Unser Alltag ist geprägt von Unterbrechungen. Oftmals haben wir das Gefühl, dass wir sofort auf Ereignisse reagieren müssen und etwas unternehmen müssen. Doch ist das wirklich so? Machen wir den Test.

Nicht alles, was wie ein Notfall daherkommt, muss auch sofort angepackt werden

Wenn wir eine neue Aufgabe oder Anfrage erhalten, gibt es drei Möglichkeiten, wann wir sie erledigen können:

1. Sofort
2. Später, aber noch heute
3. Zwischen Morgen und irgendwann

Sofort

Diese Kategorie sind die “echten” Notfälle. Wenn etwas Bestimmtes eintritt, müssen wir alles stehen und liegen lassen und uns sofort dem Notfall widmen. “Notfall” ist hier allerdings nicht wörtlich zu verstehen: Natürlich denkt man zuerst an einen Feuerwehrmann oder eine Notärztin, deren Arbeit zu einem großen Teil aus Ereignissen besteht, bei denen sie umgehend handeln müssen. Notfälle können aber in jedem Beruf auftreten – als Aufgaben oder Ereignisse, die sofort eine Reaktion erfordern. Das ist beispielsweise auch in einem Schuhgeschäft der Fall: Sobald eine neue Kundin eintritt, sollte ein Verkäufer reagieren, sie mindestens ansprechen oder bedienen, wenn er nicht bereits einen anderen Kunden bedient. Eine sofortige Reaktion ist erforderlich, auch wenn es nicht gleich um Leben oder Tod geht. Ein anderes Beispiel:

Das Telefon klingelt. In den meisten Büros ist es Usus, dass dann tatsächlich jemand abhebt – sofern kein Anrufbeantworter läuft und das Telefon nicht umgeleitet ist.

Andere Ereignisse benötigen keine sofortige Reaktion, aber wir beschäftigen uns trotzdem direkt damit. Das sind dann die “falschen” Notfälle, auf die wir unnötigerweise reagieren und deshalb auch unnötigerweise abgelenkt werden. Typisches Beispiel: Eine neue E-Mail kommt an. Darauf muss man in den allermeisten Branchen nicht unmittelbar reagieren. E-Mail ist ein asynchrones Kommunikationsmittel, und das wissen eigentlich Empfänger und Absender (auch wenn es oft vergessen wird). Ein anderes Beispiel: Die Chefin kommt und will einen Bericht bis heute Abend. Je nach Umfang heißt das noch lange nicht, dass Du alles stehen und liegen lassen musst.

Deshalb stell Dir bei neuen Ereignissen und Aufgaben zwei Fragen:

1. Ist eine sofortige Reaktion zwingend?
2. Ist eine sofortige Reaktion nötig?

Wenn beide Fragen mit “Nein” beantwortet werden können, dann bist Du gut beraten, Dich nicht ablenken zu lassen, sondern bei Deiner aktuellen Aufgabe zu bleiben.

Entscheidend sind zusätzlich zwei Dinge: Der Inhalt bestimmt die Dringlichkeit, nicht das Transportmedium (Telefon, Mail etc.). Und: “Wichtig” heißt nicht immer auch “dringend”.

Später, aber noch heute

Auch wenn ein Ereignis keine sofortige Reaktion erfordert, kann es trotzdem sein, dass Du noch heute reagieren musst. In vielen Unternehmen ist es beispielsweise üblich, dass E-Mails am gleichen Tag oder innert 24 Stunden beantwortet werden. Oder das Beispiel mit dem Bericht für die Chefin: Diese Aufgabe musst Du nicht sofort, aber heute noch erledigen.

Solche Dinge schreibst Du Dir am besten auf einen Zettel (oder auf eine Seite in Deinem Notizbuch, in ein Dokument auf dem Rechner etcetera), auf dem Du ausschließlich Aufgaben für den Tag sammelst. So hast Du den Überblick, was Du heute noch erledigen musst und kannst Dir die Zeit besser einteilen.

Zwischen Morgen und Irgendwann

Das ist die bequemste Kategorie. Denn hier kannst Du planen. Aufgaben, die man sofort oder im Verlauf des Tages erledigen muss, unterbrechen den Tag und können gar nicht oder nur wenig gesteuert werden. Sie sind zufällig. Aber Dinge, die wir mindestens einen Tag später erledigen können, werden überhaupt erst richtig planbar. Aufpassen musst Du lediglich, dass Du nicht zu prokrastinieren beginnst und die Aufgabe nie erledigst.

Diese Überlegungen zeigen wieder einmal, dass effizientes Arbeiten nicht dasselbe ist wie schnelles Arbeiten. Im Gegenteil: Wenn Du Dir die kurze Zeit nimmst, um zu überlegen, was für eine Aufgabe Du vor Dir hast, und ob sie überhaupt sofort erledigt werden muss, kannst Du viele Unterbrechungen viel besser handhaben.