Automator (Mac OS):
Datensicherung nie mehr vergessen

Auch schon mal einen Backup vergessen? Auf Mac OS hilft der Apple Automator bei routinemässiger Kleinarbeit, die gerne vergessen geht. Ein Anwendungsbeispiel und eine Anleitung.

Zusammen mit meiner Frau betreibe ich zwei Kindermode-Label. Buchhaltung und Faktura (Rechnungen schreiben) erledigen wir mit zwei wunderschönen und einfachen Programmen auf ihrem iMac (Umsatz erledigt die Buchhaltung, Invoice3 das Rechnungen schreiben). Am Mac habe ich eine externe Festplatte mit 2 TeraByte angeschlossen, die mit Time Machine für regelmäßige Backups sorgt. Falls der Mac spinnt, gibt’s also die Backups. Was aber, wenn wir in unserer Wohnung warme Inventur machen (sprich: ein Feuer ausbricht)? Was, wenn jemand bei uns einsteigt und Mac UND externe Festplatte mitnimmt?

Dropbox als externe Festplatte
Die naheliegendste Lösung, die mir einfíel: Ich richte mir kostenlosen Online-Speicherplatz bei Dropbox ein und sichere wichtige Daten aus Faktura und Buchhaltung dort. Somit wäre ich nun auch im Falle von Brand oder Diebstahl gegen den Totalverlust meiner fürs Finanzamt so wichtigen Daten geschützt. Gleichzeitig habe ich noch den Vorteil eines Ordners für den familieninternen Datei-Austausch (denn manchmal arbeiten meine Frau und ich an derselben Sache – aber auf 2 Rechnern). Diese Lösung erscheint also ideal, erzeugt aber ein weiteres Problem. Wer macht regelmäßig die Backups?

Automator und Dropbox
Da kommt Apple Automator ins Spiel. Das ist ein Programm, das jedem Mac beiliegt und einfache, ständig wiederkehrende Aufgaben automatisch übernehmen kann. Die Bedienung und Programmierung ist einfach und erfolgt meist rein grafisch mit der Maus. Eine kurze Anleitung für Automator hat Apple bereitgestellt.

Beim Start des Programms wirst Du aufgefordert, Dich für verschiedene Formen der Automatisierung zu entscheiden. In meinem Fall handelt es sich um einen Arbeitsablauf (der läuft immer in Automator) oder ein Programm (läuft auch ohne Automator).

Auswahlmöglichkeiten beim Start von Automator

Auswahlmöglichkeiten beim Start von Automator


Vielfältige Funktionen eingebaut
Es öffnet sich die Maske von Automator: links stehen die von Apple bereit gestellten Funktionen, rechts in dem leeren großen Feld entsteht mein Arbeitsablauf/Programm. Die Funktionen, die Apple bereit gestellt hat, sind äußerst vielfältig und beinhalten alle einfachen Operationen für Dateien, Mails, Internet, Fotos, Kalender, Kontakte, PDFs, Präsentationen, Schriften, Text, Filme und Dienstprogramme. Für jede dieser Kategorien stehen haufenweise sogenannte Aktionen zur Verfügung, bei deren Auswahl ganz links unten eine Erklärung eingeblendet wird.

Der Arbeitsbereich von Automator

Der Arbeitsbereich von Automator

Arbeitsablauf festlegen
Um wichtige Dateien automatisch zu sichern, muss ich sie erstmal in meinen Arbeitsablauf kriegen. Dafür gibt es eine Aktion mit Namen “Angegebene Finder-Objekte abfragen”. In dieser Aktion kann ich Objekte fest auswählen, indem ich die jeweiligen Speicher-Ordner von Umsatz und Invoice angebe. Wo diese sind, erfährst Du entweder in den jeweiligen FAQs oder indem Du im Finder nach den Namen der Programme suchst. Meist kriegst Du dort einige Ordner angezeigt, die Du prüfen musst. Willst Du jeweils vor Start des Arbeitsablaufs neu ausgewählte und markierte Objekte übergeben, wäre das übrigens mit der Aktion “Ausgewählte Finder-Objekte abfragen” möglich.

Als nächstes sollen die Dateien in einem speziellen Dropbox-Ordner gespeichert werden. Sobald sie dort sind, synchronisiert Dropbox automatisch. Dafür gibt es eine Aktion mit dem Namen “Finder-Objekte kopieren”, bei der ich einfach den Zielordner angebe.

Automatische E-Mailbenachrichtigung nach Backup
Das war’s bei Automator: an dieser Stelle den Arbeitsablauf oder in meinem Fall das Programm speichern – und fertig. Ich habe übrigens zur Kontrolle, dass es funktioniert, am Ende noch die Aktion “Neue E-Mail” angehangen, die an meine Mail-Adresse gerichtet wird und in der mir der Mac meiner Frau Maria schreibt, dass mit dem Backup alles in Ordnung ist. Zu guter Letzt ist dann noch die Aktion “E-Mails senden” nötig. So erhalte ich bei erfolgreichem Backup eine Mail.

Nun startet dieses Programm aber nicht automatisch. Aber auch dafür wird die Lösung bei Apple gleich mitgeliefert: in iCal lege ich mir ein Serien-Ereignis an, das anstelle einer Nachricht ein Programm oder einen Arbeitsablauf startet. Diese Funktionalität bietet iCal gleich mit. Mein Ereignis startet jetzt an 3 Tagen die Woche das Automator-Programm, das daraufhin die Ordner meiner Buchhaltungs- und Faktura-Software in einen Dropbox-Ordner spiegelt und mir bei erfolgreicher Durchführung eine Mail schickt.

