PersonalBrain ist mehr als nur ein Mindmapping-Programm: Mit dem Tool lassen sich Gedanken und Notizen aller Art auf komplexe und doch intuitive Weise organisieren und verknüpfen – es ist ein zweites Gehirn.

Ich hatte es schon vor langer Zeit entdeckt, aber nie wirklich genutzt. Nun hat das Programm PersonalBrain jedoch etwas geschafft, was noch kein Tool vor ihm geschafft hat: Innerhalb weniger Tage ist es zum zentralen Instrument für meine komplette Organisation geworden: Aufgaben, Notizen, Ideen, Kundenverwaltung und vieles mehr.
 

Wie ein zweites Gehirn

Mit PersonalBrain lassen sich alle Arten von Gedanken verwalten. Auf den ersten Blick scheint es eine Mindmap-Anwendung neben vielen anderen zu sein, doch PersonalBrain geht weiter. PersonalBrain funktioniert – wie der Name vermuten lässt – wie ein Gehirn, in dem alle Gedanken beliebig miteinander verknüpft werden können. Das lässt sich mit Mindmaps nur teilweise umsetzen.

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Roger Schawinski, der Medienunternehmer und ehemalige Sat-1-Chef, hat für die Weltwoche aufgeschrieben, wie er auf gute Ideen kommt:

• Für die Idee muss der Kopf frei sein.
• Die Umsetzung der Idee ist harte Arbeit.
• Und dabei scheitert, wer sich allzu sehr in sein Projekt verliebt hat, weil er dann die Probleme nicht mehr wahrhaben will.

Wie es so seine Art ist, erzählt Schawinski vor allem von sich selbst, aber weil er darin viel Übung hat, macht es die Sache nur unwesentlich uninteressanter:

» Wie komme ich auf eine gute Idee? (weltwoche.ch)

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein Link zu einem besonders lesenswerten Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Aufgeschoben ist nicht aufgehoben. Stimmt, aber manchmal versuchen wir, Unangenehmes so lange aufzuschieben, bis es sich von alleine erledigt. Wir haben eine Methode und zehn Tipps gegen die «Aufschieberitis».

Aufschieben ist durchaus normal. Wer hat noch nie beim Wecker auf den Snooze-Knopf gedrückt, um das lästige Aufstehen wenigstens für ein paar Minuten aufzuschieben?

Problematisch wird das Aufschieben nur dann, wenn man regelmäßig und ständig aufschiebt. Diese «Aufschieberitis», die man dann Prokrastination nennt, kann viele Gründe haben und auch eine Strategie gegen eine (vermeintliche) Blamage oder gegen Kritik sein oder tieferliegende Ursachen haben:

• Negative Bewertung: Dinge werden nicht nur registriert, sondern regelmäßig negativ bewertet («Das ist mir zu viel», «Das schaffe ich nicht», «Das habe ich nicht verdient»). Unangenehmes wird so zu Unerträglichem oder Unmöglichem.
• Motivationslosigkeit/Unlust
• Angst: Angst vor Versagen, vor Ablehnung – aber auch Angst vor Erfolg.
• Perfektionismus
• Selbstwertstörung

Schnell kann man in einen Teufelskreis geraten: Aus Perfektionismus oder Versagensangst schiebt man auf. Darauf folgt die Selbstkritik und häufig auch ein Selbstwertverlust. Man setzt sich einem noch größeren Druck aus, was zu noch mehr Versagensangst und damit wieder zu Aufschieben führt.

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Sind Organisationssoziologen anwesend? Der heutige Link am Morgen ist besonders für Euch. Er führt zu einem Essay des Programmieres und Investoren Paul Graham, der über die unterschiedlichen Arbeitstypen «Manager» und «Maker» (Macher) sinniert.

Graham macht eine grundlegende Unterscheidung zwischen

• dem Tagesplan des Managers, der zu einem großen Teil in 1-Stunden-Slots arbeitet und sich von Meeting zu Meeting hangelt
• und dem Tagesplan des Machers – beispielsweise Programmierer oder Autoren -, der eher in Dimensionen von mindestens halben Tagen denkt.

Problematisch werde es, wenn diese beiden Arbeitstypen kollidieren.

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Unser alter Bekannter Leo Babauta will nahezu vollständig auf E-Mail verzichten. Er habe es satt, mehrmals täglich Mails zu checken, Newsletter abzubestellen, Spam zu löschen und Kettenbrief-Unsinn auszusortieren. Darum also die “Unabhängigkeitserklärung” vom Instrument E-Mail.

Leos Hauptkommunikationsmittel soll Twitter werden (Kontakte können ihm Direktnachrichten schicken, alle anderen öffentliche mit dem Kürzel “@zen_habits”), längere Konversation möchte er in 10-Minuten-Chats über Instant Messenger abwickeln (aber am liebsten nur einen pro Tag ansetzen), kollaboratives Arbeiten soll in Wikis oder Google Docs stattfinden.

Nun ja. Ich kann nicht ganz folgen.

