Merkwürdig: Da hat man sich recht produktiv und routiniert in seinem Organisationssystem eingerichtet, und trotzdem bleiben ein paar Punkte auf der To-Do-Liste ewig unerledigt. Woran könnte das liegen?

Schon seit langem benutze ich To-Do-Listen, und genau so lange bemerke ich ein paar Probleme damit: Die Listen werden nie kürzer. Einige Einträge haben schon Schimmel angesetzt. Und für jede erledigte Aufgabe füge ich eine bis drei neue hinzu. Besonders der zweite Punkt beschäftigt mich: Wieso steht etwas auf der Liste, wenn ich es doch nie erledige? Wie ist der Eintrag überhaupt auf die Liste gekommen?

Oftmals handelt es sich dabei um Aufgaben, die ich zwar erledigen muss oder möchte, die aber gegenüber anderen weniger wichtig oder weniger dringend sind. Meistens sind es einfache Aufgaben, die ich in 15, 30 Minuten erledigen könnte. So stehen auf meiner Liste beispielsweise ein paar Websites, auf die ich von meiner eigenen aus einen Link setzen möchte. Dazu muss ich eine neue Linkseite einrichten. Kostet mich alles in allem etwa 15 Minuten, mehr nicht. Und trotzdem habe ich diese Aufgabe noch immer nicht erledigt.

Ich arbeite nach der GTD-Methode. Demnach wähle ich die Aufgabe, der ich mich als nächstes widmen möchte, anhand von vier Fragen aus:

• In welchem Kontext befinde ich mich?
• Wieviel Zeit habe ich?
• Wieviel Energie habe ich?
• Was ist prioritär?

Die Reihenfolge ist nicht zufällig, sondern bewusst so gesetzt. Damit verlieren Prioritäten - anders als bei anderen Methoden - sehr viel von ihrer Bedeutung. Also sollte ich theoretisch selbst die Dauerbrenner auf meiner Liste irgendwann umsetzen, obwohl sie eine geringe Priorität haben. Wenn ich mich im richtigen Kontext befinde, genügend Zeit habe und vielleicht etwas müde bin, wären das die perfekten Rahmenbedingungen für solche Aufgaben. Trotzdem stehen sie immer noch auf meiner Liste. Wieso?

Ich vermute, es gibt drei Gründe:

1. Das Kriterium “Priorität” ist vielleicht doch entscheidender für mich als es sollte.
2. Ich versuche, meine Prokrastination zu perfektionieren.
3. Irgendetwas im System ist faul.

Den zweiten Grund kann ich ausschließen. Prokrastination zeichnet sich ja gerade dadurch aus, dass man wichtige Aufgaben durch unwichtige ersetzt, also lieber abwäscht als den überfälligen Bericht fertigzustellen, oder meint, vor dem Arbeitsbeginn erstmal unbedingt aufräumen zu müssen. Demnach müsste ich also gerade die kleinen, einfachen, nicht so wichtigen Aufgaben als erste erledigen - was aber nicht der Fall ist.

Deshalb tendiere ich zu einer Mischung aus dem ersten und dritten Grund. Das erste und wichtigste Kriterium zum Auswählen einer Aufgabe ist nach GTD der Kontext. Das ergibt Sinn, wenn man sich tatsächlich in verschiedenen Kontexten bewegt. Bei mir stehen aber etwa 90 Prozent aller Aufgaben auf der “Computer”-Liste, ich befinde mich fast immer in diesem Kontext. Nun könnte ich zwar diese Liste weiter aufteilen, aber ich bezweifle den Nutzen: Schließlich ist der Kontext über die Ressourcen definiert, die mir zur Verfügung stehen. Eine Unterteilung nach “Internet”, “Word”, “E-Mail” etcetera ist dann müßig, denn diese Kategorien beziehen sich immer auf eine einzige Ressource, nämlich den Computer.

Damit verbleiben mir nur noch die anderen drei Kriterien: Zeit, Energie, Priorität. Das Kriterium Zeit ist so selbstverständlich, dass es wohl nur der Vollständigkeit halber auf der Liste steht. Meistens müssen wir darüber kaum nachdenken. Wer beginnt schon mit einer umfangreichen Recherche, wenn er in 10 Minuten eine Sitzung hat?

Und da waren’s nur noch zwei: Energie und Priorität. Genau da haben meine kleinen Aufgaben schlechte Karten: In der Regel benötige ich wenig Energie, um sie zu erledigen. Sobald mein Energielevel also normal oder gar hoch ist, fallen sie aus dem Raster. Bei der Priorität dasselbe: Da die kleinen weniger wichtig sind als die meisten anderen Aufgaben, gibt es immer mindestens eine andere Aufgabe, die eine höhere Priorität hat.

So kommt es, dass eine Reihe von Aufgaben zu LadenListenhütern werden.

Zen To Done (ZTD) behandelt To-Do-Listen anders: Sie sind hier nur noch eine Gedankenstütze, damit keine Aufgaben vergessen gehen. Wöchentlich werden fünf “dicke Brocken” (im Original: Big Rocks), also die wichtigsten, dringendsten oder auch schwierigsten Aufgaben, und täglich die drei wichtigsten To-Do’s des Tages (im Original: MIT, Most Important Tasks) ausgewählt, die man bis zum Abend unbedingt erledigen will. Zusätzlich notiert man sich kleinere Aufgaben, die man in einem Rutsch erledigen möchte (etwa Anrufe, Mails etc.).

Das könnte die Lösung für mein Problem sein: Die wichtigsten Aufgaben sind nämlich nicht mehr unbedingt einzelne Handlungsschritte (wie bei GTD), sondern können allgemeiner sein. Also könnte ich als eine der wichtigsten Aufgaben des Tages “Homepage aktualisieren” wählen, wobei die Links ein Teilschritt wären. So würde ich eine Reihe kleinerer, einfacher Tasks in einer der drei wichtigsten Aufgaben bündeln und erledigen.

Was haltet Ihr von dieser Strategie? Und was macht Ihr mit den Aufgaben, die schon ewig auf der To-Do-Liste stehen? Ich freue mich über Kommentare!