Meetings, Sitzungen und Konferenzen können schnell zum grössten Zeitfresser im Arbeitsalltag werden. Vier einfache Massnahmen schaffen Abhilfe.

Meetings, so finden die meisten von uns, sind völlig unproduktiv. Dieses Gefühl kann ich bestätigen: Wenn ich am Tag mehrere Meetings hatte, dann weiß ich danach oft gar nicht, was ich an diesem Tag überhaupt geschafft habe. Ich komme mir leer und unnütz vor.

Bevor wir jetzt alle Meetings absetzen, sei aber auf einen großen Vorteil hingewiesen: Man/frau lernt sich kennen. Miteinander reden, sich gegenseitig sehen und schnuppern heisst, dass Du anfängst, zu den anderen Teilnehmer eine persönliche Beziehung aufzubauen. Trifft man sich zu oft auf zu langen Meetings, verpufft dieser Vorteil. Damit das nicht passiert, präsentieren wir 4 Fragen, um Meetings besser zu organisieren.

Produktivitäts-Coach Laura Stack befragte ihre Kunden, welche Dinge sie am meisten von der Arbeit abhielten (der Artikel findet sich im exzellenten Productive Magazin von Michael Sliwinski, Ausgabe #3, S. 12 ff). Auf Platz 6 ihrer Liste findet sich das Ansetzen von Meetings. Laura Stack empfiehlt, auf die folgenden Punkte zu achten:

1. Brauchen wir all diese Leute?
Ist es wirklich nötig, immer soviel wie möglich Leute einzuladen? Es gibt sicherlich Möglichkeiten, dass einige Personen nicht am Meeting teilnehmen, sondern nur über die Ergebnisse des Meetings auf dem Laufenden gehalten werden. Dies setzt eine Agenda voraus, anhand derer die möglichen Teilnehmer auch selber entscheiden, ob ihre Anwesenheit unbedingt erforderlich ist.

Vielleicht reicht es, dass von jeder beteiligten Abteilung oder Personengruppe nur eine Vertreterin zum Meeting kommt? Darüber hinaus ist es wichtig, mindestens die Ergebnisse schriftlich festzuhalten. Das erfordert eine(n) Verantwortliche(n) für Notizen.

2. Müssen wir uns wirklich treffen?
Bei vielen Meetings hat man im Nachhinein das Gefühl, man wäre auch gut ohne ausgekommen. Das sind in den meisten Fällen die Meetings, die ohne spezifische Agenda gestartet werden. Wenn es schwerfällt, eine Agenda zu formulieren, so liegt das wahrscheinlich daran, dass Du Dich noch nicht ausreichend mit dem Thema beschäftigt hast. Selbst ein Brainstorming sollte eine Agenda haben!

Verschiebe das Meeting lieber, bis Du Dir über die Inhalte und Ziele klar geworden bist. Marissa Ann Mayer is Vizepräsidentin bei Google und hat in einem Business-Week-Artikel über erfolgreiche Meetings hervorgehoben, dass bei Google die Agenda bereits im Vorfeld verteilt wird: das hilft allen Teilnehmern, sich über die Ziele des Meetings klar zu werden!

3. Läuft eine Uhr?
Auch das ist ein Tipp von Marrisa: um die Meetings fokussiert zu halten, braucht es ein wenig Druck. Dies geschieht am einfachsten mit einer Uhr im Konferenzraum. Noch besser ist ein Wecker (oder eine Weck-App), die die verbleibenden Minuten herunter zählt. Google blendet sogar einen Countdown im Rahmen der Präsentation ein.

Ein weiterer Trick für mehr Fokus ist das berühmte Stand-Up-Meeting, bei dem alle Teilnehmer stehen. Weil das anstrengend ist, arbeiten alle darauf hin, dass es schnell vorbei geht. Eine leichte Version des Stand-Up-Meetings wäre das No-Frills-Meeting, bei dem es keine Getränke gibt. Noch eine Möglichkeit: einfach kurz darauf das nächste Meeting im selben Raum ansetzen – so wird man am Ende gewaltsam aus dem Raum gedrängt.

4. Halten wir uns an die Agenda?
Wenn wir schon eine Agenda haben, dann müssen wir uns auch daran halten. Hat jemand neue Ideen zur Tagesordnung, dann wären das die Punkte auf der Agenda des nächsten Meetings. Oder man nimmt sich der Sache im Nachhinein an und behandelt die Idee/das Problem am Telefon oder unter vier Augen etc. Wenn man darauf nicht achtet, passiert das, was bei vielen Meetings passiert: Es wird endlos diskutiert, oft im Kreise und unter mehrfacher Nennung derselben Punkte.

Das hat Chris Brogan in seinem Artikel How to not have mind numbing office meetings gut dargestellt: Eigentlich sind Meetings nur dann sinnvoll, wenn es darum geht, Informationen zu verteilen oder Entscheidungen zu treffen. Beides sollte vorbereitet sein und lässt somit wenig Platz für Diskussionen. Die meisten Leute sind nämlich auf Diskussionen nicht vorbereitet und wiederholen deswegen ständig das einzige, was Ihnen einfällt.

Wenn Du Dir diese vier Fragen vor und während jedes Meetings stellst, dass Du organisierst, werden Deine Meetings immer besser werden. Hast Du weitere Tipps, um Meetings zu verbessern?

(Bild: cobrasoft bei stock.xchng)