Aufgabenverwaltung:
Producteev am Horizont

imgriff.com-Leser Nico Knabe arbeitet am passenden System für seine Aufgabenverwaltung. Ein spannender Einblick in seine Erfahrungen mit Producteev: Was funktioniert und was nicht?

Nico Knabe studiert an der Hochschule Fulda «Angewandte Informatik – Applied Computer Science»

Erste Kanban-Erfahrungen
Wie die Überschrift des Artikels verrät, soll diese Beschreibung an den Beitrag Team Kanban, das wirklich funktioniert von Gregor Gross angelehnt sein. Das System hat mir sehr gefallen und auch die Umsetzung hat mir Spaß gemacht. Da der eingesetzte Webdienst kanbantool.com aber leider nur noch zahlenden Kunden zur Verfügung steht, musste ich mein System wieder aufgeben. Eine adäquate Alternative mit Kanban-Hintergrund suchte ich im Netz vergebens, weshalb ich mich gänzlich von Kanban verabschiedet habe.

Jede Aktion bringt Erfahrung
Eine wichtige Erkenntnis konnte ich allerdings aus dem Versuch mitnehmen: Die Einteilung der Aufgaben. Früher führte ich Aufgaben wie «Vielleicht mal einen Roman schreiben» und  «Auto in die Werkstatt bringen» auf der gleichen Ebene. Diese Aufgaben unterschieden sich; ich konnte aber nicht erkennen, worin sie sich unterschieden. In dem Beitrag Eine To-Do-Liste, die wirklich funktioniert bei ToolBlog fand ich die Unterschiede: die Aufteilung in Horizont-, Möglich- und kritische Aufgaben.

Das Gelernte in einem neuen System einsetzen
Nun musste das Ganze in einem neuen System umgesetzt werden. Da ich des Öfteren schon von Producteev gehört hatte (unter anderen hier auf imgriff.com), wollte ich es ausprobieren. Neben den vielen Möglichkeiten, Aufgaben anzulegen (zum Beispiel durch E-Mail oder ICQ), fand ich vor allem die Umsetzung von Filtern und Etiketten sehr interessant. Etiketten nutze ich, um die Aufgaben zeitlich einzuteilen.

Schritt 1: Labels anlegen
Etikette können im Arbeitsbereich angelegt werden. In dem hier beschriebenen System gibt es zwei unterschiedliche Arten. Zum einen die üblichen kontextbezogenen Bereiche wie «zu Hause» oder «Arbeit». Hinzu kommen die Etiketten, um das eigentliche System umzusetzen:

• (TO DO) HORIZONT – entspricht einer Vielleicht/Irgendwann-Liste
• (TO DO) MÖGLICH – Hier landen Aufgaben, die in der nächsten Zeit erledigt werden müssen
• (TO DO) HEUTE – Aufgaben, die heute anstehen
• (TO DO) JETZT – Die Aufgabe(n), mit der/denen ich mich gerade beschäftige
• WARTEN AUF – Aufgaben, die von anderen erledigt werden müssen

Diese sollten alle in einer Farbe gehalten werden, um sie deutlich von den anderen abzugrenzen. Alle Etikette landen auf der EINBLENDEN-Seite (siehe Abbildung). Damit wäre das System umgesetzt und es kann an die Erzeugung der Aufgaben gehen.

Schritt 2: Aufgaben ein Etikett zuweisen
Nun können wir Aufgaben anlegen und sie mit jeweils einem zeitlichen und einem kontextbezogenen Etikett versehen. Hat man alle seine anstehenden Aufgaben angelegt, klickt man beispielsweise auf HEUTE, um alle Aufgaben angezeigt zu bekommen, welche heute erledigt werden müssen. Zudem sieht man, in welchem Kontext diese Aufgaben stehen. Die kontextbezogenen Etikette liefern dementsprechend alle Aufgaben des Kontextes und den zeitlichen Bezug, also welche Aufgaben am dringlichsten sind.

Will man nun eine Aufgabe heute erledigen, so ändert man einfach dessen Etikett und sie befindet sich in der HEUTE-Liste.

