Der Link am Morgen:
Leerer Posteingang in vier Schritten
Der US-Blogger Leo Babauta predigt vor allem Vereinfachung – in allen Bereichen. Nur konsequent, dass er auch für das Problem der überfüllten E-Mail-Inbox eine Lösung präsentiert, die noch einfacher und schneller ist als die zahlreichen anderen Vorschläge. In äußerster Kürze geht das so:
- Unwichtige Mails sofort löschen.
- Schon dem Betreff nach nicht so richtig wichtige Mails ungelesen archivieren.
- Nach schnellem Überfliegen nicht so richtig wichtige Mails ebenfalls archivieren.
- Nur die (circa fünf) allerwichtigsten Mails beantworten oder bearbeiten.
Schritt 4 ist etwas zu radikal für meinen Geschmack – wenn mein Posteingang zu voll wird, liegt das daran, dass spürbar mehr als fünf Mails darin liegen, mit denen ich vor dem Archivieren irgendetwas tun muss -, aber das muss ja nicht für jeden gelten:
» The Simplest Way to Clear Out Your Email Inbox [zenhabits.net]
Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!
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Ich finde Punkt 4 auch zu radikal. Ich beschäftige mich seit einem guten halben Jahr auch intensiv mit GTD und Selbstmanagement und lese (jetzt erst??) Allens “Getting Things Done”. Dort (in Kapitel 11, wenn ich mich nicht täusche) betont Allen die Wichtigkeit von “commitments”, also der Einhaltung eingegangener Verpflichtungen. Das erzeugt – laut Allen – Vertrauen bei anderen und auch Vertrauen in sich selbst, weil man anderen und sich selbst gegenüber zuverlässig erscheint.
Nun ist eine (möglicherweise unverlangte) Mail noch kein commitment – wo kämen wir hin, wenn wir von irgendwem ungefragt zu etwas verpflichtet werden. Aber nur fünf Mails für wichtig genug zu erachten, sie zu beantworten, dürfte bei allen Mail-Korrespondenten, deren Mails unbeantwortet bleiben, sehr bald ein “Dann eben nicht”-Feeling erzeugen. Das reduziert auf Dauer auch das Mail-Aufkommen – aber vielleicht nicht in der besten Art und Weise.
Aber vielleicht will Babauta auch nur provozieren?
»Konstantin Klein: Das denke ich auch, und er betont ja auch, dass diese Methode nicht für jeden taugt. Nur die recht konkrete Zahl “5″ irritiert.
Ich denke mal, dass diese etwas ruppige Art, mit der Inbox unzugehen, nur eine Richtschnur darstellt, um uns etwas zu desensibilisieren. Es soll ja Leute geben, die selbst Spamordner-Mails noch einzeln lesen, damit nichts verloren geht. Wie so oft liegt die Weisheit in der Mitte.
Kommt zweifellos drauf an, welche Art von Mailkontakten man beruflich/privat pflegt. Was für mich gut funktioniert hat:
*) alle Mailabos, Mailverständigungen etc., die nicht mehr interessant sind, abbestellen
(Früher hatte ich einen extra Ordner dafür, aber was soll ich mit Newslettern, die ich ohnehin nie lese?)
*) Newsletter, die ich nicht abbestellen kann (z.B. GMX-News) als Junk klassifizieren
*) Freunden/Bekannten, die mich mit Witzmails, Kettenmails etc. zumüllen, freundlich aber bestimmt sagen, dass sie das bitte unterlassen sollen
*) Ehemalige Arbeitgeber nachdrücklich darum bitten, mich endlich aus ihrem Mailverteiler zu löschen ;-)
*) aktuelle Mailverständigungen aus Foren und Blogs per Filterregel in einen eigenen Ordner verschieben lassen
*) Beratungen, Besprechungen etc. nicht per Mail, sondern online in einem Messageboard, zu dem alle involvierten Personen (und nur die) Zugang haben (funktioniert m.E. auch zu zweit besser als Mail)
*) Tempo aus dem Mailaustausch rausnehmen. GAR NICHT antworten finde ich ebenfalls viel zu radikal. Ich beantworte Mails aber nicht mehr sofort – was ich bis vor kurzem gemacht habe, um nicht aufs Antworten zu vergessen. Wenn das beide Seiten machen und man mehrere Maildialoge parallel laufen hat, kommt man bald zu nichts anderem mehr.
*) Bei Kontaktaufnahme von Fremden, sofern nicht ohnehin eindeutig als Spam klassifizierbar, überlege ich mir, ob ich reagieren muss. Meistens tue ich es… aber das kostet wirklich oft völlig unnötig Zeit. Vielleicht lege ich mir einfach mal eine höflich-unverbindliche Standardantwort zu … :)
Endlich weis ich warum so viele Mails nicht beantwotet werden – weil Sie unbeantwortet archivert werden :-)
Punkt 2 und 3 ist ja schon interessant – wer beantwortet die dann und vorallem wann?