Wir nehmen uns permanent mehr vor, als wir schaffen können. Für dieses Problem gibt es eine einfache Lösung: Kalkuliere Unvorhergesehenes ein und plane entsprechend weniger Aufgaben ein.

(Hinweis: Im «kleinen Einmaleins» sammeln wir grundlegende Produktivitäts-Tipps und -Tricks, die auch herausgelöst aus Systemen wie GTD o.ä. hilfreich sind. Hier findest Du die Übersicht aller bisher erschienenen Artikel.

Es ist das größte Problem mit To-Do-Listen: Zuerst fühlt man sich prima, weil man durch das Aufschreiben der anstehenden Dinge den Kopf frei und das Gefühl bekommt, den Überblick gewonnen zu haben; der erste Schritt zum Erledigen ist damit getan. Der Frust kommt jedoch gerne schon am ersten Abend, wenn man feststellt, wie wenig man tatsächlich durchstreichen kann, obwohl man doch eigentlich den ganzen Tag malocht hat. Egal, ob man eine einzige lange Liste führt oder sich jeden Morgen von neuem hinsetzt und Vorsätze fasst: Am Ende bleibt immer zuviel von dem, was wir uns vorgenommen haben, unangetastet. Die Lösung:

Nimm Dir nur für 60 Prozent Deiner Zeit etwas vor. Ist eigentlich ganz logisch: Wenn die Zeit nie reicht, muss man sich eben weniger vornehmen. Der Schlüssel liegt in der Erkenntnis darüber, warum wir nie alles schaffen, was wir schaffen wollten: Erstens kommt es anders, zweitens als man denkt, und drittens immer etwas dazwischen.

Und genau für diese Dinge, die «dazwischenkommen», braucht es eine eingeplante Zeitreserve. Pufferzeiten für Unvorhergesehenes, für hereinplatzende Chefs, geschwätzige Anrufe, klingelnde Schornsteinfeger, stotternde WLAN-Verbindungen, fehlende Druckerpatronen, unerwartet fehlende Informationen für den nächsten Schritt im Projekt. Eine Verteilung von 60 Prozent für die zu erledigenden Aufgaben und 40 Prozent für Probleme und Problemchen scheint bewährt und angemessen – wenn es sich als zu optimistisch oder pessimistisch erweist, kann man das ja anpassen.

Und wenn Du doch mal exakt so schnell vorankommen solltest wie geplant, dann melde Dich erstens sofort bei uns für eine Homestory – denn wir glauben Dir kein Wort -, und genieße zweitens einfach die freigewordenen Stunden. Das ist ja auch nicht das Schlechteste.