Ablage im Griff (4):
Erste Schritte mit Mappei und Classei

Im letzten Teil unserer Ablage-Serie haben wir die Mappen-Systeme von Classei und Mappei vorgestellt. Da es Leserfragen zum Einstieg in die Systeme gab, berichte ich hier über meine ersten Schritte mit beiden.

Der größte Unterschied zwischen den beiden Anbietern ist wohl der Service-Umfang beim Einstieg. Bei Classei ist die individuelle Beratung im Vorfeld optional, bei Mappei obligatorisch. Aber der Reihe nach:

Einstieg bei Classei mit dem Business-Set

Nach telefonischer Kontaktaufnahme mit Classei und einem kurzen Beratungsgespräch am Telefon haben wir uns für den Einstieg mit dem Business Set von Classei entschieden. Das ist bereits die umfangreiche Version für den Start in das Mappensystem von Classei, sie kostet 125 Euro. Nach etwa zwei Wochen kam das mittelgroße Paket an.

Nach dem Auspacken fand ich folgenden Inhalt:

  • Anleitung und Informationen
  • Drei hellgraue Kunststoff-Boxen mit passenden Hängeleisten
  • Einige Rückenschilder und Sichttaschen, eine Mappenstütze (damit die Mappen in einer halbleeren Box nicht runterrutschen), 100 Standard-Mappen aus leichtem, hellgelbem Karton und 50 Standard-Mappen aus ebensolchem schwereren Karton
  • Verschiedene Bögen Quick-Tabs in den Farben Weiß (zweimal + einmal Big Tabs), Gelb, Rot, Blau, Orange und Rosa sowie einiges weitere Zubehör und sogar einen Folienschreiber zum Beschriften der Tabs und Mappen
  • Zur Vervollständigung dann noch einige Dehn- und Klarsicht-Kombi-Mappen und ein paar Sammler und Leitkarten.

Hier ein paar Bilder von der Auspackzeremonie (Bilder 1-6 in der Galerie):

Das Business-Set von Classei
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Meine Erfahrungen mit Classei

Nach dem Auspacken und Fotografieren habe ich angefangen, das System einzurichten. Die Mappen werden mit den Tabs gekennzeichnet, diese wiederum gibt es in mehreren Farben. Classei empfiehlt, die Farben für Kategorien einzusetzen. Die ersten Fragen waren somit: Welche Kategorien sind sinnvoll? Und welche Farbe nehme ich für welche Kategorie?

Hier wären Tipps hilfreich, denn ich fand es schwer, die Unterlagen meiner vierköpfigen Familie mal eben zu kategorisieren. Dabei ist diese Kategorisierung schon eine richtungsweisende Festlegung – Probleme mit falscher oder unzureichend genauer Kategorisierung stellt man nämlich erst fest, wenn man viele Mappen mit farbigen Tabs gekennzeichnet hat. Dann ist es aber im Rahmen des Business-Sets eigentlich zu spät, um was zu ändern. Meine Empfehlungen an dieser Stelle:

  1. Überleg Dir Deine Kategorien im Voraus sehr genau!
  2. Bestell sicherheitshalber gleich weitere Bögen mit Quick-Tabs dazu (die sind wirklich schnell verbraucht)

Im nächsten Schritt habe ich alle meine alten Ordner der Reihe nach durchgearbeitet: Unterlage ausheften, Quick-Tab beschriften, auf Standard-Mappe aufkleben, Unterlagen rein, alphabetisch einsortieren (der Vorgang ist im vorigen Artikel dieser Serie beschrieben und bebildert). Es sind natürlich auch andere Sortierungen denkbar, aber wir haben uns fürs Alphabet entschieden. Insgesamt hat der Übergang vom alten ins neue System, in meinem Fall also von Aktenordnern zu Classei, mehrere Wochen gedauert. Es wäre auch an einem vollständigen Tag gegangen, aber dazu fand ich nie die Zeit.

Beim Einrichten mit Classei (Links: alt, Mitte und rechts: neu)

Beim Einrichten mit Classei (Links: alt, Mitte und rechts: neu)

Vieles wird einem erst bei der Benutzung und Einrichtung klar. Die Tipps im Erklärungsheftchen sind recht allgemein gehalten. So habe ich anfangs Rechnungen und Bedienungsanleitungen für Geräte an verschiedenen Stellen abgelegt. Nach einer kurzen Weile fand ich das aber umständlich, weil ich zu viele Mappen beschriften musste. Jetzt packe ich die Rechnung und die Bedienungsanleitung in eine Mappe, was ich von Anfang an hätte machen sollen.

