Kleine Helferlein:
Die Schreibunterlage
Wir alle lieben unsere schicken digitalen Tools. Häufig jedoch ist Papier unschlagbar: Die gute alte Schreibunterlage etwa kann es locker mit der ach so coolen Konkurrenz aufnehmen.
Mein Produktivitäts-Universum ist hochgerüstet: Evernote, Remember the Milk, RSS-Reader, Mail, iCal und andere arbeiten fein säuberlich integriert zusammen. Selbstverständlich auf allen Plattformen, vom iPhone zum Laptop, lokal und webbasiert, ortsunabhängig und kollaborativ sowieso: ein Netzwerk an Produktivitäts-Autobahnen. Aber ich habe auch noch einen Trampelpfad: meine Schreibunterlage. Wieso ich darauf nicht verzichten möchte – auch wenn sie weder Flash noch Javascript kann und sich schon gar nicht synchronisieren lässt:
Taugt für alles
Die Schreibunterlage ist universell einsetzbar und erledigt viele kleine Aufgaben. Nehmen wir kurze Notizen: Natürlich verwende ich dafür Evernote, aber das ist sicher nicht zur Hand, wenn ich telefoniere und mir eine Telefonnummer aufschreiben muss. Die Post it-Zettelchen hat der Hund gerade weg-apportiert und der Notizblock liegt irgendwo unter dem Papierberg. Meine Schreibunterlage aber ist immer da, wo sie sein sollte. Das gleiche gilt, wenn ich die Notiz wieder suche. Die Telefonnummer, das hingeskribbelte Passwort, die dringende Pendenz sind noch da, wo ich sie hingeschrieben habe. Der Luftzug ist nicht mehr mein Feind und kein Papier verschwindet mehr von meinem Schreibtisch. Ein großes Anwendungsgebiet sind außerdem Skizzen, Mind Maps oder die wichtigen Zeichnungen, die man während Telefonkonferenzen erstellt.
Ausgeklügelte Suchfunktionen
Ein Pluspunkt: Meine Schreibunterlage hat keine Listen, keine Tags, keine Terminfelder – sie ist praktisch ohne Struktur. Ich kann Dinge aufschreiben, ohne zu überlegen, a) welches das richtige Tool dafür ist, b) welches Schlagwort ich dafür vergebe und c) ob ich die neueste Version der Software runtergeladen habe. Denkfaul wie ich ab und zu bin, entschlackt das meinen Arbeitstag. Natürlich, zu Beginn braucht das ein wenig Ãœbung. Man muss lernen, irgendwo auf dieses weite weiße Stück Papier etwas hinzuschreiben. Keine Angst, man kann es lernen. Ein echter Knüller aber ist die Suchfunktion. Die Suchmaschine meiner Schreibunterlage funktionert so, dass ich einen konzentrierten Blick über das Blatt gleiten lasse, von links oben nach rechts unten. Die Suche ist nicht case-sensitiv und es können beliebige Operatoren und deren Kombinationen eingesetzt werden. Gefundene Ergebnisse werden durch ein leises ‘aha’ quittiert, aber nirgends aufgelistet. Diese Suche hat den Vorteil, dass ich ständig über Dinge stolpere, die ich sowieso mal tun wollte oder die Idee wieder lese, die ich jetzt mal angehe. Das passiert unstrukturiert, birgt aber ein großes Kreativitätspotenzial.
Features ohne Ende
Die Wahl der richtigen Schreibunterlage ist ein wichtiger Schritt im persönlichen Produktitiväts-Prozess. Man muss sich damit wohl fühlen und sie muss die eigenen Bedürfnisse abdecken. Da ich für meine Unterlage etwas Geld ausgegeben habe, kommt sie ohne bunte Werbeinformationen. Sie verfügt über fünf Elemente: Zuoberst, in der Kopfzeile, eine Wochenagenda mit Tageszeit-Einteilung, eine Box für jeden Tag. Sehr praktisch, um zum Beispiel den eigenen Arbeitstag zu planen. In der Mitte befindet sich eine weiße Freizeichen-Fläche. Gut für Mind Maps oder Skizzen. Links davon eine karierte Fläche – zu Beginn gibt einem diese Struktur ein wenig Halt. Besonders cool finde ich das rechte Drittel. Ein Notizfeld für Parallelprojektionen, das das Aufzeichnen von 3D-Objekten unterstützen soll (Körpermännchen statt Strichmännchen). Sollte ich jemals lernen, Parallelprojektionen zu zeichnen, hilft das sicher. Zu guter Letzt die Maß-Skala am unteren Rand. Die Skala erspart den Griff zum Lineal, um einfache Mess-Aufgaben schnell und zuverlässig zu erledigen. Die Blätter der Unterlage sind raffinierterweise am unteren Ende zusammengeleimt. Diese Lösung verhindert das Entstehen der verhassten Eselsohren!
Man kann kaum ohne
Ihr seht, meiner Meinung nach ist die Schreibunterlage ein sträflich vernachlässigtes Instrument. Sie lässt sich hervorragend in bestehende Produktivitätssysteme integrieren. Sie ist ein Instrument, das Lösungen für unzählige kleine Probleme und Fragestellungen bietet, dafür aber nicht mal allzu hohe Investitionen abverlangt. Die Schwächen wollen wir nicht verschweigen: Es handelt sich um eine proprietäre Entwicklung und die Security Features lassen arg zu wünschen übrig. Mit passenden Workarounds lassen sich aber auch diese Probleme umgehen. Kein Grund also, auf diese kleine und wertvolle Helferin zu verzichten.
