E-Mails

Die Welt versinkt in E-Mails. Die klugsten Köpfe brüten über neuen Lösungen. Ein Überblick und meine Prognose: Wir werden bald weniger E-Mails haben.

Kaum ein Thema bewegt uns Büromenschen so sehr wie die steigende Zahl von E-Mails. Wir sind Opfer und Täter zugleich: Wir erhalten zuviel elektronische Post und sind als Schreibende Teil des Problems. Aber keine Sorge: Weltweit brüten die klugsten Köpfe über Lösungen – ein Überblick.

Die Schule der reflektierten Anwendung
Das sind die Evergreens: Tipps und Tricks, wie man bessere, verständlichere E-Mails schreibt – und damit hilft, weniger Postverkehr zu produzieren. Wir haben auf Sascha Lobos Ansatz des hermetischen Schreibens hingewiesen. Seth Godin hat eine Liste veröffentlicht; 36 Punkte, die es zu bedenken gilt, bevor man den Senden-Knopf drückt. Die Liste stammt aus dem Jahr 2008, offenbar sah er in den letzten drei Jahren wenig Fortschritt und hat die Liste vor wenigen Tagen ein zweites Mal gepostet («maybe this time it’ll work», schreibt er darunter).

Chris Andersons E-Mail-Verhaltenskodex
Der TED-Kurator Chris Anderson hat eine Initiative gestartet, um einen globalen Verhaltenskodez zu kreieren. Wir alle sollen uns eine E-Mail-Charta geben: 14 Punkte für eine bessere E-Mail-Welt. Dazu gehören Verhaltenshinweise wie «Bekämpfe Anhänge» oder die konsequente Verwendung von Akronymen in der Betreffzeile (etwa das bekannte «EOM» für «End of Message»). Der erste Entwurf der E-Mail-Charta ist online, jeder kann die Charta mitgestalten.

Fünf, vier, drei oder zwei Sätze
Eine interessante, aber noch wenig verbreitete Initiative ist die five-sentenc.es-Bewegung. Die Idee: Lange E-Mails verursachen lange und viele Antworten. Also hält man sich kurz und beschränkt sich auf fünf oder weniger Sätze. Ein Hinweis in der E-Mail-Signatur klärt den Empfänger über die Absicht auf, damit man nicht als kurzangebundener Rüpel gilt. Meine Erfahrung mit E-Mails von Leuten, die das System nutzen: Sehr angenehm.

Aber eben, dieses Verhalten zu ändern…
Die Schwierigkeit bei all diesen Tipps: Es geht um Verhaltensänderungen. Gewohnheiten ablegen und neue Routinen entwickeln kann aber schwierig werden. Viel Grips wird deshalb in technische Lösungsansätze gesteckt. Fast schon ein Klassiker sind die Filtersysteme: Alle E-Mail-Systeme unterstützen ein nach persönlichen Kriterien definiertes Filtersystem. Damit lassen sich, wie Andreas Von Gunten berichtete, drastische Reduktionen im E-Mail-Verkehr erreichen.

Die Anhänger der besseren Tools
Google arbeitet hart daran, seinen Maildienst mit intelligenten Features gegen den E-Mail-Overload auszustatten. Im vergangenen Jahr wurde die Priority Inbox den Gmail-Usern zur Verfügung gestellt. Als lernendes System soll sie die eingehende Post sortieren. Zusätzlich hat Google im März die Smart Labels ausgerollt. Diese Labs-Funktion hat die Bacn-Mails im Visier: automatisch generierte E-Mails von Facebook, Amazon etc. Smart Labels versucht, diese Mails zu erkennen und mit entsprechenden Labels zu versehen.

