Keine noch so gute Tagesplanung hilft, wenn unvorhergesehen etwas dazwischen kommt. Jetzt hilft nur noch: Umdisponieren und sich auf die Hauptsache konzentrieren – und eine Kurzzeit-To-Do-Liste.

Gerade eben noch hatte ich einen kleinen Zettel vor mir auf dem Schreibtisch liegen. Dabei mag ich eine solche Unterminierung meiner Ordnung eigentlich gar nicht. Der Zettel musste weg, aber schnell – er lenkte mich von meiner eigentlichen Tagesplanung ab.

Genau das war aber auch das Ziel.

Zwei Stunden vorher war noch alles in Ordnung. Am Morgen habe ich meine Tagesplanung gemacht, alle Punkte in meinem elektronischen System hinterlegt, doch dann kam dieser Anruf. Ich wurde daran erinnert, dass ich eine Deadline verpasst hatte. Derweil (das Gespräch zog sich in die Länge) gefährdete ich die nächste Deadline. Und dann klingelte auch noch mein Handy. Das war eindeutig ein Notfall.

Ratschläge, die nicht helfen

Doch wie geht man mit einer solchen Situation um? Am wenigsten helfen Ratschläge wie “tief durchatmen” oder “Ruhe bewahren”. Wie man in einem solchen Moment emotional reagiert, entzieht sich der bewussten Steuerung. Leider. Man kann dies lediglich trainieren.

Ein zweiter Satz Ratschläge richtet sich dagegen an den Verstand. Es wird empfohlen, die neuen Aufgaben zu erfassen, alle zusammen neu zu priorisieren und weniger dringende auf die nächsten Tage zu verschieben. Dies wäre genau die Vorgehensweise meiner täglichen Planungsroutine gewesen. Jetzt blieb aber keine Zeit, um groß umzuplanen. Gefordert war Krisenmanagement.

Kurzzeit-To-Do-Liste anlegen

Ich erstelle in solchen Momenten auf einem gesonderten Zettel eine Kurzeit-To-Do-Liste und fokussiere mich allein darauf. Die Tagesplanung lasse ich unangetastet. Von ihr übernehme ich bloß die absolut notwendigen Punkte. Die Frage lautet: Was ist jetzt am wichtigsten? Natürlich die Verursacher des Notfalls: Deadlines einhalten.

Auf dem Zettel stehen dann drei, vier Punkte. Für die Erledigung setze ich mir eine feste Zeiteinheit. Eine Stunde oder weniger. Das erzeugt Druck, macht die Aufgaben aber auch überschaubar. Ich weiß schließlich, was ich in einer Stunde schaffen kann. Dann schreibe ich mir einen neuen Zettel, bis ich wieder genug Luft habe, um die Tagesplanung grundsätzlich anzugehen.

So wichtig es ist, für einen gleichmäßigen Arbeitsablauf Gewohnheiten anzunehmen, so wichtig ist es auch, diese in Notfallsituationen zu durchbrechen. Gerade dann muss man etwas anders machen, um Aufmerksamkeit zu erzeugen und effektiv zu sein.