Einstieg bei Mappei mit persönlicher Beratung

Da nun alle Unterlagen meiner kleinen Familie im Classei-Business-Set abgelegt waren, stellte sich die Frage, welche Unterlagen für den Test von Mappei herhalten könnten. Meine Frau betreibt mit sehr viel Elan das Kindermodelabel MASHAMO:KIDS. Da das Label noch jung und somit recht überschaubar ist, teilt meine Frau ihre Arbeit halbwegs hälftig zwischen ihrem Atelier und unserem Wohnzimmer auf, wo die kaufmännischen Unterlagen aufbewahrt sind. Wir entschieden uns, diese Unterlagen mit Mappei zu verwalten.

Nach Terminvereinbarung kam ein freundlicher Vertriebsmitarbeiter von Mappei bei uns vorbei. Er schaute sich das vorhandene Ablagesystem meiner Frau an und sprach mit ihr darüber, wie sie damit arbeitet und welche Anforderungen und Wünsche sie an ihre künftige Ablage hat. Er machte Notizen, schätzte den Umfang unserer Unterlagen ein und legte dann gemeinsam mit meiner Frau fest, was zu uns und unseren Unterlagen passen wird.

Unser persönliches Set von Mappei, für unseren speziellen Fall zusammengestellt im Wert von etwa 300 Euro, kam dann einige Zeit später mit der Post). Wie gesagt: Dieses Paket wird im Beratungsgespräch auf die persönliche Situation angepasst – und kann demzufolge auch mehr oder weniger kosten. In unserem Fall enthielt das Paket sechs Ordnungsboxen aus PVC, 100 Klarsicht-Ordnungsmappen mit Haftstreifen (zur leichten Neukennzeichnung), 100 Ordnungsmappen aus Karton und 20 Aktionsmappen (das sind etwas dickere Klarsicht-Ordnungsmappen, gut zum Transport und für einzelne Projekte). Von den Selbstklebe-Reitern waren jeweils 100 in den Farben Rot, Grün, Blau und Violett dabei sowie ein Folienstift mit Löschwerkzeug, falls man die Reiter für die Aktionsmappen neu beschriften will. Zudem haben wir ein Set für Tages- und Monatstermine erhalten, mit dem man ein Wiedervorlage-System betreiben kann, das auch als Kalender für Aufgaben funktioniert (dazu später mehr in einem Anwenderbericht).

Der komplette Inhalt unseres Mappei-Pakets

Der komplette Inhalt unseres Mappei-Pakets

Meine Erfahrungen mit Mappei

Als das Paket angekommen war, kam unser Berater nochmal vorbei und half meiner Frau bei der Einrichtung. Er gab Tipps, wie andere ihr System verwenden, überließ die Entscheidung aber letztendlich meiner Frau. Die Umstellung von alten zum neuen System lief an einem Tag, die Hälfte davon war unser Berater anwesend und machte mit.

Unser Mappei-System im Bild
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Meine Frau hat sich ihre Kategorien überlegt und die entsprechenden Farben für die Selbstklebe-Reiter ausgewählt. Sie verwendet Leitkarten zur Unterteilung der Kategorien. Die Selbstklebe-Reiter wurden beschriftet und auf die Mappen geklebt. Nach und nach wurden die Ordnungsmappen befüllt (Bilder zu allen Schritten in der Galerie).

Das Ganze ging unerwartet schnell. Unser Schreibtisch ist jetzt ordentlicher, die Ablage funktioniert blendend. Einige Unterlagen legen wir aber wie bisher ab: Die Steuererklärung und Umsatzsteuersachen funktionieren mit Mappei (oder Classei) nicht wirklich, finden wir. Zwar kann man die Unterlagen monatlich in einer Ordnungsmappe sammeln, aber dann soll es ja chronologisch abgeheftet werden. Zwar gibt’s dafür auch Heftstreifen für die Mappen der beiden Anbieter, aber meine Frau wird die fertig abgerechneten Steuersachen dann wohl doch im Hefter sammeln.

Fazit

Jede(r) muss sich selber das System aussuchen, das am besten passt. Ich finde die Beratung bei Mappei wirklich hilfreich. Dafür ist das Einstiegsset von Classei in unserem Fall billiger gewesen (allerdings lassen sich die oben genannten Preise wegen des unterschiedlichen Umfangs definitiv NICHT vergleichen). Meine Ablagen sind jetzt jedenfalls besser in Schuss. Gerade das sonst lästige Einsortieren neu hinzugekommener Unterlagen geht mit den Mappen von Mappei und Classei deutlich schneller. Ich kann beide Systeme also auf jeden Fall empfehlen.