Automator hilft immer dann, wenn es um wiederkehrende, einfache Aufgaben geht. Mit diesem Beispiel haben wir eine Möglichkeit gezeigt, wie Du das nutzen kannst.

 

Gregor Groß

Gregor Gross

Gregor Gross

Gregor Groß kam im Jahre des Herrn 1973 zur Welt, kurze Zeit nach dem Tode Bruce Lees. Ob es dabei wirklich zu einer Seelenwanderung kam, ist bis heute ungeklärt. Keine vierunddreißig Jahre später jedenfalls führte ihn sein Weg über einen asiatischen Zwischenstopp nach Brisbane, Australien, wo er Vertrauen in seine kreativen Fähigkeiten fasste.

Seitdem interessiert sich Gregor für Kreativität (darüber bloggt er auf www.denkpass.de) und dafür, wie man Aufgaben richtig organisiert und delegiert, ohne die Kreativität seiner Mitarbeiter zu behindern. Über dies und ähnliche Themen bloggt er hier auf imgriff.com.

Ansonsten versucht Gregor, tagsüber in einer seiner Firmen (alpha-board.de macht Elektronik-Design und Fertigungsservice, mashamo.de exklusive Kinder- und Babymode ohne Kitsch und Schnörkel, lieblingskaro.de Kinderzimmer-Ausstattung, Bettwäsche und Spielzeug im Karo-Look) möglichst viel zu lächeln und dabei kompetent zu wirken, prokrastiniert am liebsten mit Baseballstatistiken und Tageszeitungen und bildet sich Gottweisswas auf seinen Risotto ein.

Sonntagmorgens, wenn ihn seine Söhne um 5:32 Uhr unsanft wecken, wünscht er sich ein Zeitmanagement, das ihm Zeit zum Schlafen verschafft.

Gregor ist via Kontaktseite zu erreichen.

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15 Kommentare

  1. Gibt es die Möglichkeit die Daten zu verschlüsseln mit dem Automator?

    • Man könnte z.B. die Dateien mit Stuffit komprimieren und dabei ein Passwort verwenden. Oder Du nimmst TrueCrypt und verschlüsselst Deine Dropbox – aber Du hattest ja nach Automator gefragt.

  2. Ich überlege gerade, ob da nicht auch ein Update der Datenschutzhinweise angebracht wäre. Du übermittelst ja Daten an einen Dienst in die USA und da sind sicher in den Rechnungen auch Kundendaten wie Name, Adresse etc. gespeichert?

    • Danke für den Hinweis. Ich werde Dropbox einfach ersetzen durch einen Webdav-Server, den ich selber in Deutschland hoste.

      Übrigens sind Daten bei Dropbox verschlüsselt. Und bevor ich die Daten weiter auf meinen eigenen Webdav-Server hochlade, baue ich auch noch eine zusätzliche Verschlüsselung ein.

  3. OT: wuala.com
    verschlüsselung inklusive, backup oder sync, alles ohne probleme.
    dies nur als kleiner hinweis :-)

  4. gibt’s die möglichkeit, einen artikel an jemand anderen (durch eingabe von dessen e-mail-addy) zu senden, nicht mehr ?

  5. Mir leuchtet nicht ein, weshalb dieser ganze Aufwand betrieben wird. Mittels symbolischer Links kann man sich jeden Ordner, der irgendwo auf der Platte liegt, in die Dropbox legen. Selbst eher unwillige Programme, die z.B. mit festen Speicherordnern hantieren, kann man so in die Dropbox umleiten. Wer mehr Wert auf Sicherheit legen möchte, der legt in seiner Dropbox einfach ein verschlüsseltes Disk Image ab (der Trick mit den Disk Images muss dann nicht in Dropbox zeigen, sondern in das gemountete Disk Image). Der Finder ist auch so nett und öffnet das Disk Image auch gleich automatisch, wenn man z.B. über ein Dock-Icon ein bestimmtes Dokument anklickt. Und die Backup-Frage ist damit auch wunderbar gelöst: Der Mac sichert den Inhalt des Dropbox-Ordners sowohl in die Time Machine als auch auf Amazon S3 (was die Basis von Dropbox ist). Gleichzeitig synchronisieren sich auch alle anderen an Dropbox angeschlossenen Rechner damit, halten die Dateien vor und werfen sie wiederum in deren Backup-Festplatten per Time Machine rein.

    Übrigens sind die Daten bei Dropbox nicht verschlüsselt. Siehe z.B. http://daringfireball.net…7/dropbox-encryption

  6. Tolle Idee – einziger Haken: Du machst Dich gerade strafbar! Bitte mal kurz einen Blick in das BDSG werfen. Speziell der Abschnitt über die Speicherung von personenbezogenen Daten im Ausland.

    • Ja, darauf hat ja bereits @Bastian hingewiesen. Ich habe mittlerweile auf einen eigenen FTP-Server umgestellt: Hauptsache, ich spiegele die Daten auch noch an einem anderen Ort als dort, wo genau der Rechner steht.

  7. Hallo Gregor,
    super deine Beschreibung. Allerdings fügt der Automator bei mir die kopierte Datei in die Mail ein.
    Kannst du mir sagen, wie ich das verhindern kann? Gibt es eine Möglichkeit den Anhang zu unterdrücken?

    • Hi Bernd,

      ich habe ehrlich gesagt keine Ahnung. Ist eine Weile her und ich habe mir Automator lange nicht angeschaut.

    • einfach die Mail-Aktion an den Anfang stellen – dann sollte die Mail ohne Anhang gesendet werden.

      Lg.
      Tyrra

  8. Hallo Gregor,

    Danke für diesen Artikel.
    Endlich habe ich eine Lösung gefunden um Daten automatisch ohne TM auf eine externe HD zu speichern.

    Gruess Beat

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