Verbesserungen für die Zukunft (sofern Producteev mitspielt)
Mein Ursprungssystem war eigentlich so geplant, den zeitlichen und kontextbezogenen Bereich noch deutlicher zu trennen. Dafür wollte ich die intelligenten Filter von Producteev einsetzen. Diesen können Etikette zugewiesen werden, wodurch die zeitlichen Komponenten durch die Filter dargestellt werden. Wenn man nun noch diese Etikette im Etiketten-Bereich ausblendet, hat man eine saubere Trennung.

Leider funktionieren aber die intelligenten Filter noch nicht richtig, weshalb ich diese zunächst ausgeblendet habe. Wenn die Entwickler von Producteev diesen Fehler behoben haben, werde ich die Filter wieder einsetzen.

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Fazit
Sowohl der Webdienst Producteev als auch meine Umsetzung scheinen bisher Früchte zu tragen. Ob das Ganze mein endgültiges System zur Aufgabenverwaltung bleibt, ist abzuwarten. Bis jetzt bin ich sehr zufrieden und vielleicht werde ich auch andere Features nutzen, wie zum Beispiel die Kalenderfunktion, für die ich im Moment noch den Google Kalender einsetze. Ich hoffe, die Entwickler merzen den einen oder anderen Fehler noch aus. An dieser Stelle sei vielleicht der Hinweis erlaubt, dass Aufgaben, die aus ICQ heraus erzeugt werden, nicht aus der Inbox verschwinden, was hoffentlich bald behoben wird. Ich bin allerdings optimistisch, dass die Jungs und Mädels das hinkriegen.

Ich hoffe, meine kleine Zusammenfassung von meinem System hat euch gefallen und würde mich sehr über Feedback und Verbesserungsvorschläge freuen.

» Producteev

 

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7 Kommentare

  1. Hi.

    Im Grunde finde ich die Idee richtig gut, vor allem das du die beiden Systeme mischst. Aber ich möchte einfach mal einen provokanten Kommentar einwerfen: sind Kontexte in irgendeiner anderen Phase als “möglich” überhaupt sinnvoll?
    Denn:
    - Wenn ich auf etwas warte, dann tue ich das überall. “Nachfragen”-Tasks stehen sowieso nicht unter “warten auf”
    - Was am Horizont ist sollte mir nicht die Sicht auf meine aktuellen Möglichkeiten verbergen die ich mir selbst gesetzt habe. Die Todos würde ich, wenn ich nach einem Kontext gucke also sowieso ausblenden
    - Was ich jetzt tue tue ich sowieso schon.
    - Und was ich heute machen möchte sollte ich nicht nach dem Kontext entscheiden sondern meine heutigen Kontexte sollten sich danach richten was ich heute schaffen will.

    Ich lausche gerne Gegenstimmen!

    Trotzdem: obwohl ich (auch Informatiker) eher ein Offline-System-Fan bin für solche Dinge hab ich mir bei dir ein wenig was abgeguckt, herzlichen Dank dafür. Jetzt noch eine einfache Todo-Hierarchie mit Aufgaben -> Projekten -> Zielen (-> Werten -> Paradigmen) dazu, das wärs noch *träum* ;-)

    • Hi Martin,

      Vielen Dank für die Kritik. Teilweise muss ich dir zustimmen. Ich geh mal auf die einzelnen Punkte ein:

      Wenn ich auf etwas warte, dann tue ich das überall. “Nachfragen”-Tasks stehen sowieso nicht unter “warten auf”
      Meine kontextbezogenen Etikette beziehen sich nicht unbedingt auf den Standort, wo ich mich gerade befinde. Sie verraten mir vielmehr, um welchen Bereich es sich gerade handelt. Warte ich also auf ein Dokument eines Arbeitskollegen oder auf einen Anruf von der Versicherung. Da Producteev mit dem Google Kalender synchronisiert, verwalte ich meine Termine mittlerweile ebenfalls dort und diese Termine landen dann auch im WARTEN-Bereich, da ich halt darauf warten muss ^^.

      MfG Nico Knabe
      Was am Horizont ist sollte mir nicht die Sicht auf meine aktuellen Möglichkeiten verbergen die ich mir selbst gesetzt habe. Die Todos würde ich, wenn ich nach einem Kontext gucke also sowieso ausblenden
      Man erkennt ja, was zu HORIZONT und was zu MÖGLICH gehört. Es wird an dieser Stelle ja nichts verborgen. Bei sehr vielen Aufgaben könnte es eventuell unübersichtlich werden, dies ist bei mir bis jetzt aber noch nicht der Fall.