Alle bisher erschienenen Artikel der Serie “Ablage im Griff“:

 

Gregor Groß

Gregor Gross

Gregor Gross

Gregor Groß kam im Jahre des Herrn 1973 zur Welt, kurze Zeit nach dem Tode Bruce Lees. Ob es dabei wirklich zu einer Seelenwanderung kam, ist bis heute ungeklärt. Keine vierunddreißig Jahre später jedenfalls führte ihn sein Weg über einen asiatischen Zwischenstopp nach Brisbane, Australien, wo er Vertrauen in seine kreativen Fähigkeiten fasste.

Seitdem interessiert sich Gregor für Kreativität (darüber bloggt er auf www.denkpass.de) und dafür, wie man Aufgaben richtig organisiert und delegiert, ohne die Kreativität seiner Mitarbeiter zu behindern. Über dies und ähnliche Themen bloggt er hier auf imgriff.com.

Ansonsten versucht Gregor, tagsüber in einer seiner Firmen (alpha-board.de macht Elektronik-Design und Fertigungsservice, mashamo.de exklusive Kinder- und Babymode ohne Kitsch und Schnörkel, lieblingskaro.de Kinderzimmer-Ausstattung, Bettwäsche und Spielzeug im Karo-Look) möglichst viel zu lächeln und dabei kompetent zu wirken, prokrastiniert am liebsten mit Baseballstatistiken und Tageszeitungen und bildet sich Gottweisswas auf seinen Risotto ein.

Sonntagmorgens, wenn ihn seine Söhne um 5:32 Uhr unsanft wecken, wünscht er sich ein Zeitmanagement, das ihm Zeit zum Schlafen verschafft.

Gregor ist via Kontaktseite zu erreichen.

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39 Kommentare

  1. Ich finde es erstaunlich Mappei und Classei zu vergleichen. Die Beratung macht meiner Meinung nach den Hauptunterschied aus. Evtl. wirkt sich das auch im Preis aus, ich weiss es nicht mehr. Aber technisch (Ausstattung, Material und so) gibt es keine merkbaren Unterschiede. Ich hatte immer den Eindruck das eine ist die Billigmarke des anderen, so wie VW vs. Skoda, das eine fühlt sich schicker an und beim Händler gibt es den besseren Kaffee. Ans Ziel kommt man mit beiden Systemen prima (und sie sind kompatibel).

    Ich möchte meine Classei/Mappei-Ablage nicht mehr missen.

  2. Eine gute Einführung in das System. Vielen Dank für den Selbstversuch!

    Ich selbst nutze Classei seit einigen Jahren und habe festgestellt, dass ich mein Ablagesystem immer mal wieder anpasse.

    So habe ich beispielsweise irgendwann die ganzen Betriebsanleitungen wieder ausgelagert in einen großen Stehsammler.

    Überhaupt ist Classei nur ein Teil meiner Ablage. Daneben habe ich noch reguläre Hängemappen (weil ich manchmal zu einem Thema viel Papier und auch Zeitschriften sammeln möchte, was die Classei-Mappen sprengen würde), ein oder zwei Stehsammler und etliche Leitz-Ordner.

    In den Ordnern lagere ich Sachen, die viel Papier mitbringen, die aber nicht im täglichen Zugriff sind.

    :-)
    Ralf

  3. Sehe ich das also richtig, dass die Mappei/Classei Ordner u.a. auch normal für die Privaten Unterlagen gut nutzbar sind?

    Ich habe schon seit gut 2 Jahren gewissen Probleme mit meinen Leitz Ordnern und es werden immer mehr! Das schnelle umsortieren von Papieren, Rechnungen, Kündigungen etc. ist oftmals sehr schwierig bzw. langwierig.

    Das müsste ich mal für die Private Dokumentensammlung antesten.

    • Ja, das System lässt sich prima daheim anwenden. Wie beschrieben, ist es wichtig, vor der Umstellung eine gewisse Kategorisierung vorzunehmen. Welche Bereiche sollen organisiert werden, z. B. Versicherungen, Bedienungsanleitungen usw. Hiervon hängt dann auch der Umfang der tatsächlich benötigten Produkte ab…

  4. Vielen Dank für den Bericht. Ich habe mich vor wenigen Tagen für das CLASSEI System entschieden. Ich möchte es für die private Ablage nutzen. Welche Kategorisierung hast du getroffen. Leider werfe ich meine Entwürfe dauernd um, die Angst vor dem ersten Schritt bzw. Tab-kleben… Danke!

