Der Link am Morgen:
Der Weg zum (immerhin teilweise) papierlosen Büro
Das papierlose Büro – ein schon etwas angestaubter Traum, der sich einfach nicht verwirklichen lassen will. Immer wieder landet Post im Briefkasten (den von früher meine ich, der draußen an der Straße hängt), kopieren wir Anträge, müssen wir Formulare ausfüllen. Aber wer wird denn gleich resignieren? Dass wir in absehbarer Zeit nicht vom Papier wegkommen, soll kein Grund sein, dessen Anteil nicht zu minimieren – dort, wo es sinnvoll ist, etwa bei der Ablage von Dokumenten.
Gina Trapani hat für Lifehacker.com den «Complete Guide to Going Paperless» geschrieben, eine gute Zusammenfassung und Anleitung für die ersten Schritte:
» The Complete Guide to Going Paperless (lifehacker.com)
Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein Link zu einem besonders lesenswerten Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!
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Natürlich gibt es zahlreiche Möglichkeiten der Digitalisierung. Allerdings erlangt man hierdurch nicht auch gleichzeitig Ordnung. In einigen Unternehmen, die ich bisher kennengelernt habe, war das Chaos am zentralen Laufwerk sehr groß. Hier ist i. d. R. mehr Diziplin erforderlich als bei einer Papierablage! Die Hemmschwelle eine Datei zu löschen ist oft höher als ein Blatt Papier weg zu schmeißen. Insbesondere in Fällen, in denen viele ältere Unterlagen gleichzeitig digitalisiert werden, ist es oft sinnvoll zunächst eine Organisation der Papierakten zu optimieren. Hierzu ist die Serie Ablage im Griff (http://imgriff.com/tag/ablage-im-griff/) dann doch wieder hilfreich!
» Michael: Der verlinkte Artikel richtet sich ja vor allem an den Einzelanwender, da muss jeder selbst herausfinden, mit welcher Art der Ablage er am besten fährt (ein Entweder-Oder ist es ja ohnehin so gut wie nie).
Zuhause scanne ich inzwischen sämtliche Post, die aufbewahrt werden muß, ein (geht mit meinem Scanner/Drucker wunderbar schnell) und lege es in Jahresordnern ab. dann brauch ich nur noch Jahren löschen.
Abgespeichert wird so:
Korrespondenz>>2008>>09 (zb. für September)
Wenn ich etwas suche, von dem ich nicht weiß, wann es abgelegt wurde, aber was darin vorkommt, verwende ich agent ransack…. Der läßt mich nie im Stich.
Funktioniert seit 3 Jahren prima :-)
Hmm ich möchte das nicht,
liegt vielleicht daran das ich aus der Druckbranche komme…
Arbeiten tut es sich digital natürlich leichter, keine Frage,
aber der Wert eines bedruckten Stück Papiers liegt bei mir weit höher
als bei einer virtuellen Datei deren langjährige Archivierung schwierig ist.
Ja das geträumte papierlose-Büro.
Ich für meinen Teil, hab mir seit einiger Zeit an gewöhnt so wenig wie möglich Papier zu benutzen / produzieren.
Hab einen Din A 3 Drucker/Scanner und 2 große Ablagen (IN / OUT) in die IN-Ablage kommt alles zum scannen ist und in die OUT-Ablage alles gescannte. Beim Scannen lege ich dann einfach für das Dokument Schlagwörter an (Büro, Finanzen, Datum, Privat,….) und das kommt alles auf meine extra Festplatte, dort habe ich mir die Struktur so aufgebaut wie meine Papier-Ordner Wand. Somit hab ich einmal die reale Abbildung und eine digitale Abbildung.
Zum bearbeiten d.h. Notizen oder Markierungen anzubringen nutze ich das Vorschau Tool von Apple, damit kann man relativ bequem in PDF`s wie gewohnt markieren und Notizen anbringen.
Sonnige Grüße#
Chris
Zum “beschreiben” meiner PDFs nutze ich PDF-XChange Viewer.
Geniales Teil.