Tickler File:
Was man mit den 43 Folders tun kann

Ein Teil eines Tickler Files (Bild: vlauria/Flickr)

Ein Teil eines Tickler Files (Bild: vlauria/Flickr)

Zentraler Bestandteil von David Allens Getting-Things-Done-Methode sind die «43 Folders», 43 Mappen, mit denen man seine Wiedervorlage organisiert. 12 dieser Mappen sind für die Monate des Jahres, 31 für die Tage des Monats. Das Ganze nennt sich auch «Ticker File» und soll wirklich sehr nützlich sein.

Ich sage «soll», weil sich mir persönlich der Nutzen nie erschlossen hat. In meiner Wiedervorlage sind vor allem Aufgaben, und die muss ich nicht physisch ablegen, sondern setze mir Reminder per Mail oder im Kalender oder lege mir Einträge in meinem Taskmanager Things auf ein bestimmtes Datum, zu dem sie dann automatisch erscheinen.

Natürlich sind mit vielen Aufgaben auch Dokumente o.ä. verbunden, aber ich finde es einfacher, diese aus einem Ablagesystem (oder, nun ja, einem Papierstapel) zu ziehen, als ständig 43 Mappen zu pflegen. Es würde mich interessieren, ob Ihr das ähnlich seht oder im Gegenteil überzeugte «43er» seid.

Die heutige Linkempfehlung jedenfalls geht zu David Allens GTD-Blog «GTD Times», denn dort gibt es eine Liste mit Vorschlägen, wie man die 43 Folders nutzen kann. Ich bin noch immer nicht überzeugt, gebe aber zu, dass da ein paar gute Ideen dabei sind:

» Be your own post office (gtdtimes.com)

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein Link zu einem besonders lesenswerten Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

(Bild: vlauria/Flickr)

 

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17 Kommentare

  1. Absolut gleicher Meinung – in diesen Mappen “verschwindet” alles und wird nie abgearbeitet.

    Outlook und das i-phone :-) eicht völlig aus um sich zu organsieren

  2. Neben virtuell verwaltbaren Aufgaben gibt es jede Menge reales zeug, das in den 43 Folders automatisch zum richtigen Zeitpunkt auftaucht. Ich nutze Outlook und die gute alte reale Wiedervorlage.

  3. Ich bin nicht ganz Deiner Meinung, völlig unnütz sind sie nicht. Ich nutze die 12 Monats-Mappen für Dinge, die ich irgendwann im Monat erledigen muss, ohne noch genau den Termin zu kennen (also i.d.R. sehr weit vorausliegende Dinge, die wichtig, aber nicht dringend sind). Beispiel: Vorbereitung für Quartalsberichte.
    Aber prinzipiell gebe ich Dir natürlich recht, was keinen definitiven Termin hat, geht schnell unter …

    Ich nutze intensiv die 1-31-Tage-Mappe für alles was (leider) per Papier kommt, Rest über Google (insb. Calender)und (ganz klassisch) Hipster-PDA..

  4. Mappen?

    Ich arbeite primär digital, nicht analog … amüsiere mich aber köstlich über all jene, die verzweifelt versuchen, Mappen im amerikanischen Format zu teuer kaufen um «43 Folders» nachzubauen! ;)

  5. Ich habe auch schon festgestellt, dass einiges in den Mappen “verschwindet” und dann nicht wirklich abgearbeitet wird.

    Aber solche “Sachen” wie Einladungen für eine Sitzung, Tickets für das nächste Konzert oder Rechnungen, die ich zu einem bestimmten Zeitpunkt zahlen möchte (muss), finden bei mir in den 43 Mappen einen echten Platz.

  6. Ich finde digital auch am besten, komme aber wegen der eingehenden Papierdokumente natürlich auch nicht um eine analoge Ablage herum.

    Allerdings test ich gerade DevonTHINK pro Office (Mac), um zu prüfen, inwieweit sich der Traum vom papierlosen Büro doch noch realisieren lässt. Bei der Gelegenheit: Kennt jemand einen Dokumenten-Scanner, der die echten Dokumente wie auch die digitalen Resultate beim Scan automatisch mit einem Nummern-Stempel versieht? Somit könnte man soch alles in ein verlässliches, digitales Ablagesystem einordnen und würde beides über die Nummerierung leicht wiederfinden.

    • Auch wenn dein Beitrag schon älter ist, aber vielleicht interessiert es noch jemanden.
      Die Funktion, die du meinst, erfüllen Scanner die einen Endorser (feste Zeichenfolge) oder Imprinter (auch beliebige Zeichenfolge) besitzen oder als Zubehör nutzen können. Kodak und Canon haben sowas, die anderen Hersteller wahrscheinlich auch, hab ich nicht gesucht.

    • Endorser also, seh ich mir mal an. Vielen dank für den Tipp!

