Das kleine Einmaleins:
Ein Tool sie zu knechten
Wenn man sich auf seinen Kopf verlässt, um Einfälle und Zurufe nicht zu vergessen, geht das schief. Besser ist ein Notizbuch oder anderes Tool, das man immer dabei hat und auch immer benutzt.
(Hinweis: Im «kleinen Einmaleins» sammeln wir grundlegende Produktivitäts-Tipps und -Tricks, die auch herausgelöst aus Systemen wie GTD o.ä. hilfreich sind. Hier findest Du die Übersicht aller bisher erschienenen Artikel.
Wir bekommen permanent Input, der irgendwie zu verarbeiten ist – Mails im Posteingang, Briefe im Briefkasten, SMS, RSS-Feeds, aber auch Ideen, Einfälle, Geistesblitze. Während für erstere die «Eingangsorte» feststehen (Handy, E-Mail-Inbox etc.), braucht es für die nicht-schriftlichen Dinge noch einen Platz. Der Kopf ist dabei keine gute Wahl, denn auf ihn können wir uns nicht verlassen. Besser:
Such Dir ein (digitales oder papiernes) Tool, das Du immer dabei hast, und in das Du sämtliche Ideen und Notizen einpflegst, die Deinen Weg kreuzen. Das können Anrufnotizen sein, Mitschriften von Meetings, Einfälle für die neue Visitenkarte, Ideen für Geburtstagsgeschenke, der Plot Deines nächsten Romans, kurz: alles, was nicht schon anderswo Platz gefunden hat. Ob Du ein Notizbuch verwendest, einen Hipster PDA oder Dein Smartphone, ist erstmal egal. Wichtiger ist, dass Du das Werkzeug wirklich immer dabei hast und wirklich alles dort notierst.
Hauptsache, es ist erstmal festgehalten – in To-Do-Listen oder andere Systeme übertragen kannst Du später immer noch; und Hauptsache, es ist alles an immer demselben Ort festgehalten – so musst Du kein Zettelchaos durchsuchen, wenn Du eine Notiz brauchst. Entscheide Dich für das Tool, das Du am schnellsten und einfachsten bedienen kannst. Leo Babauta empfiehlt in «Zen To Done» darum Papier, weil es schneller geht. Aber wenn Du mit Deinem Palm o.ä. aufgewachsen bist, nimm ruhig den.
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GTD basiert ja darauf, dass das ganze System narrensicher sein soll: Nicht nur sollte man möglichst nur ein Notizbuch für alle Fälle haben, auch das System, mit dem man sich hinterher organisiert, sollte möglichst kein Bündel von kleinen Spezialtools sein. Sonst benutzt man es doch nicht oder nicht produktiv. Meist reicht schon eine Reihe von Kategorien in Korganizer oder Outlook – und gut ists.
» Susanna Künzl: Ich verstehe nicht ganz, was Du damit sagen willst. Widerspricht das dem Tipp aus dem Artikel?
Ein Moleskine hat einige Vorteile: In die hintere Tasche passen Visitenkarten, kleine Notizzettel, wichtige kleine Dokumente, Gutscheine, Rabattkarten. Ich nummeriere immer die Seiten und führe auch für “All-Time-Notizen” einen Index. (Ja, das lohnt sich, mit einem Moleskine lebe ich teilweise ein ganzes Jahr zusammen.) Wichtige Tabellen etc. kann man reinkleben. Und ich führe auf den hintersten Seiten auch immer einige Post-Its mit. Kann man überall brauchen, für Notizen in ausgeliehenen Büchern zum Beispiel. Diese Vorzüge habe ich noch bei keinem digitalen Produkt gefunden.
» Dennis: Sehe ich genauso. Allerdings halten meine Notizbücher nur ziemlich genau drei Monate, kein ganzes Jahr :)
Bei mir steht alles in meinem Handy, geordnet nach Terminen, Notizen und/oder Aufgaben. Ist zwar etwas dicker wie ein Papier/Notizbuch, dafür aber immer dabei und das wäre ja wohl das Wichtigste.