Personal Kanban:
To Do’s auf japanisch
Personal Kanban ist eine Methode zur Aufgabenplanung. Sie hilft, die Aufgabenliste zu visualisieren und sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren. Fazit nach einem Monat: Mein Output hat sich damit deutlich erhöht.
Von Toyota über die IT …
Kanban ist eine Methode der Produktionsablaufsteuerung nach dem Zuruf-Prinzip. Das Kanban-Prinzip wurde in den 1940er Jahren von Toyota entwickelt. In den letzten Jahren hat sich Kanban als Methode etabliert, um IT-Projekte abzuwickeln. Die Menge an parallel laufenden Arbeiten wird reduziert, um die Durchlaufzeiten zu senken. Ãœbersetzt bedeutet Kanban soviel wie Karte oder Tafel. Und die Visualisierung von Aufgaben mittels Karteikarten oder Haftnotizen ist auch das zentrale Element.
… zum Produktivitätstool
Im vergangenen Jahr haben findige Köpfe damit begonnen, Kanban als Produktivitätsmethode für Teams oder Einzelpersonen einzusetzen: Das Personal Kanban. Die Grundprinzipien bleiben gleich. Die Aufgaben werden visualisiert und die Anzahl der Items, die aktuell abgearbeitet werden, ist beschränkt.
Schnell und einfach
Ein Personal Kanban aufzusetzen ist denkbar einfach: Man braucht ein Whiteboard und Haftnotizen. Anstelle des Whiteboards lässt sich auch ein A3-Blatt oder ein Flip-Chart-Blatt einsetzen. Auf das Whiteboard zeichnet man drei Spalten:
- Eine Spalte Backlog für alle anstehenden Aufgaben
- Eine Spalte Work in Progress (WiP) für Aufgaben in Bearbeitung
- Und eine Spalte Done für erledigte Aufgaben
Pro Aufgabe schreibt man eine Haftnotiz und klebt sie ins Backlog. Als nächstes wird entschieden, welche Aufgaben zu bearbeiten sind und in die WiP-Spalte gelangen. Einmal erledigt wandern die Haftnotizen in die Done-Spalte und man holt sich neue aus dem Backlog.
Visualisierte Wochenplanung
Zugegeben: Das liest sich etwas banal. Zu meinem eigenen Erstaunen ist aber der Nutzen der Visualisierung sehr groß. Ich verwende seit einem Monat ein Personal Kanban. Ich setze es als Wochenplanung ein und zur Visualisierung meiner Jahresprojekte. Meine Aufgaben verwalte ich grundsätzlich mit Things. Am Freitag abend plane ich die kommende Woche. Alle Aufgaben der nächsten Woche werden aus Things als Haftnotiz im Backlog auf meinem Whiteboard abgelegt. Die Aufgaben für Montag gelangen in die Work-in-Progress-Spalte. Die WiP-Spalte wird täglich überarbeitet und stellt meinen Tagesplan dar. Erledigte Dinge wandern in die Done-Spalte.
Das Jahr im Griff
Das untere Drittel des Boards ist für meine Jahresprojekte reserviert. Das sind große Aufgabenpakete, um meine Jahresziele zu erreichen. Hier hilft die Regel, dass ich nicht mehr als sechs größere Projekte gleichzeitig in Arbeit habe. Dazu gehören auch Kunden- wie auch eigene Projekte, die sich teilweise bei geringem Aufwand über einige Monate hinziehen. Das schafft Konzentration und zwingt mich, mich auf die WiP-Projekte zu fokussieren und nicht 1000 Fäden gleichzeitig in der Hand haben zu wollen.
Fazit: Ich erledige mehr
Nach einem Monat mit Personal Kanban schälen sich für mich deutliche Vorteile heraus. Mein Output hat sich aus verschiedenen Gründen erhöht:
- Ich sehe auf einen Blick, was diese Woche ansteht. Für mich erledigt ein Kanban diese Aufgabe besser und begreifbarer als eine Liste in Things oder auf Papier. Das Kanban ergänzt meine bestehenden Applikationen und Instrumente um ein bisher fehlendes Element.
- Ich arbeite mein Tagespensum konsequenter ab – weil ich jederzeit sehe, was noch im Backlog steht und sich während der Woche anstauen würde, wenn ich meine WiP-Spalte nicht leere.
- Die Beschränkung der WiP-Jahresprojekte führt zu einer Konzentration meiner Kräfte und zu kürzeren Durchlaufzeiten. Das wiederum erhöht meine Motivation und Zufriedenheit.
