Und so arbeiten Blogwerker
Gestern habe ich einen Artikel von Gina Trapani verlinkt, in dem sie beschreibt, wie das physisch verteilte Team des Blogs Lifehacker.com virtuell zusammenarbeitet. Wir sind in einer ganz ähnlichen Situation und nutzen ähnliche Tools.
Die Ausgangslage ist vergleichbar: Auch bei Blogwerk, dem Verlag hinter imgriff.com und weiteren fünf Blogs, arbeiten wir zu großen Teilen nur virtuell zusammen. Im Zürcher Büro sitzen zu Hochzeiten sechs Personen, die anderen knapp 30 allerdings verteilen sich auf zahlreiche Orte und Länder. Dank Peter Sennhauser in San Francisco und Andreas Göldi in Boston können wir sogar mit drei Zeitzonen prahlen (und sollten eigentlich mal diese klassischen drei Uhren im Büro aufhängen).
Selbst innerhalb der Blogteams ist es nicht anders: Von den imgriff.com-Autoren kenne ich bislang nur Marcel und Johannes persönlich – mit den anderen läuft alle Kommunikation online oder gelegentlich per Telefon. Den folgenden Satz von Gina Trapani können wir also unterschreiben:
«Der Schlüssel zu unserem papierlosen Büro: Web-Anwendungen, die uns all die Dinge tun lassen, die normale Teams in normalen Büros auch tun – plaudern und zusammenarbeiten, und das auch vom Home Office, einem Hotelzimmer oder dem nächsten Internetcafé aus.»
Die Werkzeuge, die wir einsetzen, unterscheiden sich nur ein wenig von denen bei Lifehacker.
Chat: Skype, GTalk, internes Twitter
Was Gina über Campfire schreibt, klingt gut – insbesondere, was das Archivieren und zwanglose Kommunizieren angeht. Bei uns übernehmen mehrere Tools ähnliche Aufgaben: Skype und GTalk dienen schnellen Absprachen und Infos zwischendurch, außerdem ist während Telefonkonferenzen immer ein Gruppenchat in Skype offen, in dem wir Links und ähnliches austauschen, über die gesprochen wird. Für den Lagerfeuer-Effekt zumindest im «Kernteam» (die verantwortlichen Redakteure der Blogs, Chefredaktion und Verlag) haben wir außerdem ganz avantgardistisch ein eigenes, internes Twitter (genauer gesagt: Ein Blog mit dem twitterähnlichen Wordpress-Theme «Prologue»). Statusmeldungen, anhand derer man sieht, an was die anderen gerade arbeiten, aber auch Stoßseufzer und Zwischendurch-Witzchen haben hier Platz.
Das schnelle Tool für zwischendurch: Unser internes Twitter.
Dokumentation und Diskussion: Confluence
Zum Teil finden Diskussionen auch im internen Wiki statt. Wir nutzen Confluence, ein «Enterprise Wiki» – wenig webzweinullig und nicht so pflegeleicht wie etwa Backpack, aber dafür sehr mächtig, wenn man es richtig nutzt. Jedes unserer Blogs hat dort einen eigenen «Space», es gibt einen Teambereich für alle und ein paar wenige weitere Bereiche für Redaktionsleitung und Verlagsangelegenheiten.
Klassisches Wiki plus Blog: Confluence.
Das Wiki dient ganz klassisch der Dokumentation und zur Ablage immer wieder benötigter Ressourcen, aber auch zur Diskussion aufwendigerer Artikel und anderer Projekte in einer Art Blog. Confluence hat damit unser altes internes Blog abgelöst, das spätestens mit dem Start des dritten Blogwerk-Blogs, imgriff.com, zu unübersichtlich wurde. Das Ziel: E-Mail-Verkehr (besonders den mit mehreren Beteiligten), Chats und Telefonkonferenzen drastisch zu reduzieren. Wirklich gut gelingt uns das bereits beim letzten Punkt.
