Wir alle erhalten zu viele E-Mails – das ist ein Problem. Logischerweise ist das ein Problem, das wir selbst verursachen: Wir versenden alle zu viele E-Mails. Einige Gedanken, ob und wann sich E-Mail als Kommunikationskanal eignet.

von Markus Worch, Unternehmensberater und Inhaber von Worch Consulting

Information und Organisation sind untrennbar miteinander verbunden, sind doch Informationsprozesse eine Grundvoraussetzung für Arbeitsteilung und Koordination. Information sollte alle Funktionen eines sozialen Systems erfüllen: Informationen aus der Umwelt beschaffen, die Entscheidungsfindung vorbereiten, koordinieren und motivieren wie auch soziale Beziehungen aufbauen und aufrechterhalten.

Drei Fragen vor dem Versenden
In der Literatur wird oftmals Kommunikation synonym mit Informationsübermittlung verwendet. Es wird darauf hingewiesen, dass erst dann von Information gesprochen werden kann, wenn der Empfänger einer Nachricht diese «gebrauchen kann». Der Begriff «Information» ist deshalb nicht mit dem Wissen des Absenders verknüpft, sondern mit demjenigen des Empfängers. Daher sollte der E-Mail-Sender sich drei Fragen stellen, bevor man eine E-Mail-Adresse ins An-Feld einträgt:

• Hat das E-Mail einen Bezug zum Aufgabenbereich des Empfängers?
• Ist der Empfänger für die Aufgabe verantwortlich?
• Hat die Information für den Empfänger einen Nutzen?

Ein Übel: Das CC-Feld
Das Versenden von Informationen an Empfänger im CC-Feld ist heute ein Hauptgrund für unproduktives E-Mail-Management. Solche E-Mails werden oft nur aus Höflichkeit oder zur Absicherung verschickt. Die Aufgabe reduziert sich auf die Bereitstellung notwendiger Informationen für genau definierte Tätigkeiten und wird als Kostenfaktor betrachtet, den es zu minimieren gilt.
Man sollte sich folgende zwei Fragen stellen, bevor man eine E-Mail-Adresse ins CC-Feld einträgt:

• Wozu – wenn überhaupt – braucht der im CC-Feld eingetragene Empfänger die Nachricht?
• Was erwarte ich vom Empfänger: Aktivität oder nur Kenntnisnahme

E-Mail oder nicht E-Mail – das ist hier die Frage
Die Forschung versucht, den Grundfragen des Medieneinsatzes in verteilten Kommunikationssituationen auf die Spur zu kommen. Sie fragt nach Einflussfaktoren der Medienwahl – was Menschen veranlasst, sich in bestimmten Situationen für bestimmte Medien zu entscheiden. Und sie fragt nach der Wirkung des Medieneinsatzes – die die Entscheidung für ein bestimmtes Kommunikationsmedium auf den Erfolg oder Misserfolg von Informationsprozessen hat. Die Wahl zeigt auf, welche Faktoren für die Auswahl und Nutzung bestimmter Medien ausschlaggebend sind. In drei zentralen Perspektiven lassen sich wichtige Ergebnisse bündeln:

1. Unterstützt das Medium die eigenen Vorlieben für Bequemlichkeit und Schnelligkeit? Aus Sicht der Perspektive der Akzeptanz bestimmen der persönliche Arbeitsstil und die Kommunikationspräferenzen des Einzelnen die Medienwahl.
2. Was bevorzugt mein Gegenüber? Aus Sicht der Perspektive der kollektiven Akzeptanz entscheidet das Umfeld der Kommunikationspartner über die Auswahl.
3. Wie gut erfüllt ein Medium die Anforderungen der Aufgabe? Aus Sicht der Aufgabe stellt die Information jeweils bestimmte Grundanforderungen, die vom eingesetzten Medium zu erfüllen sind.

Sobald eine Information komplex oder kritisch ist, sollte ein «reicheres» Medium gewählt werden. Das reichste Medium ist das persönliche Gespräch hier können verbale und non-verbale Aussagen aufeinander abgestimmt werden. Das E-Mail ist ein «armes» Medium und gut geeignet für einfache Informationsvermittlung.