Kommunikation:
30 bis 50 Prozent
E-Mail-Zeit gewinnen

Stunden werden heute aufgewendet, um E-Mails zu beantworten. imgriff.com-Gastautor Markus Worch hat sieben Regeln zusammengefasst, um dabei Zeit zu sparen.

von Markus Worch, Unternehmensberater, Inhaber von Worch Consulting und Autor des Kleinen E-Mail-Buchs (Affiliate-Link)

Jeder Mitarbeiter verbringt täglich 15 bis 25 Prozent der Arbeitszeit mit dem Empfangen und Versenden von E-Mails – Zeit die für die wichtigen Arbeiten verloren geht. Wir haben gelernt wie man Briefe schreibt, wie man telefoniert oder wie die Kommunikation auf unseren Erfolg einen wesentlichen Einfluss hat, aber wie man mit dem Medium E-Mail sinnvoll und produktiv umgeht – kennen die Wenigsten.

Die E-Mail-Kommunikation soll menschliche und organisatorische Beziehungen durch geeignete Übermittlung von Informationen möglichst nützlich und harmonisch gestalten und eine vertrauens- und respektvolle Atmosphäre schaffen, aber was soll ich tun, um verschwendete E-Mail-Zeit zu reduzieren?

Folgende Tipps zeigen auf, wie ich 30 bis 50 Prozent E-Mail-Zeit gewinnen kann:

  1. Schreibe weniger E-Mail. Jedes E-Mail, das Du versendest hat eine 60%ige Chance, dass Du vom Empfänger wieder ein E-Mail erhalten wirst.
    » mehr dazu: Wollen Sie diese Mail wirklich senden?
  2. Bearbeite E-Mails in Zeitblöcken. Reserviere Dir Zeit, um E-Mails produktiv zu bearbeiten und zu schreiben. Wenn Du circa 60 E-Mails pro Tag kriegst, solltest Du Dir zwei bis drei Zeitblöcke zum Bearbeiten einplanen, beispielsweise 7.30-8.00 / 11.30-12.00 und 17.00-17.30.
    » mehr dazu: Nur dreimal am Tag zum Briefkasten
  3. Schalte automatische E-Mail-Benachrichtigung auf Deinem Desktop aus, wenn Du nicht innert Minuten auf E-Mails reagieren musst. Sobald Du den Eingang einer neuen E-Mail auf dem Desktop wahrnimmst, reagierst Du darauf und wirst abgelenkt. Studien zeigen, dass dies eine 30 Prozent Arbeitszeit-Vernichtung hervorruft.
    » mehr dazu: Nur 11 Minuten
  4. Gewöhne Dir an, kurz, prägnant und aussagekräftig zu schreiben, denn E-Mail ist ein Informationsmedium und nicht ein Kommunikationsmedium.
    » mehr dazu: 7 Tipps für gute Betreffzeilen
  5. Alle komplexe oder kritische Information sollte mit einem «reicheren» Medium wie Telefon oder persönlichen Gespräch besprochen werden. Da damit non-verbale Aspekte, die wichtig sind für die Kommunikation, beleuchtet werden.
    » mehr dazu: 5 Patentrezepte für produktive Sitzungen
  6. Etabliere im Unternehmen E-Mail-Richtlinien und Regeln, wie der E-Mail-Umgang gestaltet wird. Denn E-Mail ist eine Visitenkarte für jeden Einzelnen und das gesamte Unternehmen.
  7. Bilde Dich und Deine Mitarbeiter weiter. E-Mail ist ein neues Medium und der Umgang damit wurde uns nicht beigebracht. Schulungen, Trainings und Bücher helfen, die E-Mail-Zeit und Stress zu reduzieren. Denn bereits 10% der Arbeitsnehmer leiden unter Stresserscheinungen, wegen der täglichen E-Mail-Flut.
 

Mehr lesen

let.ter: E-Mails schreiben ohne Ablenkung

23.5.2014, 0 Kommentarelet.ter:
E-Mails schreiben ohne Ablenkung

Eigentlich wollten wir nur kurz eine E-Mail schreiben, aber die Inbox hat uns an zig andere pendente Dinge erinnert und schon ist wieder eine halbe Stunde verflogen. Mit der App let.ter lassen sich in einem minimalistischen Fenster Mails schreiben und versenden - und sonst nichts.

E-Mail-Management: Wer für Inbox Zero kämpfen muss, sollte es aufgeben

30.4.2014, 6 KommentareE-Mail-Management:
Wer für Inbox Zero kämpfen muss, sollte es aufgeben

Ein leerer Posteingang klingt in der Theorie für viele Menschen attraktiv. Doch in der Praxis scheinen nur bestimmte Nutzer damit Erfolg zu haben. Es muss sich um eine Persönlichkeitsfrage handeln.

