Der Link am Morgen:
Wieso der E-Mail-Posteingang keine gute To-Do-Liste ist
Gestern verlinkten wir hier die Produktivitätsgeheimnisse des Journalisten David Pogue von der New York Times. Eines davon ist, dass er seinen E-Mail-Posteingang als To-Do-Liste benutzt. Nix mit Inbox Zero also.
Blogger Leo Babauta ist damit nicht recht einverstanden. Seine Gegenargumente:
- Man kann die Betreffzeilen von Mails nicht ändern, die To-Do-Liste also de facto nicht selbst schreiben.
- Eine Mail kann mehrere Aufgaben enthalten, die dann als solche aber nicht direkt sichtbar sind.
- Man kann die Mails nicht umsortieren, die Reihenfolge der Punkte auf der To-Do-Liste also nicht selbst bestimmen.
- Man kann die Mails nicht priorisieren, also zum Beispiel nicht die wichtigsten drei Aufgaben ganz oben anzeigen.
- Ein Posteingang ist voller Ablenkungen – schon durch neu eintreffende Mails, während man seine To-Do-Liste durchgeht.
Seine Begründungen im Detail:
» Why Your Email Inbox Is NOT a Good To-do List (zenhabits.net)
Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein Link zu einem besonders lesenswerten Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!
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Für David Pogue scheint es jedenfalls zu funktionieren …
Letztlich hat er auch nur die Frage beantwortet, wie er seine Dinge so gut geregelt bekommt. Für andere muss sein System ja nicht passen.
Das ist doch genau eines der Probleme, dass Menschen auf der Suche nach dem ultimativen Produktivitätsgeheimnis sind, das bei jedem funktioniert. Gäbe es diesen Wunsch nicht, würden die Selbsthilfebücher und Blogs nicht boomen ;-)
Eine der wesentlichsten Aussagen von David Pogue war m.E., dass er jemanden hat, der ihm den Rücken freihält. Wer sich nicht mit dem alltäglichen – wenig prickelnden – Routinekram aufhalten muss, kann auch besser fokussieren.
Nur eine kleine Anmerkung zum Punkt “es kann der Betreff von eMails nicht geändert werden”. Bei Outlook funktioniert das wunderbar. Auch bei eingegangenen Mails lässt sich der Betreff ändern. Beim Schließen auf speichern klicken, schon steht der geänderte Betreff drin.
Ansonsten lassen sich mit individueller Nutzung der Nachverfolgung und einem damit verbundenen Farbsystem die dadurch vorgefilterten Mails gut im Griff behalten.
Funktioniert zumindest für mich :-)
Ich nutze meine E-Mail schon seit Jahren als ToDo-Liste, bin aber auch ein erklärter Feind des Posteingangs: da sollten m.E. immer exakt null Mails sein. Alle Mails werden dreimal am Tag in Kategorien gepackt: entweder als Wiedervorlage für “heute” oder mit einem konkreten Datum oder in “irgendwann” (das räume ich in der Regel Freitag nachmittags auf).