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Beim Briefumschlaghersteller «Reinhard Schmidt GmbH» sorgte sich der Mitarbeiter Egon Heimann vor rund 50 Jahren um fehlende Effizienz bei der Ablage. Er untersuchte die Arbeitsabläufe und entwickelte wenig später ein neuartiges System von Mappen, um Dokumente aufzubewahren: der Ursprung der heutigen Systeme Mappei und Classei.

Im letzten Teil unserer Ablageserie beschäftigten wir uns mit dem Quasi-Standard (abgesehen von den guten alten Ordnern) im deutschsprachigen Raum, den Hängeregistern. Heute schauen wir die ausgefeilteren Mappensysteme von Mappei und Classei an, die sich unter anderem bei den Getting-Things-Done-Freunden einiger Beliebtheit erfreuen, aber auch in größeren Firmen zur Anwendung kommen. Was ist das Besondere an diesen Mappen?

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Die GTD-Umsetzungen anderer Menschen sind immer spannend: Ein tolles Beispiel ist die Webworkerin Corrie Haffly, die äußerst ausführlich und bebildert ihren Arbeitsplatz (sie arbeitet von zu Hause aus) und Workflow beschrieben hat.

Wie Stephan List, in dessen Toolblog ich auf Corries Artikel gestoßen bin, finde ich auch besonders die Papiervorlagen interessant, mit denen sie arbeitet:

» My GTD implementation and work area tour (corriehaffly.wordpress.com, gefunden im Toolblog)

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein Link zu einem besonders lesenswerten Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

A propos “intelligentes Lesen“: Acht Gründe dafür, dass auch das Lesen von Belletristik nicht nur schön, sondern auch nützlich sein kann, hat Ali Hale im Blog “Dumb Little Man” aufgeführt. Vier davon helfen dabei, Fähigkeiten zu entwickeln, die einen beruflich weiterbringen, vier weitere beziehen sich eher auf die private persönliche Entwicklung.

Eight Reasons to Read Fiction (dumblittleman.com)

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein Link zu einem besonders lesenswerten Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Wer kennt es nicht, das schlechte Gewissen, wenn man Fachpublikationen oder Wirtschaftszeitungen stapelweise ungelesen entsorgt? Zu viele Informationen, zu wenig Zeit. Mein Lösungsvorschlag: Intelligentes Lesen. Also nicht alles, sondern nur das Relevante.

Hier möchte ich Euch deshalb meine drei Lieblingspublikationen vorstellen. Drei Zeitschriften, die sicherstellen, dass ich alles Notwendige in den Bereichen Wirtschaft, Management und Führung erfahre. Das Beste daran: Die dünnste Zeitschrift erscheint wöchentlich, die zweite monatlich und die dritte vierteljährlich.

Die Welt im Taschenformat: The Economist

Du hättest am Freitag gerne einen Überblick über die Ereignisse der vergangenen Woche in Wirtschaft, Politik, Kultur, Wissenschaft und Technologie? Dazu Analysen und fundierte Meinungen und Einschätzungen? Das ganze bitte auf knappen 100 Seiten und trotzdem für die ganze Welt?

Dafür steht seit 160 Jahren der britische Economist. Die politische Berichterstattung deckt jede Woche alle Kontinente der Erde ab. Afrika erhält gleich viel Platz wie Asien oder Europa – dabei fällt auf, wie wenig etwa in Schweizer Zeitungen über afrikanische Länder geschrieben wird. Daneben enthält jede Ausgabe umfangreiche und fundierte Artikel zu Märkten, Währungen oder zur Wirtschaftspolitik. Neben Politik und Wirtschaft runden ein Wissenschafts- und ein Kulturteil jede Ausgabe ab.

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Zeitmanagement muss ritualisiert sein, wenn es funktionieren soll. Das ist die Kernthese eines Artikels des Managementberaters Peter Bregman. Sein Vorschlag für ein solches Ritual:

1. Planen (5 Minuten): Schnapp Dir am Anfang eines Arbeitstages ein Blatt Papier und schreib auf, was Du realistisch heute schaffen kannst. Schätze, wieviel Zeit Du für jeden Punkt benötigst, und verteile sie nach Priorität über den Tag.
2. “Refocus” (1 Minute jede Stunde): Stell Dir einen Timer (Mobiltelefon, Computer-Wecker o.ä.) so ein, dass er zu jeder vollen Stunde klingelt. Vergleiche Deine To-Do-Liste mit Deinen Fortschritten. Eventuell musst Du etwas anpassen.
3. Rückblick (5 Minuten): Am Ende des Tages nimmst Du Dir nochmal fünf Minuten und lässt ihn Revue passieren. Was hast Du geschafft, wo hast Du Dich verschätzt?

Mit nur 18 Minuten insgesamt habe man so einen 8-Stunden-Arbeitstag im Griff, verspricht Bregman – und nicht umgekehrt der Tag den Menschen.

An 18-Minute Plan for Managing Your Day (blogs.harvardbusiness.org, gefunden bei Lifehacker)

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