Sitzungen:
4 Fragen für bessere Meetings

Meetings, Sitzungen und Konferenzen können schnell zum grössten Zeitfresser im Arbeitsalltag werden. Vier einfache Massnahmen schaffen Abhilfe.

Meetings, so finden die meisten von uns, sind völlig unproduktiv. Dieses Gefühl kann ich bestätigen: Wenn ich am Tag mehrere Meetings hatte, dann weiß ich danach oft gar nicht, was ich an diesem Tag überhaupt geschafft habe. Ich komme mir leer und unnütz vor.

Bevor wir jetzt alle Meetings absetzen, sei aber auf einen großen Vorteil hingewiesen: Man/frau lernt sich kennen. Miteinander reden, sich gegenseitig sehen und schnuppern heisst, dass Du anfängst, zu den anderen Teilnehmer eine persönliche Beziehung aufzubauen. Trifft man sich zu oft auf zu langen Meetings, verpufft dieser Vorteil. Damit das nicht passiert, präsentieren wir 4 Fragen, um Meetings besser zu organisieren.

Produktivitäts-Coach Laura Stack befragte ihre Kunden, welche Dinge sie am meisten von der Arbeit abhielten (der Artikel findet sich im exzellenten Productive Magazin von Michael Sliwinski, Ausgabe #3, S. 12 ff). Auf Platz 6 ihrer Liste findet sich das Ansetzen von Meetings. Laura Stack empfiehlt, auf die folgenden Punkte zu achten:

1. Brauchen wir all diese Leute?
Ist es wirklich nötig, immer soviel wie möglich Leute einzuladen? Es gibt sicherlich Möglichkeiten, dass einige Personen nicht am Meeting teilnehmen, sondern nur über die Ergebnisse des Meetings auf dem Laufenden gehalten werden. Dies setzt eine Agenda voraus, anhand derer die möglichen Teilnehmer auch selber entscheiden, ob ihre Anwesenheit unbedingt erforderlich ist.

Vielleicht reicht es, dass von jeder beteiligten Abteilung oder Personengruppe nur eine Vertreterin zum Meeting kommt? Darüber hinaus ist es wichtig, mindestens die Ergebnisse schriftlich festzuhalten. Das erfordert eine(n) Verantwortliche(n) für Notizen.

2. Müssen wir uns wirklich treffen?
Bei vielen Meetings hat man im Nachhinein das Gefühl, man wäre auch gut ohne ausgekommen. Das sind in den meisten Fällen die Meetings, die ohne spezifische Agenda gestartet werden. Wenn es schwerfällt, eine Agenda zu formulieren, so liegt das wahrscheinlich daran, dass Du Dich noch nicht ausreichend mit dem Thema beschäftigt hast. Selbst ein Brainstorming sollte eine Agenda haben!

Verschiebe das Meeting lieber, bis Du Dir über die Inhalte und Ziele klar geworden bist. Marissa Ann Mayer is Vizepräsidentin bei Google und hat in einem Business-Week-Artikel über erfolgreiche Meetings hervorgehoben, dass bei Google die Agenda bereits im Vorfeld verteilt wird: das hilft allen Teilnehmern, sich über die Ziele des Meetings klar zu werden!

3. Läuft eine Uhr?
Auch das ist ein Tipp von Marrisa: um die Meetings fokussiert zu halten, braucht es ein wenig Druck. Dies geschieht am einfachsten mit einer Uhr im Konferenzraum. Noch besser ist ein Wecker (oder eine Weck-App), die die verbleibenden Minuten herunter zählt. Google blendet sogar einen Countdown im Rahmen der Präsentation ein.

Ein weiterer Trick für mehr Fokus ist das berühmte Stand-Up-Meeting, bei dem alle Teilnehmer stehen. Weil das anstrengend ist, arbeiten alle darauf hin, dass es schnell vorbei geht. Eine leichte Version des Stand-Up-Meetings wäre das No-Frills-Meeting, bei dem es keine Getränke gibt. Noch eine Möglichkeit: einfach kurz darauf das nächste Meeting im selben Raum ansetzen – so wird man am Ende gewaltsam aus dem Raum gedrängt.

4. Halten wir uns an die Agenda?
Wenn wir schon eine Agenda haben, dann müssen wir uns auch daran halten. Hat jemand neue Ideen zur Tagesordnung, dann wären das die Punkte auf der Agenda des nächsten Meetings. Oder man nimmt sich der Sache im Nachhinein an und behandelt die Idee/das Problem am Telefon oder unter vier Augen etc. Wenn man darauf nicht achtet, passiert das, was bei vielen Meetings passiert: Es wird endlos diskutiert, oft im Kreise und unter mehrfacher Nennung derselben Punkte.

