Wie mein Kanban sich veränderte:
Team Kanban, das wirklich funktioniert

«Personal Kanban» hat mehreren unserer Autoren auf Anhieb gefallen, scheint aber nach anfänglicher Euphorie gescheitert zu sein. Das liegt vermutlich an der fehlenden Flexibilität im Umgang mit neu eintreffenden Aufgaben. Wir zeigen, wie man Personal Kanban nur geringfügig erweitert, um damit mehr Erfolg zu haben.

Meine ersten Versuche mit Personal Kanban enden im Fiasko

Im Frühjahr hat mich imgriff.com-Kollege Thomas Mauch mit seiner Schilderung von Personal Kanban begeistert – seiner ganz persönlichen, an Lean Management angelehnten Art und Weise, seine Arbeit zu organisieren. Ich habe das System ebenso wie Thomas sofort umgesetzt. Keine drei Monate später jedoch hat die Magnettafel andere Aufgaben, mein Personal Kanban gibt es – in dieser Form – nicht mehr.

Nach Magnetwand nun im Web

Beim Tool-Blog gab’s damals eine Linkliste zu Personal Kanban. Dort fand ich Kanbantool.com (mit dem vorher ausprobierten Leankitkanban.com wurde ich nicht so glücklich). Kanbantool ist auch für kleine Teams kostenlos (während LeankitKanban dafür bereits Geld verlangte). Auch fand ich nach einiger Testerei die Bedienung von Kanbantool einleuchtender.

Die erste Entscheidung war also gefallen: Nach Personal Kanban auf Magnetwand würde ich es mit Personal Kanban im Web versuchen. Sollte das klappen, wollte ich es auch gleich für mein Marketing-Team bei alpha-board, einem Dienstleister für Leiterplatten, Layouts und Elektronik-Design, ausprobieren – der Firma, bei der ich tagsüber Marketing und Vertrieb leite und dessen Mitarbeiter schon sehr oft als Echtzeit-Laborratten für meine neuen Produktivitätsideen herhalten mussten (lasst uns an dieser Stelle ein gemeinsames Dankeschön an meine Kollegen richten – bedankt Euch bei ihnen, dass Ihr von meinen Ideen erst etwas erfahrt, nachdem sie ausprobiert wurden).

Wie mein Personal Kanban bis dahin aussah

Eine Erkenntnis aus meinen Versuchen mit Personal Kanban und LeankitKanban war, dass die einzelnen Spalten schnell vor Aufgaben überquellen. In einem Kanban, wie Thomas es aufgebaut hat, gibt es drei Spalten: «Backlog», «Work-In-Progress» und «Done». Im Backlog sammeln sich die Aufgaben, die noch zu erledigen sind. Unter Work-In-Progress staut sich alles, was gerade bearbeitet wird (idealerweise nur eine einzige Aufgabe) und in Done häuft man all das an, was erledigt wurde. Weil mir das zu wenig war, hatte ich noch ein Extrafeld in Work-In-Progress vorgesehen mit dem Namen «Wartet auf». Dort habe ich alles rein gepackt, was begonnen war, aber auf Zuarbeit von Anderen wartete.

Mein Kanban auf Magnetwand

Eine To-Do-Liste, die wirklich funktioniert, sieht anders aus

Wie gesagt: Das System scheiterte. Wie ich seit einem Video von Michael Linenberger weiß, das ich beim Toolblog fand (Eine To-Do-Liste, die wirklich funktioniert), lag das daran, dass sich alle meine Aufgaben in einer Spalte sammelten. Linenberger sagt, dass wir mehrere Arten von To Dos haben und unterscheidet sie nach ihrer Dringlichkeit:

  1. Aufgaben, die unbedingt heute erledigt werden müssen (Genannt: TO DO HEUTE)
  2. Aufgaben, die wir heute bei genügend freier Zeit und viel guter Laune noch erledigen können (TO DO MÖGLICH)
  3. Aufgaben, die demnächst eventuell mal bearbeitet werden könnten (TO DO HORIZONT)

