Multitasking funktioniert nicht; das tönt logisch, es gibt Studien dazu und wir sagen es immer wieder, etwa hier oder hier. Ein Test bietet nun Gelegenheit, es in drei Minuten selber auszuprobieren.
Clarke Ching, ein Software-Entwickler, hat vor einiger Zeit auf seinem Blog eine Übung zum Multitasking veröffentlicht, die wir gerne auf deutsch vorstellen: Die Übung lässt in eindrücklicher Art am eigenen Leib erfahren, dass Multitasking nicht effizient ist. Das Ganze dauert drei Minuten und ist ziemlich unterhaltsam. Du wirst in dieser Übung drei «Projekte» bearbeiten, zuerst mit Multitasking, anschließend ohne.
Nimm zunächst ein Blatt Papier und zeichne mit Linien drei – noch leere – Spalten darauf. Die drei Projekte haben folgende Ziele:
Für den Umgang mit dem vollen Posteingang, ungelesenen RSS-Feeds und überlaufendem Twitterstream muss letztlich jeder seine eigene Strategie entwickeln. Aber das Beispiel Anderer ist meist sehr hilfreich. Viele Tricks übernimmt man, verwirft einige wieder, übernimmt oder adaptiert andere, und am Ende steht – hoffentlich – die funktionierende eigene «Umgebung» zum Verarbeiten von Informationen.
Das klingt übrigens nur so technisch, kann aber in der Praxis auch ganz komfortabel aussehen: Das iPad etwa steht für einen neuen, viel entspannteren Konsum digitaler Medien; kein Scannen von RSS-Feeds mehr am Laptop und Schreibtisch, sondern ausgiebiges Stöbern und Lesen langer Texte auf dem Sofa.
Kollege Martin Weigert hat heute bei netzwertig.com seinen persönlichen Werkzeugkasten vorgestellt. Nachvollziehbare Anregungen, die jedem helfen können – und sei es nur, um seinen eigenen Workflow damit zu vergleichen:
In der Firma, in der ich die meiste Zeit verbringe, hat das gute alte Business-Essen viel von seiner Bedeutung verloren. Das liegt zum großen Teil daran, dass wir unser Vertriebssystem auf High Probability Selling (HPS) umgestellt haben. Und bei HPS telefoniert man eben deutlich mehr als die Kunden vor Ort zu besuchen. In anderen Branchen ist das anders: Steuerberater, Anwälte oder Bundestagsabgeordnete sind mehrmals die Woche zum Lunch verabredet.
Duncan Bannatyne, Vorstandsvorsitzender der Bannatyne Group (Fitnessclubs, Hotels und Bars), zeigt in einem Interview mit der Financial Times, welch zentrale Bedeutung der Business-Lunch noch haben kann (Link zum Artikel bei der Financial Times). Er nimmt pro Woche an sechs bis acht geschäftlichen Frühstücken, Mittag- und Abendessen teil. Bannatyne hat sich auf drei bis vier Restaurants festgelegt, in denen man ihn sehr gut kennt – und die er sehr gut kennt. Der Vorteil eines geschäftlichen Essens, so Bannatyne, sei die Möglichkeit, sein Gegenüber persönlich kennen zu lernen und eine Beziehung aufzubauen. Man muss sich nicht gleich dem eigentlichen Thema zuwenden – Bannatyne hebt mehrfach hervor, wie wichtig der Small Talk im Vorfeld ist.
In seinem letzte Woche hier verlinkten Vortrag über «Time & Attention» spricht Merlin Mann unter anderem über die Unternehmenskultur bei Netflix (Netflix bietet DVD-Verleih per Post und Video-Streaming). Das erwähnte Dokument ist nicht ganz leicht zu finden, aber die Suche wert: Die Firmenkultur ist in einer Präsentation beschrieben, die man via Slideshare anschauen kann – und sollte; konsequenter dürfte kaum ein Unternehmen verinnerlicht haben, dass weniger Kontrolle und mehr Verantwortung nicht zu untätigen und planlosen, sondern zu engagierten und mitdenkenden Mitarbeitern führt.
Die jährliche Steuererklärung ist für viele Deutsche immer noch ein Grauen. Die komplexen Steuergesetze und umständlich formulierte Steuerformulare schrecken die Steuerzahler immer wieder davor ab, ihre Steuererklärung anzufertigen. Dabei kann der „durchschnittliche Steuerzahler“ mit einer Steuererklärung eine ganze Menge sparen. Die Lohnsteuerhilfe Bayern verzeichnete im Jahr 2008 rund 1.210 Euro an durchschnittlicher Steuererstattung für ihre rund 500.000 Mitglieder. Und: Es muss nicht immer kompliziert und aufwändig sein – es gibt zahlreiche Helfer, die bei der Anfertigung der eigenen Steuererklärung helfen – etwa die Online-Steuererklärung von KONZ.