Smart Labels und GamificationClear Context bietet die Smart Labels-Funktion für Outlook-Nutzer; daneben tauchen immer mehr technologiebasierte, eher experimentelle Werkzeuge auf. Kürzlich aufgefallen sind mir zwei Tools: Courteous.ly erlaubt den Empfang von E-Mails nur, wenn die Inbox leer ist. Wenn nicht, erhält der Absender eine Rückmeldung und weiss, dass seine Post nicht angekommen ist. The Email Game will den Gamification-Ansatz auf E-Mails anzuwenden. Das Bearbeiten von E-Mails wird mit Punkten belohnt.

Die Out of the Inbox-Denker: Weg mit E-Mails
Wir ändern unser Verhalten oder arbeiten mit besseren Tools. Beiden Ansätzen liegt die Annahme zugrunde, dass wir weiter mit E-Mails arbeiten, wir müssen es bloss besser und schlauer tun. Eine dritte Denkschule stellt aber die Forderung auf, ganz ohne E-Mails zu leben. Alexandra Samuel von der Emily Carr University hat im Februar auf dem HBR-Blog einen Rachefeldzug gegen E-Mail gestartet – eine Vendetta. Sie wird, so schrieb sie, für alle eingehenden E-Mails eine automatische Antwort einrichten. Diese Antwort teilt dem Absender mit, dass sie keine Zeit habe, alle E-Mails zu bearbeiten. Wenn der Absender innerhalb 72 Stunden keine Antwort erhalte, würde das wohl auch so bleiben. Leider fehlt bisher der Update, wie es ihr damit ergangen ist.

Luis Suarez: A world without email

Luis Suarez

Luis Suarez

Etwas lösungsorientierter ist der Ansatz von Luis Suarez, einem Social Computing Evangelisten bei IBM. Er lebt und arbeitet auf den kanarischen Inseln als Home Office-Worker. Seit mehr als drei Jahren lebt er in einem radikalen Selbstexperiment: Eine Welt ohne E-Mails. Auf seinem Blog berichtet er regelmässig über den Verlauf des Versuchs. Resultat bis jetzt: Luis reduzierte die Zahl eingehender Mails um 95%.

Er benutzt E-Mail nur noch für Kalendereinträge und vertrauliche Eins-zu-Eins-Gespräche. Alle anderen Konversationen hat er auf dafür geeignete Kanäle verlegt: Social Software Tools wie Chats, Wikis, Blogs oder Twitter. Und er telefoniert mehr. Für den Start musste auch er zu schwerem Geschütz greifen: Nach der Ankündigung seines Plans hat er zuerst keine Mails mehr beantwortet und so seine Gesprächspartner auf andere Kanäle «gezwungen».

Luis wird Recht behalten
Luis’ Ansatz wird für viele von uns Realität werden. Vor drei Jahren galt sein Vorhaben als exotisch. Inzwischen halten soziale Networks wie Yammer in Firmen Einzug, mobile Gruppenchats sind der aktuelle Hype, Chats und Videokonferenzen machen sich am Arbeitsplatz breit. Unterschiedliche Instrumente für unterschiedliche Gespräche eben – und nicht bloss ein Instrument für alles. An das Instrument E-Mail werden heute völlig überzogene Anforderungen gestellt: Mit einem Tool sollen alle unsere Bedürfnisse abgedeckt werden. In Zukunft nutzen wir jeweils dasjenige Instrument, das das vorliegende Problem am besten löst. Damit sorgen wir für zwei Dinge: Die Kommunikation wird effizienter und wir werden weniger E-Mails schreiben und erhalten. Jede Wette.

 

Thomas Mauch

Thomas Mauch ist Mitglied der Geschäftsleitung des neuerdings.com-Verlags Blogwerk AG und interessiert sich für Gadgets. Oder so.

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9 Kommentare

  1. hmm…keine E-mails mehr beantworten und dafür mehr Zeit in sozialen Netzwerken rumhängen finde ich auch nicht so die optimale Lösung. Zeit geht ja so oder so drauf, da kann ich dann auch die Mails beantworten. Vielleicht sollte man eher Codes im Betreff verwenden, die man firmenintern ausmacht. Z.B. bei “FYI” ist grundsätzlich keine Antwort erforderlich. Wenn man sein Postfachclient ordentlich programmiert kann man besser priortisieren.
    Ich habe aber dieses Problem mit den vielen E-mails nicht, vermutlich weil ich E-mail eher als Ersatz für den normalen Snail-Mail sehe…?

