Multitasking funktioniert nicht – im Gegenteil: Klarer Fokus auf eine Aufgabe führt zu mehr Effizienz. Focus, Filter and Forget lautet der Ansatz zweier US-amerikanischer Autoren dafür.

Derek Dean und Caroline Webb berichten in ihrem Artikel Recovering from Information Overload im McKinsey Quarterly, warum Multitasking nicht klappen kann – was inzwischen durch zahlreiche Studien belegt ist. Bereits 1967 schrieb Peter Drucker in seinem Buch The Effective Executive (Affiliate-Link), dass die meisten Aufgaben eines Chefs zeitintensiv sind. Drucker schlug vor, sich im Kalender genügend Zeit frei zu halten, niemals aufs Telefon zu reagieren und Anrufe in kurzen Blöcken zu erledigen – was sich ähnlich liest wie unsere heutigen Tipps zum Thema «Fokussiert Arbeiten»: Etwa der Hinweis zum Singletasking aus unserem kleinen Einmaleins oder diese 16 Tipps zum konzentrierten Arbeiten.

3F: Focus, Filter and Forget
Einen weiteren Ansatz schlagen nun Dean und Webb in ihrem Artikel vor. Die 3F sollen helfen, Singletasking im Arbeitsalltag umzusetzen: Focus, Filter und Forget. Das sieht dann so aus:

• Focus: Es geht darum, Zeit für die einzelnen Aufgaben zu haben, um sich vertiefen zu können. Dafür braucht man Platz im Termin-Kalender. Freie Zeit ermöglicht konzentriertes Arbeiten ebenso wie Flexibilität, falls Aufgaben mehr Ideen erzeugen. Wichtig ist außerdem, sich aufs Wesentliche zu konzentrieren – und als Chef beispielsweise nicht jede Entscheidung selber zu treffen. Teile der Verantwortung an Mitarbeiter zu übertragen erhöht deren Motivation, aber eben auch die Fähigkeit des Chefs, fokussierter zu arbeiten. Der Fokus bleibt oben, wenn man nicht jede Mail sofort beantworten muss. Am besten Mail, Telefon etc. gleich ganz abschalten.
• Filter: Beim Filtern ist es wichtig, nur das Unwesentliche raus zu filtern. Es nützt nichts, wenn der Filter komplett ist und man keinen neuen Einflüssen von außerhalb mehr unterliegt. Hier gilt dasselbe wie beim Entscheiden – auch Informationen können delegiert werden. Nicht alles muss man selber lesen und verarbeiten.
• Forget: Damit ist gemeint, unserem Gehirn ab und zu eine Auszeit zu gönnen. Wir führen mit uns selbst ständig ein Selbstgespräch von bis zu 500 Wörtern pro Minute. Ich mache beispielsweise seit ein paar Monaten regelmäßig Yoga. Und weil ich mich da fürchterlich aufs richtige Bewegen konzentrieren muss, verstummt mein Selbstgespräch vorübergehend. Danach ist mein Geist frei, was ich in dieser Reproduzierbarkeit noch nie beim Sport erlebt hatte. Mit Forget ist aber auch gemeint, sich selbst Ruhepausen zu gönnen, in denen man unerreichbar ist und abschaltet, z.B. am Wochenende.

Multitasking ist schädlich für’s Gehirn
Multitasking funktionert nicht – soviel ist inzwischen klar. Multitasking bringt sogar handfeste Nachteile mit sich – auch wenn die Ablenkungen ab und an Spass machen und Multitasking helfen kann, viele kleine Aufgaben zu erledigen. Leider hält es uns aber vom Erledigen großer Aufgaben ab. Dean und Webber zählen die Gründe auf, weshalb Multitasking für das Gehirn schlecht ist:

• Wir denken langsamer: Unser Gehirn kann nur eine Aufgabe gleichzeitig bearbeiten. Der Switch zu einer neuen Aufgabe kostet Zeit und Energie, um kognitive Regeln aus- und einzuschalten (hier könnt Ihr Euch gleich selbst testen). Für Viel-Multitasker dauert das übrigens länger als für Gelegenheits-Multitasker, wie die Forscher Ophir, Nass und Wagner herausfanden.
• Wir sind weniger kreativ: Die vielleicht bekannteste Forscherin der Welt zum Thema Kreativität, Teresa M. Amabile, hat die Arbeitsergebnisse von mehr als 9.000 Menschen untersucht. Die, die sich auf eine Aufgabe gleichzeitig beschränken und in ihr vertiefen, haben kreativere Ergebnisse erzielt als die Multitasker. Die Kreativität von Menschen mit hochfragmentierten Arbeitstagen nimmt ab. Der Grund? Wenn wir Ideen verbinden, brauchen wir Zeit für das Verbinden. Wenn wir von Idee zu Idee hopsen wie beim Multitasking, fehlt uns die Zeit, um die Gedanken kreativ miteinander zu verbinden.
• Multitasken macht süchtig und stresst: Sue Shallenberger schreibt im Wall Street Journal, dass Multitasking dazu führt, dass wir mehr Stresshormone ausschütten. Umfragen haben ergeben, dass Manager sich durch Information Overload ungesund fühlen. Forscher in Harvard haben herausgefunden, dass Online-Verbunden-Sein unserem Hirn ähnliche Gefühle beschert wie Drogen.

» Recovering from Information Overload (McKinsey Quarterly)