Linenberger argumentiert sehr überzeugend, dass wir alle unsere Aufgaben unbewusst nach diesen Dringlichkeitshorizonten einteilen – und sie deshalb auch so verwalten sollten. In der 1. Kategorie sollten sich höchstens zwei bis drei Aufgaben tummeln, die wir am selben Tag noch erledigen müssen. In diese Liste sollten wir dementsprechend beinahe stündlich reinschauen. In der 2. Kategorie können schon wesentlich mehr Aufgaben stehen, da wir bei genügend Freizeit auch wählen wollen, auf welche dieser Aufgaben wir Lust haben. Anschauen sollte man sich diese Kategorie mindestens einmal täglich (besser mehrmals). Und in der letzten Kategorie sammelt sich dann alles andere – angeschaut wird das mindestens einmal wöchentlich, so Linenberger.

Das fand ich einleuchtend, also habe ich diesen Ansatz in mein Kanban-System integriert, das ja mittlerweile kein Personal, sondern ein «Team Kanban» war.

Unser Team Kanban, das wirklich funktioniert

Unser Team Kanban hat nun also 6 Spalten:

  • TO DO HEUTE (mit höchstens 5 Aufgaben)
  • TO DO MÖGLICHKEIT (mit höchstens 20 Aufgaben)
  • TO DO HORIZONT (theoretisch unbegrenzt)
  • WARTET AUF (theoretisch unbegrenzt)
  • IN ARBEIT (mit höchstens 2 Aufgaben)
  • ERLEDIGT (unbegrenzt und archivierbar)

Die Begrenzungen haben wir so gewählt, dass wir im Team genug Platz haben, alle Aufgaben zu sammeln und zu verteilen. Bei Kanbantool.com sieht man das auch nicht so eng, es lassen sich mehr Aufgaben einstellen als angegeben – man erhält dann aber einen Hinweis. Mehrmals täglich checken wir unsere verschiedenen Aufgabenspalten und sortieren gegebenenfalls Aufgaben in andere Spalten ein.

Unser Team Kanban im Einsatz

Unser Team Kanban im Einsatz

Die Aufgaben bei Kanbantool.com lassen sich taggen. Wir nutzen diese Funktion für unsere Namen – wenn man diese Namens-Tags in der Suchmaske eingibt, werden alle Aufgaben ohne diese Tags ausgeblendet. So können meine Mitarbeiter und ich sehen, welche Aufgaben auf uns und auf andere warten. Wenn es Aufgaben gibt, die wandern, muss man einfach dieses Tag ändern (z.B. von LM auf GG, was in dem Fall dann bei mir landet). Natürlich vergeben wir auch Tags für bestimmte Projekte wie Kundenzufriedenheitsanalyse oder Website. In Kanbantool.com kann man auch gemeinsam bearbeitbare Dokumente anlegen. In einem davon sammeln wir unsere Tags.

Schön ist auch die Möglichkeit, verschiedene Kanban-Boards anzulegen, z.B. für Marketing oder HR. Und man kann Boards auch in Ordnern organisieren. All dies erleichtert die Orientierung für das Team und hilft, die Boards schlank zu halten.

Fazit

Unser Team Kanban ist noch keine drei Monate im Einsatz. Bis es zur Gewohnheit geworden ist, muss man sich natürlich zwingen, es zu benutzen. Das ist aber bei jeder Umstellung der Arbeitsweise so. Das Team Kanban hat einige große Vorteile, wie ich finde: Ich kann Aufgaben verteilen und sehen, woran die anderen im Team arbeiten; und jeder kann für alle anderen Aufgaben festlegen – dem einzelnen ist es aber meistens überlassen, selber festzulegen, wann sie bearbeitet werden. Die Nachteile meines ersten Kanbans sind jedenfalls abgestellt.

Ich bin optimistisch, dass wir bei diesem System bleiben. Ich überlege sogar, es im Unternehmen weiter auszurollen.