Das hat Chris Brogan in seinem Artikel How to not have mind numbing office meetings gut dargestellt: Eigentlich sind Meetings nur dann sinnvoll, wenn es darum geht, Informationen zu verteilen oder Entscheidungen zu treffen. Beides sollte vorbereitet sein und lässt somit wenig Platz für Diskussionen. Die meisten Leute sind nämlich auf Diskussionen nicht vorbereitet und wiederholen deswegen ständig das einzige, was Ihnen einfällt.

Wenn Du Dir diese vier Fragen vor und während jedes Meetings stellst, das Du organisierst, werden Deine Meetings immer besser werden. Hast Du weitere Tipps, um Meetings zu verbessern?

(Bild: cobrasoft bei stock.xchng)

 

Gregor Groß

Gregor Gross

Gregor Gross

Gregor Groß kam im Jahre des Herrn 1973 zur Welt, kurze Zeit nach dem Tode Bruce Lees. Ob es dabei wirklich zu einer Seelenwanderung kam, ist bis heute ungeklärt. Keine vierunddreißig Jahre später jedenfalls führte ihn sein Weg über einen asiatischen Zwischenstopp nach Brisbane, Australien, wo er Vertrauen in seine kreativen Fähigkeiten fasste.

Seitdem interessiert sich Gregor für Kreativität (darüber bloggt er auf www.denkpass.de) und dafür, wie man Aufgaben richtig organisiert und delegiert, ohne die Kreativität seiner Mitarbeiter zu behindern. Über dies und ähnliche Themen bloggt er hier auf imgriff.com.

Ansonsten versucht Gregor, tagsüber in einer seiner Firmen (alpha-board.de macht Elektronik-Design und Fertigungsservice, mashamo.de exklusive Kinder- und Babymode ohne Kitsch und Schnörkel, lieblingskaro.de Kinderzimmer-Ausstattung, Bettwäsche und Spielzeug im Karo-Look) möglichst viel zu lächeln und dabei kompetent zu wirken, prokrastiniert am liebsten mit Baseballstatistiken und Tageszeitungen und bildet sich Gottweisswas auf seinen Risotto ein.

Sonntagmorgens, wenn ihn seine Söhne um 5:32 Uhr unsanft wecken, wünscht er sich ein Zeitmanagement, das ihm Zeit zum Schlafen verschafft.

Gregor ist via Kontaktseite zu erreichen.

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4 Kommentare

  1. Das ist natürlich die Gelegenheit, noch einmal auf meinen Blogeintrag zum Meeting-Ticker und mein neuerdings.com-Posting zum Konferenzkostenkalkulator Bring TIM hinzuweisen. Damit kann man nicht nur die verbrachte Zeit, sondern direkt die Kosten des Meetings anzeigen lassen.

  2. Ganz schön direkte Fragen – die der Organisator eines Meetings sich sicher stellen sollte. Als Teilnehmerin würde ich sie allerdings im Kopf behalten… ;) Aber genau so scheint es ja auch gedacht zu sein.

  3. Also ich habe die Erfahrung gemacht, dass geschultes Personal (ob jetzt Chef oder ein anderer Mitarbeiter) Meetings erfolgreich leiten können, wenn Sie sich an die oben genannten Punkte halten. Es muss immer jemand den Verlauf organisieren und überwachen und Ausschweifungen unterbinden, zu lange Beiträge auf später verschieben etc. etc. Wenn eine ernsthafte Absicht hinder dem Meeting steht – nämlich die Komnmunikation untereinander zu fördern – kann ein Meeting, eine Sitzung o.ä. positiv und gewinnbringend sein. Aber wie gesagt: geschultes Personal ist hierfür wichtig.

  4. Mein Arbeitgeber hat in allen Büroräumen Touchscreens anbringen lassen, deren System die Sitzungsteilnehmer sozusagen dazu zwingt die oben aufgelisteten Fragen zu berücksichtigen und im Endeffekt mit besseren Resultaten aus der Sitzung zu gehen. (Das System heisst glaube ich Rentouch – bin mir aber nicht ganz sicher) Jedenfalls trägt die Technik in der Zwischenzeit auch schon dazu bei, dass wir nicht nur ineffizient Sitzungszeit abhocken.

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  1. [...] Genau diese Weisheit kann in geschäftlichen Terminen umgesetzt werden, sodass diese möglichst effektiv sowie effizient gestaltet werden sollten. Eingesparte Kosten durch verringerte Zeit sind in jedem [...]

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