Leider ist das papierlose Büro nach wie vor ein Traum. Solange dies so bleibt, kämpfen wir mit meterweise Papier, das wir sinnvoll ablegen müssen: In einem Ablagesystem.
Besonders die allgemeinen Informationen, die man nicht einem Projekt oder einem Kunden zuordnen kann, müssen so abgelegt werden, dass man sie schnell und zuverlässig wieder findet.
Auf welches System man bei seiner Ablage schwört (Hängeregistraturen, Ordner, Classei/Mappei oder was auch immer), ist zu einem großen Teil Geschmacksache. Manchmal hat ein System Vorteile, aber wenn man sich damit nicht wohl fühlt, ist wenig gewonnen. Was für Vorteile das sind, werden wir in den nächsten Wochen und Monaten austesten. Gregor und ich starten die ultimative Ablage-Serie: Wir testen die gängigsten Ablagesystem und lassen sie gegeneinander antreten.
Jede Ablage sollte unabhängig vom eingesetzten System ein paar Anforderungen erfüllen, damit man damit effizient arbeiten kann und seine Dokumente schnell findet. Um diese Grundsätze geht es heute zum Start in die neue Serie:
Immer in Reichweite
Das ideale Ablagesystem ist so eingerichtet, dass man in wenigen Sekunden ein neues Dokument ablegen kann. Es ist in der Nähe des Arbeitsplatzes, idealerweise höchstens eine Armlänge weit entfernt. Klingt banal, ist aber offenbar nicht selbstverständlich.
Eine unordentliche Ablage ist oft auf Trägheit zurück zu führen: Je weiter der Weg zur Ablage, desto geringer die Motivation, das Dokument ordentlich abzulegen. Und das führt zwangsläufig zu wuchernden Stapeln.
Genug Platz für neue Dokumente
Die Ablage muss großzügig bemessen sein. Wer kennt sie nicht, die Ordner, die aus allen Nähten platzen oder Hängeregistraturen, aus denen die Dokumente schon oben heraus schauen? Das ist nicht nur unübersichtlich, sondern motiviert auch nicht gerade dazu, ein neues Dokument abzulegen. Außerdem nimmt der Suchaufwand zu, je voller die Ablage ist.
Generell gehören Schubladen, Ordner oder Ablagen höchstens zu 75 Prozent gefüllt, damit man noch Platz zum Blättern hat. Das bedeutet aber, dass immer genügend Nachschub an Ordnern oder Mappen zur Verfügung stehen muss. Entsprechend sollte man sich einen kleinen Vorrat davon anlegen.
Flexibel und umsortierbar
Dokumente will man schnell herausnehmen und unter Umständen auch mal umsortieren können. Neue Dokumente legt man nur dann ordentlich ab, wenn es schnell und ohne Umstände geht. Deshalb sollte die Ablage so flexibel und beweglich wie möglich sein.
Wenn die Ablage wächst
Ablagen haben die Tendenz, unendlich zu wachsen. Entscheidende Fragen sind deshalb: Kann ich sie problemlos erweitern? Wie passt sie in den Schrank? Erhalte ich in einem, drei, fünf oder zehn Jahren auch noch Ersatzmaterial?
Teurere Systeme können sich lohnen
Nicht zu unterschätzen sind die Kosten. Einige System, die wir noch beschreiben werden, sind sehr gut durchdacht, aber nicht gerade billig. Solch eine Investition kann sich aber manchmal lohnen, sofern man überhaupt etwas zu investieren hat.
Schnell Dokumente wiederfinden: Die einfache A-Z-Ablage
Wie sollen aber die Dokumente dann abgelegt werden? Ich bin ein großer Anhänger des System von David Allen, dem Erfinder von GTD. Meine allgemeine Ablage folgt einer einfachen alphabetischen Ordnung. Für Kunden und größere Projekte lege ich daneben eine separate Mappe an (ich arbeite mit Classei).
Früher habe ich eine thematische Ablage geführt, aber ohne durchdachtes System. So musste ich mich regelmäßig fragen: Wohin kommt ein Briefwechsel? Zur Firma des Absenders? Zum Thema, über welches wir uns ausgetauscht haben? Zu “Korrespondenz”? Oder sonst irgendwo? Meine Antwort war abhängig von der Tagesform. Die Folge: Ich habe viel Zeit verloren, um den richtigen Ort für den Briefwechsel zu finden, und ich habe später den Briefwechsel erst wieder nach längerem Suchen gefunden.
Meine jetztige Unterteilung ist sehr fein, so dass es vorkommt, dass sich in einer Mappe nur ein A4-Blatt befindet. Die Mappen werden nach ihrem Inhalt beschriftet und dann einfach alphabetisch abgelegt. So kann es sein, dass in der einen Mappe nur eine Broschüre ist und in der Mappe dahinter die detailierte Jahresplanung zu einen meiner Projekte.
Die alphabetische Ordnung garantiert mir, dass ich innert Sekunden finde, was ich brauche. Ein Dokument kann höchstens an zwei oder drei Orten abgelegt sein. Mit dem Classei-System habe ich außerdem auf einen Blick die Übersicht und so genügen meisten wenige Handgriffe, bis ich das gesuchte Papier in den Händen halte.
Diese alphabetische Ablage lässt sich prinzipiell mit jedem System umsetzen. Ich habe mich einmal für Classei entschieden. Welche Alternativen es gibt, werden Gregor und ich in den nächsten Wochen aufzeigen.
Alle bisher erschienenen Artikel der Serie "Ablage im Griff":
[postlist "Ablage im Griff"]