Softwareprodukte, die den Steuerzahler bei der Steuererklärung unterstützen, gibt es schon seit vielen Jahren. Mit Tipps, Hilfsrechnern und Beratungsfunktionalitäten versuchen sie, ein bisschen Übersicht in den komplexen Steuerdschungel zu bringen, und unterstützen mit einfach gestellten Interview-Fragen den Anwender beim Erstellen der Steuererklärung. Dabei ist die Steuersoftware auf CD ein Auslaufmodell – der Trend tendiert zur Anfertigung einer Steuererklärung über das Internet (einer sog. Online-Steuererklärung), denn diese bietet zahlreiche Vorteile für den Anwender.
Merlin Mann ist nicht nur einer der bekanntesten Produktivitätsblogger (43folders.com), sondern auch ein hervorragender Redner. Das zeigt das folgende Video, auch wenn er das mit der Zeit nicht so ganz hinbekommt – von den auf einer der (wenigen) Folien notierten fünf Punkte spricht er nur über zwei oder drei.
Das schadet aber überhaupt nicht. Mehr als eine Stunde Denkanstöße galore, über den Unterschied zwischen Zeit- und Aufmerksamkeitsmanagement, Inbox Zero und Meetings, Fluch und Segen der Erfindung E-Mail, informelle und formelle Regeln in Unternehmen, die Komplexität der Jobs von Wissensarbeitern und die Unmöglichkeit der Kontrolle über den Posteingang. Nehmt Euch die Zeit dafür:
«PowerPoint macht uns dumm», sagen manche. So weit würde Sarah Kaplan von der Universität Toronto nicht gehen, aber einen gewissen Einfluss auf Sprache, Verhalten und Denken hat sie sogar wissenschaftlich festgestellt. Mehrere Monate lang nahm sie an Meetings eines Telekommunikationsunternehmens teil und führte Interviews mit Mitarbeitern. Ihr Befund: PowerPoint ist nicht nur eine Software zum Gestalten von Präsentationen, sondern kann, wird es ständig und standardmäßig verwendet, die gesamte Strategie eines Unternehmens bestimmen – die Mitarbeiter denken nach und nach nur noch in präsentationstauglichen Kategorien und Konventionen.
Kein Stau oder kein überfüllter Nahverkehr mehr, keine Klimaanlage mit Eigenleben, keine schwatzenden Kollegen – das Arbeiten von Zuhause aus kann verlockend sein. Und der Weg dorthin muss nicht «Selbständigkeit» heißen. Immer mehr Chefs verabschieden sich von der Präsenzpflicht und überlassen ihren Mitarbeitern für einen oder mehrere Tage in der Woche die Wahl des Arbeitsortes. Stichwort: Results Only Work Environment.
Doch was, wenn diese Freiheit nicht gegeben wird? Wie vorgehen, um den Chef von den Vorteilen der (teilweisen) Heimarbeit zu überzeugen? Workawesome.com hat eine «Anleitung» dazu verfasst. Die Situation ist natürlich bei jedem Einzelnen verschieden, aber einige grundlegende Schritte gleichen sich.
Projekte scheitern immer wieder aus den selben Gründen. Hier die Top 25 der typischen Ursachen.
Projekte sind komplexe Angelegenheiten. Die Teilnehmer haben unterschiedliche Interessen und zeigen variierende Leistung. Dazu kommt, dass jeder von uns zu jedem Zeitpunkt in ziemlich viele Projekte involviert ist, schnell ist man bei fünf, sechs beruflichen, zwei bis drei in der Freizeit, ein paar im Verein, und dann gibt es noch Hobbies, Blogs, Reparaturen, Freunde und andere Begleiter. All das führt dazu, dass es bei Projekten immer wieder die folgenden typischen Probleme gibt (teilweise übernommen und erweitert u.a. von Matthew E. May und PM-Blog):
Das Projektgrößen-Problem: Große Projekte werden niemals rechtzeitig oder im Kostenrahmen fertig.
Das WM-Team-Problem: Nur sehr selten beendet man ein Projekt mit dem Team, mit dem man anfing.
Das Teamgrößen-Problem 1: Wenn Du zu wenig Leute im Team hast, werden sie mit den Problemen nicht fertig. » weiterlesen
Digitale Systeme zur Aufgabenverwaltung sind durchdachte Applikationen mit nützlichen Eigenschaften. Sie haben bloss einen Fehler - sie funktionieren nicht. Post it-Zettelchen haben sich als perfekte «Work arounds» erwiesen. » weiterlesen
«Schöner arbeiten, besser leben» ist unser Motto. Wir befassen uns mit all den großen Konzepten, kleinen Tricks und neuen Tools, die Euch produktiver machen. » weiterlesen
Vorteile einer Online-Steuererklärung
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