  2. Ich habe zusammen mit 4 Studenten ein knappes Jahr an diversen Projekten gearbeitet und wir sind komplett ohne E-Mail ausgekommen.
    Die ganze Kommunikation haben wir auf FB gelagert was super funktioniert hat. Datenschutz hin-oder her es war eine super Erfahrung und man verschwendet bestimmt nicht mehr Zeit wenn man vergleicht wie lange man an der Verfassung einer E-Mail Nachricht sitzt!
    Ich bin nicht komplett gegen die E-Mail aber ich denke man sollte andere Medien ausprobieren und Anstoß für andere Kommunikationsmedien bzw. Möglichkeiten geben damit ein Umdenken zu effizienterem Arbeiten statt findet. Danke für den Artikel!

  3. hmm..ich frage mich gerade, ob man durch twitter/facebook und so zeug eine andere kommunikation “erlernt” oder sich angewöhnt. Wenn wir E-mails wie Twitter-Nachrichten schreiben, also mit maximal xxx Zeichen dann wären E-mails doch auch gar nicht mehr so schlimm, oder?
    mein Problem: ich bin nicht bei facebook, meine Freunde nicht bei Twitter. Da sind dann E-mail und Telefon die Mittel der Wahl.

    • Frau DingDong, das ist genau der Ansatz den mein Kollege Martin von netzwertig.com umsetzt – die fivesentence.es-Emails. Er nutzt gerne E-Mails, verfasst sie aber sehr kurz und prägnant – mehr wie ein Chat. Nachdem ich den Artikel hier gepostet habe, hat sich Martin am Freitag nachmittag noch aufgemacht, seinen Umgang mit E-Mails in einem Artikel zu dokumentieren.

  4. Es ist ja keine Lösung, statt email auf FB auszuweichen.

    Ein wesentlicher Punkt spricht für die email – die gesetzlichen Archivierungspflichten.

    Als Selbständiger/Unternehmer/Gewerbetreibender muss man seinen Geschäftsverkehr archivieren. Das geht sicher nicht über FB, Twitter, Messenger etc

  5. ich bin der Meinung, dass das “Gefühl” zu viele E-mails zu bekommen ein persönliches Problem oder auf den Charakter zurückzuführen ist. Oft klagen genau diese Personen über viele E-mails die gerne alles Mitbekommen und überall auch noch ein wenig mitreden wollen. Mit welchem Kommunikationskanal dies geschieht spielt wohl keine Rolle, der Tag hat immer nur 24h. Ich persönlich konzentriere mich gerne aufs wesentliche und erhalte im Schnitt wohl nicht mehr als 10 beachtenswerte E-mails. Da bleibt auch genügend Zeit ein freundliches und vielleicht längeres E-mail zu schreiben.

  6. Leider völlig in Vergessenheit geraten ist leider die google wave. Ein wie ich finde interessantes Konzept was sich leider nicht durchsetzt bzw. durchgesetzt hat. Ich verwende es bis zum letzten Tag bevor es eingestellt wird.

  7. Aufschlussreicher Artikel. Merci. Kleine Ergänzung: Shortmail – E-Mails mit max. 500 Zeichen in & out. Rigoros: Der E-Mail-Eingang erzeugt einen Bounce zurück an den Absender, falls das Limit überschritten wurde (“Hey, your message is too long for Shortmail! At Shortmail, we limit all messages to 500 characters to keep email simple. [...]“). Wo knackige Kommunikation erwünscht ist, vielleicht ganz vielversprechend. :)

  8. Ich bin dazu übergegangen mehr zu telefonieren als zu mailen. Mir geht diese Mailerei fürchterlich auf den Geist, Fragen bleiben unbeantwortet oder man muss noch einmal nachhaken. Ich hab auf dem Handy wie im Festnetz eine Flatrate und daher greife ich erst zum Telefon und wenn der/die Gegenüber nicht erreichbar ist schreibe ich eine Mail.