    • Hallo Walther,
      ich glaube, die Kategorisierung hängt stark vom Inhalt deiner Mappen ab. Ich habe die Mappen in unterschiedlichen Boxen und verwende weiß für alle “wichtigen” Unterlagen wie Versicherungen, Kaufverträge, Mitgliedschaften, etc. Andere Unterteilungen sind Internet-Daten, einzelne Workshop-Projekte, Infos.
      Mein Tipp: ein paar Minuten nachdenken und dann einfach beginnen.

  5. Ich bin Lehrer und nutze seit Beginn meines Referendariats Classei-Mappen. Bei einer Kollegin habe ich mal Mappei in den Händen gehabt, fand diese aber irgendwie schlechter. Ich kann nicht genau sagen wieso und warum, aber das war der subjektive Eindruck ;) Einen Kollegen habe ich schon überzeugen können und so geben wir in unregelmäßigen Abständen Sammelbestellungen auf. Ich möchte das System nicht mehr missen. Man findet seine Sachen soooo schnell wieder, das ist der wahre Hammer!

    • Der Eindruck ist natürlich tatsächlich subjektiv. Bei mir sieht es genau umgekehrt aus. Ich finde, dass die Produkte von MAPPEI etwas besser in der Hand liegen. Es hängt natürlich auch immer davon ab, ob man überhaupt vergleichbare Produkte hat. So sind ja z. B. die Mappen in stark unterschiedlichen Stärken erhältlich…

  6. Ich hab mir was ähnliches selbstgebastelt… 100 3-Tabige (heißt das so?) Einstellmappen von Smead und 2 Aufklappbare boxen von leitz dazu, da war ich mit kanpp 50 Talerchen dabei….
    damit ich mit den Taben bei ergänzungen keinen Stress bekomme, habe ich einfach folgendes festgelegt:
    Tab rechts: laufende Sachen
    Tab links: Projekte
    Tab mittig: ideen
    Wobei wichtige Sachen, wie verträge Lohnabrechnungen usw. Sofort bei Eingang in dem Entsprechenden leitzordner kommen.

    • Natürlich kann man sich auch selbst etwas passendes basteln. Allerdings kann man, wenn ich es richtig verstanden habe, das gebastelte System nicht wirklich mit dem im Artikel beschriebenen Ablagesystem vergleichen. Ein großer Vorteil von MAPPEI und Classei ist die farbliche Organisation. Das menschliche Auge kann Farben viel schneller wahrnehmen als Buchstaben, Zahlen und auch Positionen. Außerdem ist mit MAPPEI und Classei durch mehr Positionierungsmöglichkeiten der Reiter eine detailiertere und dennoch übersichtliche Gliederung möglich!

    • Genau sowas günstiges zum Selberbauen suche ich, um erst mal ein System zu entwickeln bevor ich mir dann vielleicht später was “Richtiges” kaufe. Wie heißen denn die Boxen von Leitz? Sowas suche ich nämlich noch, hab aber noch nichts gefunden.

  7. hi,

    das sieht beides interessant aus und ist sicher nützlich. aber kennt ihr schon freedomfiler.com ? das ist echt toll. “maintenance-free filing system”, dass man auch recht gut runterskalieren kann und an deutsche bedürfnisse anpassen kann.

    lG!

    • Das System ist tatsächlich auch interessant. Allerdings, wenn ich es richtig verstanden habe, sind hier die Reiterbeschriftungen vorgegeben. Das System kann somit nicht so einfach auf individuelle Bedürfnisse angepasst werden, wie dies bei MAPPEI oder Classei möglich ist. Außerdem scheint dieses System mit Hängemappen zu arbeiten. Die Nachteile von Hängemappen waren ja in Teil 2 dieser Serie beschrieben worden…

    • Hi,

      da FreedomFiler für die USA gemacht ist, kann man es natürlich nicht “wie gekauft” benutzen. Ich habe für mich nur ihr Konzept adaptiert. Bisher gibt es das wohl nicht für Europa.