Zum Weiterlesen:

» Kanbantool.com – Die beschriebene Website für Kanban-Boards für Teams und Einzelkämpfer

» Eine To-Do-Liste, die wirklich funktioniert (toolblog.de)

 

Gregor Groß

Gregor Gross

Gregor Gross

Gregor Groß kam im Jahre des Herrn 1973 zur Welt, kurze Zeit nach dem Tode Bruce Lees. Ob es dabei wirklich zu einer Seelenwanderung kam, ist bis heute ungeklärt. Keine vierunddreißig Jahre später jedenfalls führte ihn sein Weg über einen asiatischen Zwischenstopp nach Brisbane, Australien, wo er Vertrauen in seine kreativen Fähigkeiten fasste.

Seitdem interessiert sich Gregor für Kreativität (darüber bloggt er auf www.denkpass.de) und dafür, wie man Aufgaben richtig organisiert und delegiert, ohne die Kreativität seiner Mitarbeiter zu behindern. Über dies und ähnliche Themen bloggt er hier auf imgriff.com.

Ansonsten versucht Gregor, tagsüber in einer seiner Firmen (alpha-board.de macht Elektronik-Design und Fertigungsservice, mashamo.de exklusive Kinder- und Babymode ohne Kitsch und Schnörkel, lieblingskaro.de Kinderzimmer-Ausstattung, Bettwäsche und Spielzeug im Karo-Look) möglichst viel zu lächeln und dabei kompetent zu wirken, prokrastiniert am liebsten mit Baseballstatistiken und Tageszeitungen und bildet sich Gottweisswas auf seinen Risotto ein.

Sonntagmorgens, wenn ihn seine Söhne um 5:32 Uhr unsanft wecken, wünscht er sich ein Zeitmanagement, das ihm Zeit zum Schlafen verschafft.

Gregor ist via Kontaktseite zu erreichen.

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7 Kommentare

  1. Hi,

    also ich finde das System durchdacht. Ich werde es mal ausprobieren.
    Mir stellt sich noch die Frage, wie es mit größeren Projekten aussieht? Ich bin da etwas in diesem GTD-Denken. Besteht eine Aufgabe aus z.B. “Webseite bauen”, oder ist eine Aufgabe dann eher “geeigneten Web-Host aussuchen”? Handelt es sich dabei also eher um ein Projekt oder eine nächste Aktion?

    Wenn es die nächste Aktion ist, stellt sich für mich die Frage, wie man den Bezug auf das gesamte Projekt herstellen kann? Die Farben reichen dazu ja nicht aus und wäre auch schwer organisierbar. Tags scheint man zumindest nicht für eine Projektliste sortieren zu können, was ich für eine gute Idee halte.

    Wenn es die Projekte sind, könnte man die einzelnen Teilschritte in der entsprechenden Do-To-List festhalten. Wie macht ihr das? Ich stelle es mir nochmal schwieriger vor, wenn mehrere Menschen daran arbeiten.

    Vielen Dank für den Betrag

    MfG Nico

  2. Wir machen das mal so und mal so. Es gibt eine Aufgabe (Kundenzufriedenheits-Umfrage), bei der wir alle Unter-Aufgaben in der To-Do-Liste dieser Aufgabe verwalten. Das ist aber gerade bei größeren Projekten nicht richtig praktisch.

    Dann empfehle ich, lieber das große Projekt in viele Aufgaben (und somit einzelne Kanbans) zu zerlegen und dann aber für alle diese Kanbans ein gemeinsames Tag zu verwenden (also z.B. für Kundenzufriedenheitsumfrage in 2010 das Tag KZU2010).

    So bleibt die Übersicht besser. Außerdem kann man die einzelnen Aufgaben auf Mitarbeiter taggen (die To-Do-Liste eines Kanbans zwar auch, aber damit wird sie in der globalen Suche nicht angezeigt).

    Was die nächste Aktion angeht: diszipliniert taggen mit “next” oder eine neue Spalte definieren?

    Wir nutzen die Farben für unterschiedliche Aufgaben, also schwarz für Text, gelb für Aufgabe und grün für Meeting z.B.