- Am Ende der Woche habe ich die Befriedigung einer vollen Done-Spalte. Dieses Arbeitsjournal bietet Gelegenheit, die vergangene Woche Revue passieren zu lassen: Habe ich die richtigen Dinge getan? Bin ich zufrieden mit mir? Wo hatte ich Schwierigkeiten? Was tue ich nächste Woche anders? Die Haftnotizen mit erledigten Aufgaben bieten freitags eine Grundlage für eine kurze Reflexion und mein persönliches Weiterlernen.
Personalisier- und skalierbar, on- und offline
Mein Personal Kanban ist eine simple Anwendung dieser Methode. Das ist auch das Schöne daran: Es lässt sich sehr gut an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Ich spendiere etwa wiederkehrenden Aufgaben eine eigene Farbe und habe einen kleinen Platz für Aufgaben eingerichtet, bei denen ich auf Inputs anderer Stellen warte. Andere Beispiele zeigen, dass die Methode für Teams eingesetzt werden kann, oder dass sich ein Personal Kanban mit Getting Things Done kombinieren lässt. Und wer sein Kanban computerbasiert umsetzen möchte, kann auch dies: ZEN von Enkari Ltd. ist eine webbasierte Kanban-Anwendung.
Zum Weiterlesen:
- Der Personal Kanban-Blog von Jim Benson – der Personal Kanban-Evangelist. Sein Buch zum Thema erscheint im Frühjahr 2010.
- Kanban als Methode der Produktionsablaufsteuerung bei Wikipedia erklärt.
- Kanban als «agiler Ansatz» bei IT-Projekten bei it-agile.de
- ZEN, die Personal Kanban-Anwendung von Enkari Ltd.
Artikel per Feed
Artikel per E-Mail
Artikel bei Twitter
Facebook-Seite
Kennst Du ein Beispiel für Letzteres?
Jim Benson hat hier eine Serie zum Thema Personal Kanban und GTD begonnen – er scheint beides ergänzend zu nutzen. Und hier beschreibt ein Stephen Smith, wie er seine Action Cards in einem Kanban einsetzt. Hoffe, das hilft!
Gibt es solch Tool z.B. auch für das Dashboard von Mac? Kennt jemand eins?
Interessanter Beitrag, danke!
Ich frage mich nur, warum man für “DONE” so eine grosses Feld benützt. Funktioniert auch mit nur zwei Tafeln ganz gut.
Ich wende das System am liebsten für kleinere Pendenzen und nicht für Projekte an. Dabei schreibe ich irgendein ToDo auf ein Postit und hänge es auf die linke Seite. Bei der Bearbeitung auf das nächste Feld und wenn es erledigt ist, geht das Postit in den Abfall.
DO IT YOURSELF
Als “Ständer” habe ich einfach drei A4-Kartons mit einem breiten Klebeband zusammengeklebt. Das Ding steht von selbst und man kann es zusammenklappen, sofern man ein par Millimeter Platz zwischen den Karton lässt.
@hampi birthday
Ich kann mir gut vorstellen, dass es einerseits eine ermutigende positive Zwischenbilanz , also ein gutes Gefühl, andererseits eine mitunter wertvolle Übersicht gibt, über das, was man alles an einem Tag, getan hat.
Gerade an hektischen Tagen kommt es mir manchmal vor, eigentlich garnichts geschafft zu haben. Und kann mich tatsächlich an manches nicht erinnern.
Mobile Ergänzung
Ich wechsle tagsüber häufig den Arbeitsplatz. Da war es ganz praktisch, eine “Sammelmappe” (Pappkarton mit mehreren Fächern) zu haben. In den Fächern jeweils ein DIN-A4 Blatt für die Post-Its mit den einzelnen Items.
Ich habe das seit einiger Zeit nicht mehr, denke aber darübe nach, es wieder einzuführen.
Danke für den tollen Beitrag – ich werde mir jetzt ein Kanban für die Pinne bauen ;)
Danke für die Rückmeldungen!
@Julian: Ich kenne kein Tool für das Dashboard. Ausser das ganze Dashboard leer zu räumen, drei imaginäre Spalten einzurichten und das ganze mit Stickies zu füllen. Aber ist wohl wenig praktikabel…
@Hampi birthday: Mir geht’s mit dem Done-Feld tatsächlich so, wie es Oliver beschrieben hat. Für mich eine sinnvolle Ãœbersicht nach einer Woche.
find ich wahnsinnig spannend, und bins jetzt grad am testen. Das A3-Blatt ist natürlich sehr mobil, aber irgendwie fast etwas zu klein. Welche Sticky Grösse nehmt ihr denn? Ich hab hier 40X50mm vor mir…
@Lu: Ich nutze auch die 38×51 mm-Version. Die Frage der Sticky-Grösse ist gar nicht so banal. Weil: Es hat nur eine Aufgabe darauf Platz. Ausserdem zwingt mich die Beschränkung, grössere Aufgaben in konkrete und ‘actionable’ Arbeitsschritte zu unterteilen.
ja das hab ich mir auch gedacht bei meiner Sticky-Wahl.