Typische Fehler: Fünf Dinge, die selbst einen Produktivitätsmaximierer immer wieder bremsen

12.3.2014, 6 KommentareTypische Fehler:
Fünf Dinge, die selbst einen Produktivitätsmaximierer immer wieder bremsen

Auch wer über Selbstdisziplin verfügt und ein Verständnis dafür hat, was die eigene Produktivität behindert, ist nicht gegen Fehler gefeit, die den optimalen Arbeitsablauf einschränken. Bei mir ist es beispielsweise zu wenig Disziplin beim Bearbeiten von Mails und beim Konsum von Informationen.

Sich durchsetzen und dabei nett bleiben: Die Quadratur des Kreises?

28.10.2013, 0 KommentareSich durchsetzen und dabei nett bleiben:
Die Quadratur des Kreises?

Kann man sich durchsetzen und dennoch nett bleiben dabei? Und was macht eigentlich echte Souveränität aus? Ein Thema, das gerade auch unsere weibliche Leserschaft umtreibt - aber nicht nur. Einige Gedanken dazu.

Die Grenzen der Verständigung bei Konflikten: Warum die Kommunikation kein Allheilmittel ist

2.9.2013, 0 KommentareDie Grenzen der Verständigung bei Konflikten:
Warum die Kommunikation kein Allheilmittel ist

Kommunikation gilt als Allheilmittel bei Konfliktsituationen im Team. Was dabei gerne übersehen wird: Nicht immer führt sie auch zum Ziel. Ständige Auseinandersetzungen mit den immer gleichen Menschen zum immer gleichen Thema strapazieren die Nerven aller Beteiligten und schaden der Produktivität eines Teams.

Warum wir oft nicht sagen, was wir meinen: Zeit verlieren mit ungenauer Kommunikation

5.8.2013, 6 KommentareWarum wir oft nicht sagen, was wir meinen:
Zeit verlieren mit ungenauer Kommunikation

Eine klare Ansage ist das, was die meisten eigentlich wollen und die wenigsten richtig hinbekommen. Woran liegt es, dass wir oft nicht sagen, was wir meinen, sondern lieber herumdrucksen?

Fargo: Umfangreiche Listen anlegen und verwalten

26.4.2013, 4 KommentareFargo:
Umfangreiche Listen anlegen und verwalten

Mit Fargo stellen wir euch wieder ein web-basiertes Notiz-Tool vor, das aber den Fokus auf Listen und Gliederungen legt. Als Besonderheit speichert das Tool die Notizen im offenen OPML-Standard und synchronisiert die Dateien via Dropbox.

Mit Draft den Überblick behalten: Minimalistische Schreib-App mit Versionskontrolle

19.4.2013, 0 KommentareMit Draft den Überblick behalten:
Minimalistische Schreib-App mit Versionskontrolle

Nachdem Marcel Widmer diese Woche bereits erzählt hat, wie er mit iA Writer ohne Ablenkung schreibt, legen wir heute mit Draft nach: Die browserbasierte App bietet Online-Kollaboration wie Google Drive/Docs, aber darüber hinaus noch eine Versions- und Änderungskontrolle.

iA Writer: Texte schreiben ohne Ablenkung

17.4.2013, 12 KommentareiA Writer:
Texte schreiben ohne Ablenkung

Wer kennt sie nicht, die Angst vor dem weissen Blatt? Man hat die ersten Zeilen geschrieben, und schon kommt der Schreibfluss ins Stocken. Man schweift ab und lässt die Augen über Icons und Menus wandern. Die Gedanken sind jetzt überall, nur nicht dort, wo sie sein sollten: beim Text. Minimalistische Programme helfen, sich auf den Inhalt zu konzentrieren.

12 Kommentare

  1. Beim Link unter Punkt 3, ist ein Html-Element in die Verlinkung geraten. Führt deswegen ins Leere.

  2. denn E-Mail ist ein Informationsmedium und nicht ein Kommunikationsmedium

    Die Aussage bereitet mir Bauchschmerzen, obwohl ich natürlich nachvollziehen kann, weswegen sie da so steht.
    Dennoch: E-Mails sind erst einmal lediglich elektronische Post, elektronische Briefe. Ob das Medium Brief nun als Kommunikations- (also Sender Empfänger) oder als Informationsmedium (also Sender -> Empfänger) genutzt wird, liegt einzig und allein in den Händen der Nutzer.

    • Da muss ich dir zustimmen. Auch ich empfinde die Email eher als ein Kommunikationsmedium. Meistens ist sie aber vor allem der schnellste Weg und eine Menge an Menschen möchten lieber dieses Medium nutzen als das Telefon. Warum? Weil man auf eine Email antworten kann, wenn man Lust dazu hat und nicht, wenn sie klingelt. ;)

  3. Ich habe feste Zeiten, zu denen ich meine E-Mails abrufe – dann werden die unwichtigen und gelesenen Mails entsorgt und die wichtigen Mails den Projekten zugeordnet. Nur dringende Mails werden von mir umgehend bearbeitet. Damit fahre ich recht gut.