    Du könntest für große Projekte auch ein eigenes Board anlegen. Die Boards kann man in Ordnern organisieren, also einen Ordner für Marketing, einen für FIBU etc.

    Irgendeinen Kompromiss muss man immer eingehen, so meine Erfahrung. Das hier macht bis jetzt Spaß und funktioniert weitestgehend gut. Das liegt aber auch ganz doll an meiner Mitarbeiterin Natalia, die das wirklich super einsetzt bei uns (und alle anderen mitreißt).

  3. Hi,

    Danke für die Tipps. Da hab ich am WE ja wieder was zu tun ^^. Da werd ich mir mal Gedanken machen.
    Zwei Fragen hätte ich noch: Mit der Spalte TO DO IN ARBEIT kann ich nix anfangen. Für was dient sie? Und worin unterscheidet sie sich von TO DO HEUTE?

    Und in HORIZONT kommen dann die Projekte von GTD rein, die dort auf die Vielleicht/Irgendwann-Liste kommen würden?!

    Dankeschön

    Nico

  4. Auf “In Arbeit” schiebe ich das Kanban, das ich gerade bearbeite. Also die Aufgabe, mit der ich mich JETZT, in diesem Augenblick, beschäftige.

    In der Spalte “TO DO HEUTE” sind all die Aufgaben gesammelt, die ich heute bearbeiten muss. Das können ja mehrere sein – aber nur eine davon bearbeite ich idealerweise zur gleichen Zeit (und die landet dann in “In Arbeit”).

    Und in Horizont landen die Vielleicht/irgendwann-Projekte. Korrekt.

  5. Guten Abend

    also mehrere Boards für unterschiedliche Bereiche anzulegen halte ich für riskant, zumindest bei mir. Ich denke, dass dadurch die Übersicht extrem leidet. Wenn ich stündlich 3-4 Boards durchgehen muss, bleibt nicht mehr viel Zeit fürs Wesentliche. Und dadurch würde ich es wohl irgendwann wieder aufgeben.

    Ich finde den Begriff TO DO HEUTE schwierig mit den internen To-Do-Liste (TDL) in Verbindung zu bringen. Was mach ich denn, wenn ich ein Projekt habe, dass eine interne TDL hat und ich es in die Spalte TO DO HEUTE schiebe? Heißt dass dann, dass ich die gesamte TDL heute abarbeiten muss? Wenn nicht, muss ich es ja wieder in die Spalte TO DO MÖGLICH schieben und das kann ja nicht Sinn der Sache sein, oder etwa doch?

    Ich hoffe mal, dass ich noch eine Lösung für mich finde. Den Web-Dienst finde ich ja schon mal Klasse. Ich hab mal eins zwei Vorschläge hingeschickt. Mal sehen, wie die Jungs darauf eingehen.

  6. Gregor, ich finde ihren Artikel und die Teilhabe an ihren Erfahrungen echt spitze..

    Vielen Dank dafür.

    Hab mir sofort einen account angelegt und bin über die saubere Umsetzung (erstrecht für beta) angetan.

    Für meine persönliche Organisation könnte ich wohl bis auf wiederkehrende Aufgaben und Relations-Management darauf setzen.

    Bei der Zusammenstellung meines Boards stellte ich mir die Frage, ob’s nicht sinnvoller wäre, ganz links mit ToDo HORIZONT, dann MÖGLICHKEIT und dann HEUTE zu platzieren.
    Wär das nicht sinnvoller – zeithorizontmäßig-linear betrachtet und ist es nicht auf kurzem Wege praktischer, die Aufgaben von “ToDo HEUTE” auf “in Arbeit” bzw. “Wartet auf..” zu verschieben?

    Schicke ihnen noch bzgl. einer anderen kanban-Umsetzung einen link per mail..

    cheers.

  7. @F.Feubli: Danke für die Mail und den Tipp mit der Umordnung der ToDos. Die Mail schaue ich mir noch an, die Umordnung ist bereits umgeordnet. Sieht so besser aus.

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