Was für mich noch ein Problem ist, wenn ichs vor mir auf dem Tisch hab, gibts schnell Ecken in die Zettelchen (ähnlich wie im Artikel zur guten Alten Schreibunterlage). Muss also alles noch optimiert werden…
Wie haben die denn Kannaban in den 1940ern betrieben? Wohl kaum mit Post-its…?
Als Alternative zu ZEN könnte man auch Scrumy einsetzen. Es basiert zwar nicht auf Kanban (sondern auf Scrum), lässt sich aber analog der hier vorgestellten Weise nutzen. Nachteil: Passwortschutz gibt es erst in der Pro-Version.
Mit Interesse verfolge ich die elektronischen Umsetzungen, zumal wir hier fast alle wechselnde Arbeitsplätze haben.
Gibt es noch Alternativen zu ZEN oder Scrumy?
http://leankitkanban.com/
@Tim: Ich kenn ausser diesen beiden keine Applikationen für die persönliche Anwendung. Für Kanban als Produktionssteuerungs-Methode gibt es offenbar einiges (unter ‘e-Kanban’ in Google). Sonst jemand?
Hallo Thomas Mauch!
Vielen Dank für den Tip mit ZEN.
Arbeite nun seit 3 Wochen damit und finde es sehr praktisch.
Dass es über den Browser funktioniert, macht auch einen Wechsel des Arbeitsplatzes ganz simpel. Wo auch immer ich einen PC mit Internetanschluss habe, hab ich auch mein ZEN.
Klar, bei Deinem Whiteboard mit Post-it´s hat man noch mehr Möglichkeiten, aber ich kann das Ding nicht täglich mit mir “rumschleppen”. Mit ZEN hab ich auch zu Hause Zugriff und kann schon den nächsten Tag planen!
Viele Grüße
Melanie
Hallo Melanie, danke für das Feedback, freut mich, dass es für Dich funktioniert! Mein Whiteboard hängt immer noch, allerdings hast Du recht: Ich verbringe die meiste Zeit am gleichen Arbeitsplatz.
Wobei imgriff.com nicht imgriff.com wäre, wenn wir nicht auch dafür einen Tipp hätten. Solltest Du Dich doch entscheiden, ein Whiteboard physisch rumzutragen: Hier haben wir unsere Lieblingstaschen für den Arbeitstransport beschrieben :)
naja ich bin, so ganz untypisch für eine Frau, ein (Hand-)Taschenhasser ;-)
Trage nur Schlüssel, Handy und Terminplaner mit mir rum. (Und falls sich die anderen Frauen fragen: Wo hat sie dann ihr Make-Up und den üblichen Handtaschenkrimskrams? Ja, das hab ich in der Arbeit “gebunkert”.) Alles andere brauche ich nicht unterwegs, sondern entweder zu Hause oder am Arbeitsplatz. Deshalb find ich ja auch ZEN so schön praktisch ;-)
..und jetzt führe ich mir gerade den Bericht über Evernote zu Gemüte. Mal sehen, ob das auch was für mich ist!
viele Grüße von der handtaschenlosen
Melanie
Hallo.
Gut, dieses Kanban- so ähnlich und gleich erfolgreich ist “Vistem”- es lohnt sich damit zu arbeiten, nur die Klebezettel hielten nicht immer ;-)
Herzliche Grüße
Es gibt auch einen praktischen Weg, ein Kanban-Board mit Outlook abzubilden. Das ist für diejenigen interessant, die ihren gewohnten Aufgabenmanager nicht aufgeben wollen und die Synchronisation mit ihren Blackberries etc. brauchen.
Ich habe mir für mein Kanban-Board mehrere Aufgabenordner angelegt. Jeder Ordner steht für eine Stufe (z. B. Inbox, Planen, Bereit, in Arbeit, Dokumentieren, Abrechnen). Den “normalen” Aufgabenordner von Outlook benutze ich für mein Backlog oder die Stufe “Bereit”. Aufgaben wandern so von Ordner zu Ordner.