      Da es auch farbige Register zu kaufen gibt, die man dann selbst labeln kann, sehe ich da aber kein Problem. Ich brauche bisher nur einen großen Standordner, da lohnt sich alles andere für mich eh nicht…

      Es werden natürlich auch freie Reiter zur eigenen Beschriftung mitgeliefert.

  8. @Walther: Also bei uns sieht es so aus (aus dem Kopf, weil ich gerade auf Arbeit bin):

    - weiss (steht für Papier von Verträgen) ist für Finanzen, Versicherungen etc.
    - rosa (passt in unserem Fall zur schweinchenrosa Haut unserer frisch geduschten Kiddies) ist für alles rund um Personen, also Zeugnisse, Schulsachen, Impfausweise etc.
    - grün ist für Bedienungsanleitungen (und die Rechnungen!)
    - orange (die Farbe der Mappen vom Steuerberater!) ist für alles rund um Steuern (also Jahresabschlüsse, Belege etc.)
    - gelb ist alles für Hausbau, Möbel, Einrichtung, Parkett etc. (Pflegehinweise, Rechnungen, Garantien, Kaufverträge, Kredite etc.)
    - Blau ist für alle anderen Verträge (z.B. Fitness-Studio, ASB oder so)

    Muss man selber finden, was passt. Welche Farbe für was spielt ja auch keine Rolle. Ich habe mir anfangs einen Zettel hingelegt, wo die Farben drauf standen. Jetzt sehe ich es ja an den Mappen, was drin ist bei welchen Farben.

    Notfalls überlege Dir doch eine Kategorisierung und lege Deine Akten in Stapeln hin. Dann kannst Du ja schon mal sehen, wieviel ungefähr in jede Kategorie kommt. Und wie gesagt: das ist sowieso lebendig und verändert sich immer irgendwie.

    @Nimue: Ich hätte gerne Fotos und einen Bericht darüber, was Du da machst. Klingt sehr interessant! Ich würde gerne drüber schreiben!

    @Aprica: Danke für den Tipp zu freedomfiler.com – ich schaue mir das mal an. Vielleicht gibt’s auch darüber mal einen Bericht in Zukunft.

    @MAWSpitau: Bei mir ist es umgekehrt, ich finde Mappei ein klitzekleines bisschen schicker. Aber eigentlich gibt es kaum einen Unterschied zwischen den beiden Systemen. Und ich mische hier bei mir ohnehin kräftig, und es fällt niemandem auf.

  9. Ich habe mir aufgrund eurer Artikelserie letzten November ein Classei-System nach Vorüberlegungen zusammengestellt und für privat angeschafft.
    Dabei muss ich sagen, dass die angebotenen Sets dann nicht so brauchbar waren und wir selbst zusammengestellt haben.
    Und ohne Zweifel ist es so, dass die Vorüberlegungen zu den Kategorien entscheidend sind und anfangs ein bißchen hemmen.
    Deswegen bin ich so vorgegangen:
    - unsere verteilten Sammelstapel auf einen großen Haufen
    - großen Stapel Post-its und Stift daneben
    - dann jedes Dokument in die Hand und überlegen:
    Was ist das? (Vertrag, Versicherung, Garantiedokument …)
    Brauche ich das noch? =>ganz wichtig, weil bei mir hat sich unheimlich viel in Ordnern angestaut, was entsorgt werden konnte
    - Klebezettel mit der ersten Kategorie und Schlagwort beschriften was einem dazu einfällt
    - so bilden sich erstmal Stapel nach Kategorien
    Bei mir hat das auch mehrere Wochen gedauert, und es braucht einen entsprechenden Ablageplatz erstmal.
    Es ist zwar doppelter Aufwand die Vorgänge dann nochmal in die Hand zu nehmen, aber häufig ist die erste Kategorisierung auch etwas tagesformabhängig, außerdem bietet es den Vorteil, wenn mehrere Personen das System nutzen ein paar Beispiele durchzuspielen, ob die Zuordnung für den jeweils anderen logisch ist.

    Aber seitdem ist tatsächlich ein beeindruckender Zeitgewinn bei Ablage und Wiederauffinden eingetreten.

    Als hilfreich dazu fand ich auch die Diskussion unter:
    http://forum.zeitzuleben.…-ablage-classei.html

  10. Danke für den guten Beitrag!

    Der Schweizer Händler Rupp macht aber ganz ordentlich auf Billiger Jakob. Schaut mal seine Webseite an:

    http://www.classei.ch

    Vor allem einen Klick auf seinen Shop lohnt sich (oder auch nicht). Vielleicht hat jemand Lust die Vertretung zu übernehmen?