      Was ich jetzt tue tue ich sowieso schon.
      Sehe ich ähnlich. Ich habe es nur der Vollständigkeit halber reingenommen, da es das System eigentlich so vorsieht. Bei mir kommt es auch nicht mehr zum Einsatz, da alles wichtige in HEUTE landet.

      Und was ich heute machen möchte sollte ich nicht nach dem Kontext entscheiden sondern meine heutigen Kontexte sollten sich danach richten was ich heute schaffen will.
      Es hängt auch immer etwas vom Kontext ab. Wenn ich heute z.B. aus Zeitmangel meine Mutter nicht besuchen kann, kann ich bei ihr auch keine Aufgaben erledigen. Aufgaben für Andere stellen bei mir einen eigenen Kontext dar, um dies von meinen Aufgaben trennen zu können.
      Ich gehe an der Stelle aber auch über das MÖGLICH-Etikett. Meistens setze ich mich abends hin und suche mir die Aufgaben raus, die ich morgen machen will (von MÖGLICH nach HEUTE). Mindestens einmal die Woche schaue ich in den HORIZONT und suche mir Aufgaben raus, die MÖGLICH sind. Dabei spielt der Kontext selten eine Rolle.

  2. Hier noch eine Lösung, was das Inbox-Problem angeht.

    Die Entwickler scheinen bei einer früheren Version viele negative Feedbacks erhalten zu haben, dass die Nachrichten aus der Inbox verschwinden(Oo), weshalb sie dies raus genommen haben.

    Ich simuliere mir deshalb einfach eine Inbox:
    - Ich nutze die Prioritätssterne nicht für mein System, weshalb ich diese hierfür benutze.
    - Zunächst erstelle ich mir einen intelligenten Filter, der nur Aufgaben ohne Stern anzeigt
    - Wenn nun eine Aufgabe per ICQ erzeugt wird, landet diese in der Inbox.
    - Ich mach nun meine Einstellungen und setze den Prio-Stern auf 1 und schon verschwindet die Aufgabe aus der Inbox.
    - Die andere Inbox sollte ausgeblendet werden.

    Tada

    Nico Knabe

  3. Mh, interessant… ich würde das jetzt mal so interpretieren das du quasi mehrere Arten von Kontext-Etiketten benutzt:
    1. Die auf einen physischen Kontext bezogenen ganz im Sinne von David Allen – so hatte ich zuerst alle interpretiert
    2. Eher auf den Kontext einesProjekts bezogene – das wäre also in gewisser Weise eine minimal-Version der Hierarchie die ich erwähnt hatte. Ich hab versucht sowas in meinem eigenen System einzubauen, aber hab wohl immer zu viel gewollt und mein System dadurch zu komplex gemacht.
    3. Vielleicht auch noch auf einen Lebensbereich bezogene? Das kann ich nicht so erkennen, aber “Bereich” weckt zumindest die Idee und es kommt mir logisch vor solche Tags zu verwenden um die Balance zu halten.

    Wieder was gelernt. Jetzt guck ich mal wie ich das bei mir einbauen kann. Und wer weiß, vielleicht bringt es dir auch noch Vorteile wenn du Arten irgendwie deutlicher trennst?

  4. Hi Martin,

    also was die Kontext-Etiketten betrifft, bin ich bei mir auch noch nicht auf einem grünen Zweig.
    Ich habe mir an der Stelle noch nicht so viele Gedanken gemacht und hab einfach Begriffe gesucht, die als Oberbegriff für verschiedene Aufgaben geeignet sind. Dass dies nicht der passende Weg ist, hab ich schnell festgestellt.
    Projekte sind bei mir auch noch ein wichtiges Thema. Dazu muss ich mir auch noch was einfallen lassen, zumal ich bald von der Hochschule in die Arbeitswelt entlassen werden und es dort nur noch um Projekte geht^^.
    Vielleicht lege ich für jedes Projekt ein Etikett an und alle Projekt-Etikette haben die gleiche Farbe.

    Ich würde mich freuen, wenn du deine Erfahrungen hier schreiben könntest.

    MfG Nico Knabe

  5. Ich finde das System super interessant. Allerdings, es ist auf englisch, oder? Gibt es soetwas auch auf Deutsch?
    LG

  6. Hi,

    Wenn du Producteev meinst, das ist auf deutsch, zumindest zu 95% ^^

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