Für das Kanban-Board selbst, habe ich mir eine neue HTML-Seite für “Outlook Heute” erstellt. Diese enthält im Prinzip eine Tabelle mit sovielen Spalten, wie ich sie brauche. In die einzelnen Spalten binde ich dann eine Aufgabenansicht als Objekt
Die Ansicht (Homepage) von Outlook heute kann mit einem Rechtsklick auf das Postfach (“Eigenschaften für Postfach …”) geändert werden. Einfach auf die zuvor erstellte HTML-Datei verweisen.
Ich habe diesen Weg gewählt, weil ich oft E-Mails in eine Aufgabe umwandeln, in dem ich sie auf meinen Aufgabenordner ziehe. Ich habe kein Tool gefunden, das vernünftig Aufgaben aus meinem Outlook mit einer Kanban-Software synchronisiert. Und ich wollte meine ganzen Aufgaben auch nicht nochmal neu eingeben.
Der Zugriff per Programmierschnittstelle bedeutete mir mehr Aufwand als mir lieb gewesen wäre. Beim Test mit Perl und Win32::OLE schien mir der Offline-Modus in die Quere zu kommen.
So habe ich nun einen praktischen Weg.
Credits an ShamansTears “Outlook: Creating Your Own Outlook Today Page”, http://blogs.tech-recipes…-outlook-today-page/
Hallo Herr Fischbach,
auf der Suche nach einer Outlook-orientierten Kanban Lösung bin ich an zwei Stellen auf Ihren Namen und Ihre Idee gestoßen.
Das mit den Aufgaben und eMails habe ich bisher auch immer so gehalten, die L̦sung u.a. mit der Anpassung der Outlook-Heute Seite war mir neu Рund finde ich nicht uninteressant.
Ehrlich Frage:
Können Sie mir Ihre HTML Seite zur Verfügung stellen.
Ich würde diese gerne einmal bei mir einbauen, und dann ggf. für mich anpassen wollen.
Danke und Gruß aus Braunschweig,
Andre Reckhemke
Kontakt:
andre.reckhemke@gmx.de
@Jan: Vielen Dank für den Hinweis und die Erläuterung. Das ist das erste Mal in zwei Jahren, dass ich es bedaure, nicht mehr Outlook zu benutzen – das hätte ich zu gerne ausprobiert! Weil ich in Outlook eben immer genau das vermisste: Eine vernünftiges Aufgaben-Planungstool für persönliche Zwecke. Danke!
@Jan: Wow, vielen Dank! Hab das mal getestet und es funktioniert sogar ;-)
Hab das zwar nicht mit Tabelle gemacht,sondern die Objekte einfach untereinander mit Überschrift eingebunden. Reicht mir so auch und man kann die Aufgaben tatsächlich auf der Outlook heute-Seite von einem in den den nächsten Ordner verschieben!
Bin total begeistert…
Viele Grüße
Melanie
Hi,
Vielen Dank für diesen Artikel und auch für die restliche Seite. Sie entspricht voll dem Zeitgeist, da jeder Info-Worker ähnliche Probleme zu überwinden hat. Deren Lösung ist hier gut dokumentiert.
Eine Anmerkung zum Thema Software für das Personal Kaban:
Es ist so einfach, so trivial und dennoch gut. Wenn man es digital haben will, kann man sich auch mit einfachen Betriebssystem-Bordmitteln helfen:
man nehme eine PostIt-Anwendung (Kurznotizen) und dekoriere damit seinen Desktop: Backlog, WIP und Done kann man in einem oder drei am oberen Bildrand angeordneten PostIts abbilden. Verfeinern kann man das ganzen mit regelmäßigen Screenshots. Dann hat man eine schöne Historie.
VG,
Enrico
Die guten Erfahrungen kann ich nur bestätigen: ich setze seit nun fast zehn Jahren in Projekten und Trainings ein ähnliches System ein mit sehr positiver Resonanz. Das System lässt sich übrigens mit jeder Software umsetzen, mit der man Kategorien für Aufgaben vergeben kann (z.B. Outlook). Die oben aufgeführten Überschriften als Kategorien anlegen und Anzeige danach sortieren lassen. Die Aufgaben wandern dann von Kategorie nach Kategorie. Schon hat man ein bestehendes System dafür verwendet und kann die Vorteile der Elektronik für sich nutzen.
Outlook hat auch eine eigene Spalte “Status”, die man gut verwenden kann. Man muss also nicht zwingend die Kategorien nehmen, gut für alle GTDler, die die Kategorien schon für die Kontexte verwenden
Im Status gibt es: nicht begonnen, in Bearbeitung, erledigt, wartet auf jemand anderen und zurückgestellt. Dafür dann eine schöne View basteln mit Gruppierung nach Status und schon kann man die Aufgaben auch in den betreffenden Status hin und her schieben.