  4. Stark. Ich stimme dem Autor voll zu. Hier hätte ich auch noch eine Erweiterung wie man mit dem E-Mail-Wahnsinn fertig werden kann.

    Ich bin ein Chef! Holt mich hier raus – aus diesem E-Mail-Verteiler.

    Stay Focused.

  5. Ich bin jetzt an meinem zweiten Tag, wo ich nur noch 2x Mails abrufe und beantworte und bemerke effektiv bereits eine Produktivitätssteigerung. Ich konnte mir das nie vorstellen, aber e-Mail war offenbar für mich auch immer ein Mittel zur Ablenkung, so dass ich andere Dinge gar nicht erst anpacken musste…

    Wenn man diesen Tipp aber konsequent verfolgt, müsste man es eigentlich auch aufs Telefon anwenden: Sehr oft bin ich an einer konzeptionellen Arbeit dran, werde aber dauernd vom Telefon unterbrochen. Dies ist m.E. noch fast schlimmer, da ich keinen Einfluss auf den Zeitpunkt habe. Konsequenterweise müsste man also z.B. 2 «Kommunikationsfenster» pro Tag definieren, in welchen man per Mail und Telefon erreichbar ist!

  6. binsenweisheiten und der rat an email-schulungen teilzunehmen? unbelegte zahlen und der hinweis auf die eigene firma?
    prima werbeanzeige!

  7. Jeder Mitarbeiter verbringt täglich 15 bis 25 Prozent der Arbeitszeit mit dem Empfangen und Versenden von E-Mails

    Wir wären schon längstens Konkurs, wenn das stimmen würde …

  8. ich kann dem interessanten Bericht nur zustimmen. Bei uns häufen sich auch täglich unzählige E-Mails an die nur durch Überstunden abgearbeitet werden können.

  9. Ich halte den Tipp sich die Zeiten für emails einzuteilen für mit den Wichtigsten überhaupt. Dadurch lasst man sich nicht immer von seiner eigentlichen Arbeit ablenken..

  10. ich habe mir schon von vornherein immer gewisse Zeit genommen, um meine E-Mails zu bearbeiten. Kaum eine Mail ist so wichtig, als dass sie nicht ein paar Stunden auf die Bearbeitung warten kann. Schließlich ist der Fehler der E-Mail Verkehr gedacht.

  11. E-Mail-Flut muss im Team angegangen werden. Ein einzelner kann sich nur schlecht verbessern, wenn sein Team ihn weiter überflutet. Beispiel für Teamregeln im Teamworkblog: http://teamworkblog.de/20…e-mail-wahnsinn.html

Kommentar schreiben

Wir sind sehr an einer offenen Diskussion interessiert, behalten uns aber vor, beleidigende Kommentare sowie solche, die offensichtlich zwecks Suchmaschinenoptimierung abgegeben werden, zu editieren oder zu löschen. Mehr dazu in unseren Kommentarregeln.

* Pflichtfelder

  • Sponsoren

  • Neueste Artikel

    • 01.10.2014, 0 KommentareIn eigener Sache:
      Danke an unsere Autoren!

      Patrick Mollet und Marcel Widmer beenden ihre Tätigkeit bei imgriff.com. Wir möchten ihnen ganz herzlich für das Engagement, die angeregten Diskussionen und viele spannende Artikel danken. An dieser Stelle bedanken wir uns auch bei allen anderen Autoren und Gastbloggern, die in den letzten Jahren für imgriff.com geschrieben haben. Ein spezielles Dankeschön geht auch an Sabine Gysi, Simone Janson und Martin Weigert, die mit Patrick und Marcel zum Kernteam der letzen zwei Jahre gehörten. » weiterlesen

    • GraphiTabs: Browser-Tabs übersichtlich anordnen

      29.09.2014, 0 KommentareGraphiTabs:
      Browser-Tabs übersichtlich anordnen

      Es ist jeden Tag dasselbe: Bereits nach kurzer Zeit wird es im Browser unübersichtlich, weil wir unzählige Tabs geöffnet haben. GraphiTabs schafft für Google Chrome Abhilfe und ordnet die geöffneten Tabs in einer Baumstruktur an. » weiterlesen

  • Newsletter

    Pflichtfelder
    OK
    Bitte füllen Sie das Feld "E-Mail-Adresse" aus.
    OK
    Bitte geben Sie Ihren Vornamen ein.
    OK
    Bitte geben Sie Ihren Nachnamen ein.