Ganz ohne geht es nicht: Telefonkonferenzen
Wir haben jede Woche zu fixen Terminen zwei Telefonkonferenzen: Eine mit allen Blogredakteuren und eine in dem Rahmen, den wir mangels treffenderen Begriffs «Geschäftsleitung» nennen. Beide Konferenzen dauern eine gute Stunde, wir nutzen die Konferenzfunktion des Schweizer VoIP-Providers e-fon und den ausgezeichneten Anbieter Talkyoo (der mal einen eigenen Artikel wert ist). Bei aller schicken Virtualität haben sich diese direkteren und persönlicheren Termine sehr bewährt – wenn mal eine Woche ausfällt, spürt man das nicht, bei zwei Wochen stauen sich die Traktanden (schönes Schweizer Wort für Tagesordungspunkt) dann schon sehr. Telefonkonferenzen innerhalb der Blogteams finden in unregelmäßigen Abständen statt.
Kalender: Doodle, Google Calendar, Confluence-Kalender
Termine koordinieren wir mit Doodle (hier unser Test dazu), einem Google-Kalender fürs Kernteam und einem allgemeinen Kalender im Wiki für wichtige Daten und Ferienzeiten. Zum Teil gibt es auch Kalender für die einzelnen Blogs, in denen aufwendigere Artikel und Serien geplant werden.
Projektmanagement: Jira
Dem Taskmanagement dient Jira. Das Tool verleugnet nicht, dass es für sehr technische Prozesse angelegt wurde, es braucht deshalb – wie Confluence aus demselben Hause – etwas Einarbeitungszeit. Wir nutzen Jira deshalb derzeit erst für bestimmte Bereiche und Projekte.
CRM: Highrise
Für die Adressverwaltung und das «Customer Relationship Management» verwendet die Verlagsseite das durchdachte Highrise von 37Signals (Träger des imgriff.com-Awards für den Arbeitgeber des Monats März 2008). Dessen Killerfunktion ist die «Dropbox», an die man Blindkopien schicken kann, die automatisch bei der Person einsortiert werden, an die man mailt. Ein Nachteil von Highrise ist allerdings die klare USA-Lastigkeit bei den Adressformaten.
Die Kosten
Die meisten der eingesetzten Tools sind in der «Anschaffung» gratis. Lediglich Confluence und Jira haben wir gekauft und auf eigenen Servern installiert (die gehostete Version war uns zu langsam), von Highrise nutzen wir die Version für 15 User, die 49 Dollar pro Monat kostet. Das ist etwas, das vor nicht allzu langer Zeit undenkbar gewesen wäre: Da hätte der Aufbau einer vergleichbaren Infrastruktur ein halbes Vermögen gekostet.
Ähnliche Funktionen, andere Tools
Ähnliche Funktionen, zum Teil andere Tools – das zeigt der Vergleich mit Lifehacker. Google Docs etwa nutzen wir praktisch gar nicht mehr, einen zentral eingesetzten Bookmarking-Service wie del.icio.us auch nicht. Und natürlich gäbe es noch zig andere Tools, die man für ein ähnliches Zusammenspiel einsetzen könnte.
Sieht es bei Euch ähnlich aus? Welche Hilfsmittel haben sich bei der (mehr oder weniger) virtuellen Zusammenarbeit bewährt? Wir freuen uns über Kommentare oder Mails.
Artikel per Feed
Artikel per E-Mail
Artikel bei Twitter
Facebook-Seite
Sehr interessanter Artikel, und vorallem auch sehr spannend die Tools die ihr dabei einsetzt.
Ich finde den Ansatz mit dem internen Twitter sehr interessant. Häufig wissen die Personen innerhalb eines Unternehmens nicht was der andere macht, obwohl dies eventuell von Belang sein könnte. Ganze Blogeinträge wären hier sicher zu aufwendig. IM würde sich auf direkte Kommunikation beschränken. Microblogging finde ich in dem Zusammenhang sehr zielführend.
