Tricks für die To-Do-Liste
Wenn etwas Dringendes dazwischenkommt, gerät die Tagesplanung schnell durcheinander. Um sich wieder Luft zu verschaffen, nimmt man am besten während des Tages wieder einige Punkte von der Liste.
Die meisten Ratschläge für eine To-Do-Liste beziehen sich darauf, wie man diese erstellt. Es ist zweifelsohne wichtig, wie die To-Do-Liste aussieht, wenn man mit der eigentlichen Arbeit beginnt. Ebenso wichtig ist es aber auch, wie sie sich dann verändert – wie man also den Tag über mit ihr umgeht.
Es gibt zahlreiche Programme, die einem helfen können, produktiv zu sein. Ich bin kein Freund davon. Sie sind mir meist zu überladen. Den besten Überblick habe ich persönlich in einem einfachen Text-Editor.
Einer meiner Schwächen ist: Ich tendiere dazu, zu lange Listen zu führen. Es stehen einfach zu viele Punkte darauf, um sie an einem Tag alle erledigen zu können. So überlege ich mir jeden Morgen, wenn ich die wiederkehrenden Aufgaben eingefügt habe: Was ist mein Tagespensum?
Dann ziehe ich einen Strich darunter.
Lieber sofort verschieben
Alles, was sich unterhalb dieses Strichs befindet, ist für einen anderen Tag vorgesehen oder für ein unvorhergesehen gewonnenes Stündchen Zeit. Wer sich konsequent an diese Trennlinie hält, hat bereits eine Will-Do-Liste geschaffen.
Im Regelfall verhält es sich aber anders. Plötzlich taucht etwas derart Dringendes auf, dass alles andere warten muss. Oder etwas dauert länger als geplant und sprengt meine Zeitplanung. Zu diesem Zeitpunkt gerät die To-Do-Liste durcheinander – vor allem, wenn es sich um eine konkrete Tagesplanung handelt. Was ist nun zu tun?
Um sich zu fokussieren, sollte man einige Punkte von der Liste nehmen und auf später verschieben. Gemäß meiner Methode kopiere ich einen Punkt von oben einfach nach unten – unterhalb die Linie.
To-Do-Liste am Morgen (links), To-Do-Liste am Abend (rechts)
Das dauert nur wenige Sekunden, hilft mir aber dabei, das Wichtige zu identifizieren. Denn sehe ich auch wieder auf einen Blick, was ich an diesem Tag noch schaffen möchte.
Keine Ausreden zulassen
Die Gefahr dabei ist jedoch, dass man sich morgens viel zu viele Punkte auf die Heute-zu-erledigen-Liste setzt und diese im Laufe des Tages ohne schlechtes Gewissen Punkt für Punkt nach unten verschiebt. – “Oh, schon dunkel draußen? Dann gehe ich eben morgen joggen.” – Die Ausrede: Es dient doch der Produktivität.
Um in diese Falle nicht zu tappen, kopiere ich Punkte, die ich heute erledigen wollte, aber nicht dazu gekommen bin, in einen Zwischenabschnitt. So sehe ich am Abend dann, was ich alles geschoben habe. Schließlich muss ich mich dann auch fragen: War dies gerechtfertigt? Oder habe ich mich bloß davor gedrückt?
Wer einen umfassenden Blick auf seinen Tag haben möchte, kopiert sich einfach auch die erledigten Punkte in einen weiteren Zwischenabschnitt. So sieht man auch das Verhältnis von dem, was man geschafft hat und was nicht. Anschließend können diese Abschnitte wieder gelöscht werden. In den nächsten Tag startet man dann mit einer frischen Liste.
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Genau das bildet RememberTheMilk (www.rememberthemilk.com) gut ab. Einfach und überschaubar.
Morgens schaue ich über meine aktuelle Tagesliste drüber und kann Aufgaben, die ich heute eh nicht schaffe, über “Aufschieben” auf morgen verschieben.
Meist mache ich das über das Google-oder iGoogle-Gadget.