15 Pingbacks

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  3. [...] Ein Artikel passend zum Thema wurde heute von Thomas Mauch auf imgriff.com gepostet. Weiter zum Artikel: “Eine Welt ohne E-Mails” [...]

  4. [...] Imgriff.com: Inbox Management: Eine Welt ohne E-Mails [...]

  5. [...] kann man hunderte von Artikeln schreiben und Thomas hat sich ja gerade des wichtigen Themas E-Mail angenommen. Mir geht es hier um einen ganz bestimmten Aspekt: Was verleitet uns, immer weiter zu klicken? Und [...]

  6. [...] kann man hunderte von Artikeln schreiben und Thomas hat sich ja gerade des wichtigen Themas E-Mail angenommen. Mir geht es hier um einen ganz bestimmten Aspekt: Was verleitet uns, immer weiter zu klicken? Und [...]

  7. [...] als Geschwätz angesehen, das den Umgang mit E-Mails unnötig ineffizient macht. Shortmail macht aus dem hier schon beschriebenen  five sentences-Ansatz einen Zwang – forced five sentences, sozusagen. Die Macher von Shortmail glauben, auf diese [...]

  8. [...] Kommunikations-Partner im Internet durchaus erziehen kann, sich so zu verhalten, wie man möchte, zeigt Luis Suarez, der als Wissens- und Community-Manager bei IBM arbeitet. Allerdings nicht in einem Büro, sondern [...]

  9. [...] gibt Internetnutzer, die sich für eine Welt ohne E-Mails einsetzen. Grund: Zu viel Kommunikation, kaum noch Kontrolle über den Posteingang und fehlende [...]

  10. [...] der Abschaffung von E-Mails wird immer lauter, auch hier auf imgriff.com haben wir schon mal die Welt ohne E-Mails vorgezeichnet.Der Online Talk von DRadio Wissen geht dieser Frage am Samstag, 24. September 2011 um [...]

  11. [...] oder lebendig?Ein Tool, das übrigens von eingefleischten Social-Media-Nutzern seit einiger Zeit totgesagt wird, ist die E-Mail. Und tatsächlich, seit ich die Kürze von 140-Zeichen-Nachrichten bei Twitter [...]

  12. [...] acknowledging that, certainly, there are better tools out there that help knowledge workers become more effective and efficient at what they already do with regards to being in the know, collaborating, [...]

  13. [...] bestimmte Kanäle zu beschränken, die für die jeweilige Kommunikation besser geeignet sind, wie IBM-Manager Luis Suarez das heute schon tut. Thomas hat in dem Beitrag sehr schön beschrieben, dass die Zukunft des [...]

  14. [...] es hier im Blog schon öfters davon, wie man mit zeitfressenden E-Mails umgeht (zum Beispiel hier, hier und hier). Darüber, welches Problem eigentlich dahinter steckt, wird hingegen selten gesprochen. [...]

  15. […] erste Thema wird bei Netzwertig zwar nur verlinkt, ist deswegen aber nicht weniger wichtig: Eine Welt ohne E-Mails. Viele Firmen und Organisationen machen sich darüber Gedanken, wie man die E-Mail Flut in den […]

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      Patrick Mollet und Marcel Widmer beenden ihre Tätigkeit bei imgriff.com. Wir möchten ihnen ganz herzlich für das Engagement, die angeregten Diskussionen und viele spannende Artikel danken. An dieser Stelle bedanken wir uns auch bei allen anderen Autoren und Gastbloggern, die in den letzten Jahren für imgriff.com geschrieben haben. Ein spezielles Dankeschön geht auch an Sabine Gysi, Simone Janson und Martin Weigert, die mit Patrick und Marcel zum Kernteam der letzen zwei Jahre gehörten. » weiterlesen

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