  11. Ich nutze Classei seit einigen Jahren und möchte es nicht mehr missen. Ich habe nur zwei Kategorien:
    - hellblaue Tabs für Projekte, “nächste Schritte” und andere “doable items”,
    - weiße Tabs für alles andere.

    Die Ordner mit den aktuellen Projekten habe ich in einer extra Kiste, ansonsten ist alles streng alphabetisch sortiert. Funktioniert für mich prima, weil ich in etwa weiß, unter welchem Stichwort ich die verschiedenen Dinge abgelegt habe.
    Alte Projekte oder sonstiges, was ich aussortiere, kommen komplett, mit ihrem Classei-Ordner in alte Stehordner – nur für den Fall, dass ich noch mal reingucken will.

  12. Was ja mal interessant wäre, dass alle Classei- und alle Mappei-Nutzer, und meinetwegen auch alle Freedomfiler-Nutzer (ja, auch Du, @aprica) hier ihre Kategorisierung hinterlassen:

    - welche Farben?
    - welche Tab-Kategorien?
    - welche Tipps und Tricks für Neueinsteiger?

    Wenn genug zusammen kommt, machen wir da auch noch einen Artikel draus.

    • Ich nutze MAPPEI – sowohl im Büro als auch daheim – und bin sehr zufrieden. Für die Organisation zuhause funktioniert bei mir folgende Einteilung recht gut:

      blau: Versicherungen
      gelb: Haus/Wohnung
      rot: Familie/Haustiere
      grün: Finanzen/Bank
      orange: Gebrauchsanweisungen
      weiß: Hobbies

  13. @Gregor
    Und ich hätte gern Weltfrieden ;-). Ernsthaft, ich hab keinen Photoapparat. Und die Bilder von meinem Handy sind einfach zu schlecht. Darüber schreiben könnte ich, bei mir ist das aber ein Zeitproblem. Werktätige Bevölkerung und so ;-)

  14. Hallo,

    ich nutze in der Firma Mappei und Zuhause Classei. Die Systematik ist ja bei beiden Firmen die gleiche. Unterschied ist sicher die Präsentation der Produkte und die Beratung. Da hat meiner Meinung nach Mappei die Nase vorn. Dafür ist Classei etwas preiswerter, wenn ich mich recht erinnere. Dafür ist gefühlt die Classei Homepage vor einigen Jahren stehengeblieben und nicht weiterentwickelt wurden:-)
    Grösster, und aus meiner Sicht nicht unwesentlicher Unterschied sind die Kunststoffboxen. Classei arbeitet immer noch mit Hartplastik. Mappei hat seit einiger Zeit jedoch transparente Kunststoffboxen aus PE (glaube ich) im Angebot. Die sehen schicker aus wenn sie auf dem Schreibtisch stehen und vor allem lassen sie sich aufgrund ihrer Konstruktion besser in die Hand nehmen.
    Daher mein Fazit: Mappen+Tabs Mappei=Classei, Kunststoffboxen Mappei besser als Classei.

    Meine private Struktur sieht folgendermassen aus:
    Farbbeschriftung der Tabs:
    Blau = Lebenslauf und alles was dazu gehört
    Rot = Finanzen/Veträge/Versicherungen
    Grün = Projekte
    Weiss = Referenzen/Informationen

    In Papierform lagere ich aber nur die wichtigsten Dokumente, bzw. die mit denen ich arbeiten muss. Rechnungen beispielsweise bleiben bis zur Bezahlung in Papierform und dann gehts über den Scanner als PDF zur Ablage. Braucht zwar etwas Zeit und vor allem Disziplin, spart dafür aber unheimlich viel Platz:-)

    • @Sven

      Du schriebst: “Rechnungen beispielsweise bleiben bis zur Bezahlung in Papierform und dann gehts über den Scanner als PDF zur Ablage. (…) spart dafür aber unheimlich viel Platz”

      In welchem Programm verwaltest Du die PDFs?

    • @Christoph
      Ich hatte vor einiger Zeit mal mit Paperport und Copernic probiert. Mittlerweile bin ich aber wieder ganz simple und benutze einfach den Windows Explorer. Da ich das nur für privat mache, sind es nicht unüberschaubar viele Dokumente. Und mit einer vernünftigen Ordnerstruktur und Dateibenennung klappt das auch sehr gut.

