Pro Tag erhält ein durchschnittlicher Angestellter 30 bis 40 E-Mails. Die meisten Empfänger schätzen die Wichtigkeit einer Mail nach dem Absender und dem Betreff ein. Deshalb ist es ratsam, dieser Zeile ein wenig Aufmerksamkeit zu widmen.

Es mag auf den ersten Blick unnötig erscheinen, detaillierte Ratschläge für die Betreffzeile einer E-Mail zu geben – man schreibt dort halt hin, worum es geht, richtig? Trotzdem müsst Ihr nur mal Euren Posteingang eine Weile beobachten, um zahlreiche nutzlose Beispiele zu finden. Besonders macht sich das Problem beim Suchen nach einer bestimmten Mail bemerkbar – spätestens dann sind “Hallo”, “Gruß und Info aus Köln” oder “Frage” nicht sehr hilfreich (zu schweigen vom Klassiker, der gar nicht ausgefüllten Betreffzeile).

Darum hier sieben Punkte, die man beim Schreiben des Betreffs beachten sollte:

1. Schreibe immer einen Betreff. Banal, aber – siehe oben – es passiert selbst Leuten, die täglich mit E-Mails arbeiten, ab und zu.
2. Fasse im Betreff den Inhalt zusammen. Die meisten Leute beschreiben nur den Inhalt (“Aktueller Stand Bestellung”), anstatt die E-Mail zusammenzufassen (“Ihre Bestellung wurde versendet”).
3. Benutze Labels. Nicht immer, aber oft beginnen meine Betreffs mit [INFO] (=keine Antwort nötig), [ANFRAGE] oder [PROJEKT X]. So weiss der Empfänger schnell, um was es geht. Ausserdem heben sich E-Mails mit solchen Auszeichnungen aus der Masse hervor.
4. Bei kurzen Mitteilungen: Schreib alles in den Betreff. “Termin am 27.1. ist OK” als Betreff reicht aus, ohne einen ausführlichen Betreff zu schreiben. Du kannst den Betreff mit “eom” (=end of message) abschließen, so weiß der Empfänger, dass er die E-Mail nicht zu öffnen braucht. Wenn ich nicht sicher bin, ob der Empfänger “eom” versteht, dann schreibe ich in den Text “eom = end of message”. Nach dem dritten Mal hat er es gelernt.
5. Benutze den Betreff nicht als Lockmittel. Meist verfehlt der Betreff den Zweck völlig, wenn er den Empfänger zum Klicken animieren soll. “Sensationelles Angebot” klingt nach Spam und viele werden die E-Mail genau darum nicht oder erst irgendwann öffnen. Der Betreff ist eine reine Infozeile und nicht eine Schlagzeile wie der Titel eines Artikel oder Blogbeitrags.
6. Kurz und knapp. Versuch trotz aller bisherigen Tipps, Deine Betreffzeilen kurz zu halten. Du weißt nie, welches Programm der Empfänger benutzt und ab wann der Betreff abgeschnitten wird.
7. Schreibe den Betreff erst am Schluss. Es ist schwierig, den Inhalt der E-Mail zusammenzufassen, wenn Du sie noch gar nicht geschrieben hast. Schreib deshalb den Betreff erst am Schluss – aber beachte unbedingt Tipp Nr. 1.

Bonus-Tipp: Hast Du gewusst, dass Du den Absendernamen frei definieren kannst? Bei mir steht da nicht nur “Ivan Blatter”, sondern gleich eine kleine Werbebotschaft, nämlich “Ivan Blatter – Ihr Office-Trainer”. Vielleicht kannst Du den Absendernamen ja auch nutzen – nur übertreiben sollte man es nicht, denn auch hier gilt Regel Nr. 6.