Wie nutzt ihr Prologue genau? Abruf über RSS? Aber wie erfolgt die Eingabe? Meine Erfahrungen zeigen, dass derartige Tools nur genutzt werden, wenn das Handling so einfach wie nur irgendwie möglich ist, ohne nerviges Einloggen. Am besten ähnlich eines IM-Clienten.
Es würde mich sehr interessieren, wie ihr Prologue genau nützt?
Grüße, Ben
Ich teile meine “Arbeitskraft” einmal für meinen Arbeitgeber und dann noch meinen Blog.
Email verwalte ich mit Google Mail. Geschäftsmails hole ich auch ab und sortiere sie über ein Label ein. Für ToDo-Listen generiere ich Mails an mich selbst die dank der Gmail Labs Erweiterungen “Superstar” entsprechend markiert werden. Zudem gibt es Labels für “Support,Ziele,Blog,….” sowie Quicklinks zu den als “EILT und Wichtig” “markiert” Mails uvm. Labels sind allgemein sehr intensiv im Gebrauch.
Projektzeiten erfassen ich mit mite
Kalender? Richtig GCal
schnell mal eine Notiz ersetllen: Google Notizbuch
Gemeinsamgenutze Dokumente finden in Googledocs ihre Platz. Dort landen auch alle Texte, z.B. Anleitung, die ich erstelle.
Alle Handschriftlichen Doks und Screenshots werden über einen Einzugsscanner gescannt und in Picassa abgelegt um sie von dort wiederum in Mails mit weiteren Infos zu verlinken.
Da wir in der Firma auch Outlook haben und ich den Kalender und die Kontakte mit Gmail sync. will, nutze ich dazu meinen PDA und goosync.
Das wars auch schon.
Ein paar einfache Tools und es geht ;)
Am interessantesten finde ich eigentlich den Screenshoot in diesem Beitrag. Er zeigt offenbar eine interne Diskussion zum Thema “Mint” mit dem Titel “mint doch abschaffen?”.
Ich habe mir Mint angeschafft, nachdem sich Peter dazu mal sehr positiv geäussert hat, bin aber wirklich sehr enttäuscht. Eure interne Diskussion gibt mit die Gewissheit, dass ich da nicht ganz falsch liege …
Sehr guter und einsichtsreicher Artikel! Ich bin mir sicher, dass diese Tools und diese Art der Zusammenarbeit unsere Wirtschaft in den nächsten 10 Jahren nachhaltig beeinflussen bzw. verändern wird. Allerdings haben die meisten “konventionellen” Unternehmen noch nicht ansatzweise realisiert, was es bedeuten kann, wenn sich Teams weltumspannend zu sehr geringen Kosten bilden lassen. Und ich meine damit nicht nur die Möglichkeit der Kostensenkung, sondern auch die Frage der Konkurrenz: Wo “Collaboration” schnell und unkompliziert möglich wird, entstehen vielleicht schnell auch neue Wettbewerber, die niemand im Kalkül und erst recht nicht auf dem Radar hat! Die Wirtschaft sollte sich also auf turbulente und spannende Zeiten einstellen…
Da ich ja eher ein EIN MANN Team bin komme ich mit wenigen Tools zurecht. Skype, ICQ und Twitter kommen oft zum Einsatz. Und ganz klassisch Emails.
In letzter Zeit abonniere ich eher RSS Feeds per mail – das ist für mich praktischer geworden.
Lifestream.fm kommt aber jetzt auch zum Einsatz – ist irgendwie praktisch, alles in der Ãœbersicht.
@Jürgen: Du schreibst “Für ToDo-Listen generiere ich Mails an mich selbst die dank der Gmail Labs Erweiterungen ?Superstar? entsprechend markiert werden.” Frage: Wie weist du GMail in dem Filter an, dass die Mail mit einer bestimmten Markierung versehen wird?
Dank dir für die Info, Michael.