  7. Unnütz kann man so nicht sagen, ich hab das in meinem aktuellen job eingeführt da digital bei uns nicht teamfähig ist. Da alle Aufgaben (wie zb. Schulungsvorbereitungen etc) bei mir tagesaktuell sind, kann ich mit diesem System auch schon mal krank werden, ohne das man Panikartig bei mir anrufen muß. Meine Kollegen habe ich geschult, so daß sie imer wiessen, wo was zu finden ist und welcher Stand der aktuelle ist. Ich will die Teile nicht missen.

    Und so teuer sind die nicht, die 3-Taben-Mappen von Smeads kosten knapp 18€, die Box von Leitz 15€. 2 Jahre lang hatte ich einen Weidenkorb vom Flohmarkt :-)

    Zuhause reicht mir da eine Pultmappe mit 1 – 31.

  8. » Rainer (3.) u.a.: Dinge, die irgendwann im Monat erledigt werden müssen, sind bei mir entweder “Als nächstes” oder “Irgendwann” (mit den wenigen Zeitstufen fahre ich sehr gut) und können damit gut in den digitalen Taskmanager. Aber das sind eben die unterschiedlichen Arbeitsweisen.

    » mds (4.): Man kann hierzu natürlich alle möglichen Mappen nehmen oder einen Karteikasten oder wasauchimmer.

    » Sascha (6.): Man kann bei vielen Scanprogrammen einstellen, dass die neuen Dokumente eine fortlaufende Nummer bekommen, aber ich kenne keine Lösung, die auch gleich das Papierdokument stempelt. Die müsste dann ja auch unterscheiden können, ob es sich gerade um ein dreiseitiges Dokument mit einer Nummer oder um drei einzelne mit drei Nummern handelt.

    » Nimue (7.): Okay, beim Arbeiten im nicht durchgehend digital-affinen Team bin ich sofort vom Nutzen überzeugt.

  9. Sehe ich genau so wie Du.
    Dieses komplizierte Folder-System ist sicher auch EIN Grund, warum ZTD eher Zulauf erhalten hat.
    Vielen Dank an dieser Stelle für die vielen kleinen Inspirationen.

  10. Es gibt für das Büro auch sogenannte Pultordner. Die gibt es in verschiedenen Ausprägungen. Auch mit 43 Fächern, 31 Nummern und 12 Monaten, nur mit Nummer, wie auch immer.

    Kompliziert sind die gar nicht, sondern sehr nützlich für alles, was in Papier aufschlägt.

  11. Interssant ist 43Folders für Aufgaben, die zwar digital geplant und überwacht, aber dennoch ohne Papier nicht auskommen (Berichtswesen, analoge Korrespondenz, Faxe und so was). Ob man sich dazu einen Karteikasten zimmert, Hängeregistraturen bemüht, Pultordner in diversen Variationen kauft oder das ganze kostengünstig mit einem handelsüblichen Ordner, ausgestattet mit div. Trennblattarten nachbildet ist doch völlig zweitrangig. Hauptsache man kann das ganze Papier “im Fluß” halten, so lange, bis es in die (Kunden-) Ablage gepackt wird weil: erledigt. :)

  12. recht praktisch da mobil
    bin die ganze woche draussen

  13. Ich nutze bereits seit einigen Jahren 43 Hängemappen für alles, was an Papier anfällt und terminiert abgearbeitet wird, selbstverständlich neben der digitalen Planung.
    Ich bin bisher sehr gut damit gefahren. Zumindest ist seit dieser Einführung mein Schreibtisch absolut leer und ohne irgendwelche Körbchen jeglicher Art.

  14. Ich finde die 43 Mappen sehr nützlich, da ich oft unterwegs bin. Da kommen dann die Papiere rein, die ich am jeweiligen Tag brauche (z.B. Fahrkarten, Ausdrucke verschiedener Bahnverbindungen, Stadtplan, Unterlagen; oder im privaten Bereich z.B. das Bonusheft für den Zahnarzt – das vergesse ich nämlich sonst gerne *g*). Ich packe dann einfach die jeweilige Mappe in meinen Rucksack – fertig.

    Ich habe mir vorher lange überlegt, ob ich die durchsichtigen Mappei-Mappen kaufen soll – da seh ich schon vorher ob was drinsteckt – aber das ist so öde. Nun sind es pinkfarbene Leitz-Jurismappen geworden und ich kann mich immer wieder an der Farbe erfreuen. GTD soll ja nicht öde und langweilig sein, sonst macht es keinen Spaß.

  15. arbeite schon seit Jahren mit dem pultordner 31/12
    verstehe die Hype nicht
    wahrscheinlich erst Projekte anfangen dann organisieren???
    vorher Werkzeug anschaffen dann arbeit anfangen
    das gehört zur professionellen AVOR.

2 Pingbacks

  1. [...] hat, muss ich wieder einmal gucken, dass ich mich anders strukturiere. Ich habe mir hier schon die 43 Ordner von Classei geholt und merke schon, wie diese mich entlasten, gerade weil ich nun immer mehr [...]

  2. [...] benötigt zwar PC-Einsatz. Man kann auch z. Bsp. mit dem Hipster PDA oder dem Karteikasten „43folders“ [...]

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