Wer es bisher nicht ausprobiert hat – schaut euch mal an.
nur 60% vom tag fest planen der rest ergibt sich meistens, sollte doch mal zeit übrig sein :-) gibts bei mir genug in der warteschlefe zum nachlegen
zur darstellung meiner to-dos benutze ich einen outliner
Danke für diesen Tipp. Solche Beschreibungen aus der Praxis bringen viel mehr als zig Bücher zum Thema. Im Prinzip ist ja eh alles klar – aber Anregungen wie man es dann wirklich anwendet, wie man es lebt, solche Tipps gibt es viel zu wenige! Danke für diesen!
Vielen Dank für die zahlreichen Kommentare.
@Stefan: Bei RememberTheMilk (RTM) kann man leider innerhalb einer Liste nicht die Reihenfolge der einzelnen Punkte festlegen. Dies ist mir aber wichtig, weil die Heute-Liste in etwa meinen Tagesablauf abbilden soll.
Ansonsten ist RTM sehr schön gemacht, bindet sich bei Google gut ein und wird auf dem Handy demnächst auch in Verbindung mit Gears laufen.
@Erwin: Mit einem Outliner habe ich auch lange gearbeitet. Und ich bin auch immer noch auf der Suche nach einer Anwendung, die zuverlässig auf allen Plattformen arbeitet – auch offline auf dem Handy.
Der Vorteil einer einfachen Textdatei ist dennoch, dass man alles auf einen Blick sieht. Mein innerer Schweinehund hat bei einem Outliner zu schnell die einzelnen Bereiche zugeklappt/ausgeblendet.
Die ganzen Tipps und Tricks für to-do-Listen sind alle schön und brauchbar. Nur muß ich langsam aufpassen, dass ich nicht mehr Zeit mit Tipps-lesen verbringe als mit Umsetzen der Aufgaben ;-)
Und mein persönliches Fazit: Der innere Schweinehund wiegt halt doch sehr oft schwerer, als alle optimierte Listen und Programme zusammen aufwiegen können.
@P.Gieseke
Weil auch mir die Festlegung der Reihenfolge der einzelnen Aufgaben wichtig ist, hab ich den Blick von RTM gelöst und bin bei Tudumo hängengeblieben. Ist zwar seit März nicht mehr als Freeware zu bekommen, aber die Bedienung geht (zumindest Shortcut-Freaks und Maus-Hassern) derart ins Blut über, dass man es nicht mehr im Alltag missen möchte. Ihren interessanten Hinweis “geschobene Aufgaben gesondert zu erfassen” hab ich mittels eines “Aufschieberitis-Warner”-Tags in Tudumo gleich mal umgesetzt. Schöne Anregung, danke.
@chpe du kannst bei den meisten outlinern die anzeige bzw die sortier reihen folgen für die kinder und kindeskinder separat festlegen meistens per tastenkürzel sehr einfach z.b. bei schneller eingabe,du kannst auch die ansicht jeder unterkategorie separat einstellen wegen der übersicht sehr hilfreich
Interessant finde ich auch, dass du ein Linux System zu verwenden scheinst (gedit und der Look des Fensters sehen zumindestens so aus)…
Mich würde interessieren ob du noch andere Tools, die in diese Richtung gehen, da ich privat und geschäftlich nur Linux einsetze.
Vielleicht findet sich ja sogar soviel Informationsmaterial für einen eigenen Beitrag?
Ich verwende im übrigen auch eine TXT Datei für meine Aufgaben, jedoch verwalte ich diese nicht direkt via z.B. gedit sondern via Instant Messenger (selbstegschriebenes Script).
Ich arbeite unter Kubuntu, nutze als Texteditor allerdings gedit. Meine Arbeitsweise ist jedoch unabhängig vom Betriebssystem. Meine TXT-Dateien bearbeite ich auch regelmäßig auf dem Smartphone und in Ausnahmefällen auch auf einem Windowssystem mit dem Texteditor Proton.