» Ana: Jein. Mint hat uns durchaus lange gute Dienste geleistet und hat auch Vorteile gegenüber anderen Tools – es zeigt zum Beispiel am schnellsten/schönsten die Tages-, Wochen- und Monatsentwicklung der Page Impressions. Dass wir es jetzt rauswerfen, ist mehr so ein Frühjahrsputz. Alles, was man dort sieht, sieht man eben irgendwie auch in einem unserer gefühlt 45 anderen Statistikdiensten. Declutter ;)
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» Ben: Das Prologue-Twitter-Blog füllen wir (wenn mir jetzt niemand widerspricht) über die Eingabemaske. Ein Client wäre sicher bequemer, zumindest, wenn er ohnehin schon im Einsatz ist. Aber wir reden auch nicht von 25 «Tweets» pro Person am Tag, sondern eher von 2, 3. Wenn ich den «Link am Morgen» schreibe, twittere ich dort nicht «Schreibe den Link am Morgen», es geht eher um die «größeren» Projekte und Infos.
Toller Artikel …
endlich schreibt ihr mal was über etwas, wo ihr auch was davon versteht.
@Michael
In den Einstellungen die verchiedenen “Sterne” wählen. Mit der Maus drauf bleiben dann siehst du den Name
Suchen mittels has:(name) also z.B has:yellow-star
@Jürgen: Dann verteilst du die verschiedenfarbigen Sterne später selbst, richtig? Sie werden also nicht anhand eines Filters und einer speziellen eMail-Adresse automatisch vergeben. Ich habe das mit den Labels so geregelt, dass ich an meine eMail-Adresse ein “+todo” oder ein “+toread” anhänge, nach diesem String in den Eingangsfiltern suche und hiernach mit den entsprechenden Labels versehe. Und ich hatte so ein wenig die Hoffung, dass man das mit den Sternchen auch machen könnte, aber im Filter ist nur “Markieren” – aber keine Feinangabe “Markieren – yellow star”.
“Rechtsanwalt und Fachanwalt für gewerblichen Rechtsschutz … möglich”, wollte ich sagen.
Dank dir für die Antwort!
Delicious war für unsere Arbeit bei KoopTech recht wichtig, da Unmengen an Informationen aus dem Netz gefiltert wurden. Ansonsten sehr ähnliche Erfahrungen. Task-Management lässt sich aber auch gut im Wiki abwickeln.
Hi, die Tools sind alle wirklich cool. Das zeigt schon schön, dass wir in einigen Bereichen durchaus in Richtung SaaS gehen und Applikationen mehr und mehr online beziehen und über den Browser bedienen. Prinzipiell sehr schön! Was mir dabei nur Bauchschmerzen bereitet ist die Frage der Datensicherheit – schließlich gebe ich hier Daten (Firmengeheimnisse!) ein, die dann z.B. irgendwo in den Staaten gehostet werden. Wer weiß schon, wer da Zugriff hat – die US-Behörden? Der Enkel des Firmeninhabers?
Oder ist die Sorge unbegründet?
» Daniel: Wir halten es, um mal bei unseren Tools zu bleiben, für recht unwahrscheinlich, dass der Enkel des Jira-Gründers mit dem dort stehenden Task “Lange Links in den Kommentarfeldern automatisch umbrechen lassen” etwas Schlimmes anfangen kann. Sofern es den überhaupt gibt ;) Aber Du hast prinzipiell recht: Da sollte man sich besser zu viele Gedanken machen als zu wenige, so lange man dabei trotzdem realistisch bleibt.
Florian: *schmunzel* du hast recht, mit dieser Info alleine könnte man sicher keinen Enkel hinter dem Ofen vorlocken. Ich dachte dabei auch mehr an so Dinge wie die Projektmanagement Tools (basecamphq), wo besagter Enkel schön den Fortschritt der Projekte im Unternehmen beobachten könnte. Fragt man sich natürlich immer noch, was er damit anfangen kann/will, aber als Unternehmen hätte ich Bauchschmerzen damit, diese Art der Information irgendwo ins Web zu schreiben.
Vielleicht kennt der Enkel meinen Mitbewerber, solche Zufälle solls ja geben.
Vielleicht bin ich auch nur von Verfolgunswahn gesegnet :-)