  15. Ich überlege auch schon länger, wie ich meine Papierberge in ein für mich geeignetes System bekomme.

    Vor kurzem bin ich auf Karteiboxen der Fa. Semikolon gestoßen (http://pourbelle.de/aufbe…ivate-karteibox.html), diese könnte ich mir gut für meine Klientenakten vorstellen. Sehen einfach schicker als Kunststoffboxen aus, die Frage ist natürlich nur wie lange…

    Also alles in allem bin ich mir immer noch unsicher und könnte mir ggf. eine Aufteilung vorstellen: Mappei für alles Private und rund um meine Selbständigkeit, die Semikolon-Boxen für die Klientenakten.

    Hat jemand schon Erfahrungen mit den Boxen von Semikolon?

    • @Olaf
      die Boxen sehen in der Tat besser aus als Kunststoffboxen und haben einen Deckel. Wenn du sie dauerhaft auf dem Tisch stehen hast, dann ist das sicher eine gute Lösung. Aber zum Rumtragen und Wegstellen scheinen sie mir etwas zu unhandlich zu sein. Ich habe meine Kunststoffboxen im Schrank stehen und hole jeweils die Box, die ich gerade benötige auf meinen Tisch. Daher sind mir die Handlichkeit und gute Griffmöglichkeiten wichtig.

    • @Olaf
      Die Boxen sehen tatsächlich schön aus, aber ob sie auch praktisch sind ist mir nicht ganz klar. Werden die Mappen dort ebenfalls eingestellt? Hat man dann mit den Semikolon Mappen eine gute Übersicht und alles direkt im Griff. Ich vermute, dass insbesondere auf die Klientenakten öfters zurückgegriffen werden muss, oder? Hierbei wäre es dann vermutlich sinnvoll, die entsprechenden Mappen ebenfalls in das MAPPEI-System integrieren zu können (z. B. im Hinblick auf eine Wiedervorlage…).
      Ich empfehle den Kontakt mit einem Organisationsberater!

    • @Sven
      Die Boxen von Semikolon sind für meine Klientenakten gedacht, transportieren werde ich diese nicht. Deswegen ist mir das Aussehen auch als Deko-Element mit wichtig. Für alles andere werde ich dann wohl auf Mappei zurückgreifen.

      @Michael
      Wahrscheinlich nehme ich die Mappen von Mappei und lediglich die Boxen von Semikolon.
      Ja, so eine Beratung macht wohl Sinn. Werde mich mal an Mappei wenden und deren Service testen.

      Wenn jemand in Hannover ansonsten einen Tipp für einen Orga-Berater hat, bin ich auch dankbar!

  16. @Michaela:

    Es ist die sogenannte Hängebox Alpha:
    http://deutschland.esselt…4584&forcecat=1

    Und hier die Einstellmappen:
    http://amazon.de/Einstell…66520353&sr=8-1

    Ich schwöre inzwischen drauf. Und ich habe das System schon mehrfach verschenkt.

    • Vielen Dank, ich habe es mir jetzt auch gekauft, allerdings mit zwei der günstigeren Kisten von M&M. Jetzt muss ich sie nur nch einrichten :-) Habe schon angefangen, dauert aber noch, bis ich meine ganze Unordnung hier sortiert habe.

  17. @ Gregor

    Noch interesse? Ich hätte jetzt zeit :-)

  18. Aufgrund dieser Serie im Blog habe ich mich mit Mappei auseinandergesetzt und mich beraten lassen. Das Ordnungssystem läuft nun bei mir seit rund drei Monaten sowohl privat als auch beruflich. Das Fazit:
    - Es funktioniert und schafft mehr Ordnung, Zeit und Platz.
    - Es funktioniert rasch, auch wenn man noch nicht alle Kniffe und Tricks kennt.
    - Mit zunehmender Erfahrung holt man noch mehr raus.
    - Die Beratung ist wichtig, aufwändig, meiner Ansicht nach nötig – und sie ist gut. Die Beratung macht den Unterschied zum bisherigen “Grümschele”.
    - Der Berater löst mir auch jetzt noch rasch und effizient konkrete Fragen und gibt mit Tipps, die mich weiterbringen.

  19. @Dominik: Das freut mich, dass es klappt. Bei mir ist es auch so gewesen – die Ablage ist jetzt einfach besser, schneller und logischer. Ich finde alles schneller, ich kann es schneller ablegen und Ablegen macht einfach mehr Spaß.

    Toll, dass man darüber einen Artikel schreibt und sich diese Effekte dann bei anderen wiederholen. Danke für Deinen Bericht!