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Ich schreibe mir für solche kurze Notizen einfach eine kurze Mail. Hat sogar eine Volltextsuche und lässt sich in meine bestende Email-Verwaltung integrieren =)
hehe, herrlicher Beitrag…
Nur vermisse ich noch die Bewertung der Unterlage als Unterstützung für Team-Projekte! Mit allen Systemen kompatibel, verträgt Rechts- und Links-Händer, Bleistift und Kugelschreiber, und der Papierkorb lässt sich gut in die Anwendung “Kamin 2.0″ importieren.
Ich habe keinen Hund, deswegen komme ich mit meinem Postit-Block immernoch super zurecht. Vom Moleskine wandern Notizen direkt dorthin.
Nachteile muss man aber auch erwähnen:
- die Dinger werden leicht schmuddelig
- manche Leute zeichnen beim Telefonieren gerne Comics drauf (kommt auf Chef/Kunden an, ob die sowas mögen)
- die Ecken knicken oft um
Neue Idee: Fotos eurer Schreibtischunterlagen! Ich kann ja mal ein paar von denen meiner Mitarbeiter machen?!
Dieser Artikel spricht mir aus der Seele. Die neue Schreibtischunterlage war schon immer das, was ich mir als erstes gesichert habe, wenn zum Jahresende die Kalender und Werbegeschenke ins Haus flatterten. Unverzichtbar!
Ãœbrigens hast Du noch eine wichtige Funktion vergessen – die Kommentarfunktion: Schreibtischunterlagen eignen sich hervorragend für Kollegen oder daheim für Ehepartner und Kids, um Kommentare oder Messages zu hinterlassen. Da findet man dann von Zeit zu Zeit ein “Hab Dich lieb!” oder ein paar gemalte Herzchen von der Tochter – oder ein “Herr xy hat angerufen. Bitte Rückruf” vom Kollegen!
schicke mir selber mms mit sprachnotizen die werden dann im mailfach automatisch sortiert
aus dem mms vorlagen ordner
ich habs lange mit der Unterlage getrieben. Dann musste sie dem Notebook weichen. Beide zusammen gingen einfach nicht..
Jetzt tut es jedes BLatt Papier, aber manchmal vermisse ich sie schon..
Wobei ich ein chronischer beim-telefonieren-irgendwas-aufschreiber bin.. Somit war die große Unterlage immer schnell voll mit unnützen Informationen.
großartig war aber wirklich die Suchfunktion und vorallem die Allgegenwärtigkeit …
Wenn sich e-Papier erstmal durchgesetzt hat wirds auch
SchreibunterlagenSchmierzettel mit Tags usw. geben, das Beste aus beiden Welten sozusagen… wartets mal ab ;-)Hm, hätte da noch einen ganz anderen Aspekt anzubieten, der ziemlich gegen eine Schreibtischunterlage spricht. Um mal ein bekanntes Zitat abzuwandeln: wenn man mal lesen gelernt hat, kann man “nicht nicht lesen”.
Will heißen, jedesmal wenn mein Blick auf Text in irgendeiner Form fällt, muss ich ihn lesen. Das geht gar nicht anders. Und schwupps ist schon wieder ein Teil meiner Aufmerksamkeit bei dem was es da zu lesen gibt.
Deswegen werden ja auch vor allem Schreibtischunterlagen als überaus beliebtes Werbemittel ausgegeben. Denn sooft mein Blick auf dieses Riesenpapier fällt, les ich automatisch die draufstehende Werbung mit.
Leute danach gefragt, von wem sie denn die Unterlagen habe, wissen das meist nicht. Doch wenn’s z.B. von einer Firma ist, die Büroartikel verkauft, dann wird diese von den Leuten beim Bestellen signifikant vorgezogen, da sie ja bekannt und vertrauensvoll ist, durch 100maliges Lesen am Tag…
Wenn dann auf dem Blatt noch Dinge draufstehen, die ich nicht vergessen darf, bei denen etwas unangenehmes zu tun ist, Sachen die ich aufschiebe usw., kriegt man dann beim Lesen gleich wieder den Emotionsschub mit, der schon beim Aufschreiben damit verknüpft war. Also wenn man mal was für erhöhten Herzschlag braucht, ein wunderbares Mittel :-)
Meine Empfehlung ist stets, eine Schreibtischunterlagen-Diät mal für eine Woche zu machen. Dadurch wird an konzentriertem Arbeiten gewonnen, da nicht ständig etwas mitzulesen in meinem Blickfeld ist.
Und wie sich Notizen sinnvoller machen lassen, davon gibt’s hier im Imgriff-Blog ja jede Menge guter Ideen dazu :-)
Kann mir jemand sagen, wie das “Produktivitäts-Universum” des Autors genau aufgebaut ist incl. Abläufe?
Befasse mich zur Zeit mit dem Thema und schaue mir alle möglichen Systeme und Organisationsmöglichkeiten an.
@Tomek: Zugegeben – mit dem Wort ‘Produktivitäts-Universum’ hab ich den Mund mal wieder voll genommen. Aber ich nehm mir in den nächsten Tagen mal die Zeit und wag den Versuch einer Dokumentation.
@Thomas Ausgezeichnet!
Ich versuche zur Zeit verzweifelt, meinem Mac, Moleskine, iCal, Mail, Evernote, Milk und meinem E71 Produktivität beizubringen, dies klappt aber noch nicht ganz.
Für eine Zusammenfassung wäre ich sehr dankbar.