  20. Die ersten Schritte sind getan, alle Unterlagen zu meiner Selbständigkeit sind in Mappei umgesetzt, am Wochenende folgen die privaten Unterlagen!

    Am Montag war der Orga-Berater von Mappei 2,5 Stunden bei mir, wir sind meine gesamte Struktur durchgegangen und er hat mir bei den ersten Mappen geholfen, damit ich den Umgang gleich richtig lerne. Hätte nie gedacht, dass ich alle 12 Farben benötige, doch so stimmt die Struktur. Vom Service her kann ich Mappei absolut empfehlen und auch wenn das System in der Erstanschaffung wohl etwas teurer als Classei ist (hab ich nicht überprüft), so war mir die Live-Unterstützung wichtig und hat extrem geholfen!

  21. Ui – ultraspäter Kommentar, ich weiß. Aber vielleicht kommen ja noch ein paar Leute über Google auf diesen Artikel – wie mir das gegangen ist ;)

    Meine Ablage sortiere ich so:
    weiss = Verträge, Policen, Abos
    rosa = Zeugnisse, Personenkram, Hund, Gesundheit
    blau = Garantiebelege, Rechnungen dazu, Lizenzen, Zugangsdaten
    orange = orga-dich-Zeug, Job, Gewerbe, Steuer (alles außer dem Zeug, was beim Steuerberater liegt)
    gelb = Haus, Möbel, Einrichtung, Handwerker, Werkzeug (hier auch thematisch passende Rechnungen – gelb geht vor blau)
    grün = Urlaub, Kultur, Hobbies, allgemeine Infos (riesiger Bereich)

    Dabei lege ich vom Speziellen zum Allgemeinen ab. Das heißt alle Unterlagen im Kontext “Haus” landen in Gelb – egal, ob die auch woanders sein könnten. Einzige Ausnahme: Versicherungspolicen, die will ich zentral haben. Alles was steuerlich nützlich ist, geht zum Steuerberater und liegt später im Archiv in Ordnern. Wichtige Unterlagen in Kopie in meiner Ablage (Gewerbeschein, aktuelle BWAs und so).

    Als Stichwort nehme ich meistens Hersteller, Lieferant oder Marke – wenn es geht. Bei sonstigen Dingen eben Schriftstückbezeichnung (bspw. “Krankenversicherung” statt “$KONZERN_NAME” – aber “XYZ Leasing” statt “Leasing Auto”). Ich mach es halt nach Intuition.

    Darüber hinaus nutze ich aber noch eine selbstentwickelte Ablage-Software, mit der ich alle elektronischen Dokumente verwalte. So muss ich nicht jede Mail ausdrucken bzw. bekomme die PDF-Datei-Flut in den Griff.

  22. Hallo Mirko,

    vielen Dank für die Tipps! Interessant für die Allgemeinheit sind sicherlich noch ein paar Detailinformationen zu Deiner selbstentwickelten Ablage-Software! Ich würde mich auf jeden Fall auch hier über weitere Tipps freuen!

  23. Ich kenne beide Systeme, da ich beide abwechselnd über Jahrzehnte verkauft habe. Mit beiden kann begeistert gearbeitet werden. Um diese Ziel zu erreichen, muss die Organisation so gestaltet sein, dass jeder Vorgang sofort ohne Suchen gezogen werden kann, eine Falschabstellung kaum möglich ist, ohne dass es auffällt und die Bereiterung auch problemlos durch Dritte erfolgen kann. Das erfordert nach meiner Erfahrung unbedingt einen Berater vor Ort. Genauso, wie kein Arrzt per Fernberatung eine einwandfreie Diagnose stellen kann, so verhält es sich auch hier. Schritgut muss anwendungstechnisch “programmiert” werden. Auch hinterher ist eine Vor-Ort Anwesenheit des Beraters unbedingt notwendig. Es wird in der Anwendung sehr viel verkehrt gemacht. Mein Ziel im Verkauf war, viele Anwendungen schon fertig oder mindestens teilweise fertig konfektioniert zu liefern. Oftmals helfen schon entspreched vorgedruckte Reiter. Das erfordert langjährige Erfahrung und genaue Schriftgutanalyse.
    Fazit: Egal welches System, wer nicht davon begeistert ist, wurde nicht oder verkehrt beraten! Aber diese Begeisterung bei meinen Kunden zu erreichen, das war mein berufliches Ziel!

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