Wer nicht täglich von Meeting zu Meeting eilt, braucht den Kalender eigentlich nur als Gedächtnisstütze. Ich lasse deshalb meine Terminliste tagsüber geschlossen und arbeite nur mit der ToDo-Liste.

Das E-Mail-Programm sollte man ja ohnehin schließen, wenn die Post gelesen und beantwortet ist. Bei diesem häufig gehörten Rat geht es darum, sich nicht ablenken zu lassen, wenn alle paar Minuten eine E-Mail eintrifft. Ich versuche aus diesem Grund, so viele Programme wie möglich geschlossen zu halten. Bei mir gehört auch der Kalender dazu.

Mein Kalender ist ein Reminder - ein Hilfsmittel, mich an etwas zu erinnern. Dort kommt nur hinein, was mit einem bestimmten Datum fest verbunden ist. Alles andere wandert auf die To-Do-Liste - auch zeitlich unspezifische Aufgaben wie “am Wochenende Mama anrufen”. Deshalb reicht es mir auch, morgens einmal in den Kalender zu schauen.

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Später aufstehen, Koffein oder ein 20-minütiger Mittagsschlaf - was ist am besten, um die Müdigkeit zu bekämpfen, die uns regelmäßig am frühen Nachmittag befällt?

Forscher der Loughborough University in England haben das untersucht und ihre Studie auf einer Schlafwissenschaftler-Konferenz (wie da wohl die Pausen zwischen den Vorträgen gestaltet sind?) präsentiert. Das Ergebnis: Alle drei Tricks helfen, aber am effektivsten ist das Nickerchen. Fragt Eure Chefs also bei Gelegenheit, ob sie statt in Jura-Kaffeeautomaten nicht lieber in Klappliegen investieren wollen.

» Study: naps > coffee, good night’s sleep to combat tiredness [arstechnica.com, gefunden bei Lifehacker]

(Wer mehr lesen möchte: Hier unsere Tipps für einen guten Schlaf, egal ob mittags im Auto auf dem Firmenparkplatz oder nachts im Bett.)

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Wikis eignen sich bestens für die persönliche Organisation - und mit ein paar Anpassungen auch für die Umsetzung von Getting Things Done. GTDTiddlyWiki Plus ist ein bereits dafür ausgerichtetes Wiki.

GTDTiddlyWiki Plus ist eine Adaption des recht simplen Wiki-Systems TiddlyWiki, die speziell auf GTD zugeschnitten und als Open Source verfügbar ist. Neben der Version mit dem «Plus» im Namen gibt es noch das ältere GTDTiddlyWiki, das im Prinzip ganz genauso funktioniert - allerdings ist «Plus» enger an TiddlyWiki angebunden und kann dadurch dessen Updates einfach mitmachen. Darum wird gemeinhin zu GTDTiddlyWiki Plus geraten.

Das Besondere an diesem Wiki:

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Vorgestern hat Apple auf seiner Entwicklerkonferenz den neuen Dienst «MobileMe» vorgestellt, der Mac-Nutzern u.a. Push-Synchronisierung von Adressen und Mails erlaubt und Online-Speicherplatz zur Verfügung stellt (alle Details zum neuen iPhone und zu MobileMe hat unser Schwesterblog neuerdings.com). Nützliche bis unerlässliche Features für jeden, der an mehreren Geräten arbeitet - Features, die einen bei Apple allerdings 99 Dollar im Jahr kosten.

Es geht aber auch günstiger, wenn man bei Design und Komfort ein paar Abstriche macht. Webworkerdaily.com hat zu jedem MobileMe-Service ein paar Alternativen gefunden, die weniger oder gar nichts kosten:

» MobileMe On the Cheap [webworkerdaily.com]

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Wer von Euch schreibt sich Sachen, die er nicht vergessen will, auf die Handfläche? Dann hätten wir da eine spitzenmäßige Empfehlung für Euch.

Schluss mit schmierigem Fineliner auf verschwitzter Sommerhand! Zum Zwecke der Handnotiz gibt es jetzt nämlich das «To-Do-Tattoo»: Eine Art Tattoo-Folie, wohl wie man sie von diversen Jugendzeitschriften kennt, mit grafischer Vorlage und abwaschbarem Stift.

Einfach aufkleben und beschriften:

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Von wegen Zeitfresser! Eine neue Studie besagt, dass kurze Pausen für zielloses Herumsurfen auf Social Networks wie Facebook sogar die Produktivität erhöhen.

Durch die bewusste Ablenkung werde man konzentrierter und sei weniger gestresst, so das Ergebnis der Untersuchung, die im Auftrag eines Spieleherstellers durchgeführt wurde. Vielleicht darf schon dieser Auftraggeber stutzig machen - in jedem Fall ist das Ganze aber eine Frage der Ausgestaltung dieser Surf-Pausen. Dauern sie zu lange, sind sie sicher nicht mehr produktiv, legt man sie alle 15 Minuten ein, ebensowenig.

Und, hey, dass man immer mal wieder ein paar Minuten Pause machen sollte, um den Kopf durchzulüften, das predigen wir doch schon seit Henry Fords Fließband! Ganz egal, ob man dabei dann surft, Kaffee kocht, Blumen gießt, in den Himmel starrt oder einen Büroplausch hält.

» ‘Facebook Breaks’ Boost Productivity, Study Says [PC World, gefunden in der Handelszeitung - dort mehr oder weniger eine Übersetzung des englischen PC-World-Artikels]

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Viele Dinge existieren nur in unserem Kopf. Wir denken zwar viel darüber nach, doch wenn wir sie ab und zu niederschreiben, bekommen wir oft nur die selben zehn Punkte zusammen. Ein Dokument, das lebt, wird dagegen mit der Zeit immer umfangreicher - oder präziser.

Als Jugendlicher begann ich, Tagebuch zu schreiben. Ich war verliebt. Immer wieder. Oft unglücklich. Ich hatte viel zu berichten. Ganze Bücher schrieb ich voll. Doch wenn ich Rückschau hielt (was geschah heute vor einem Jahr?), dann musste ich ernüchtert feststellen: Die Probleme hatten sich nicht geändert. Und was ich mir vorgenommen hatte, waren die immer gleichen Ansätze. Mehr nicht.

Als ich zehn Jahre später Stephen Coveys Buch «Der Weg zum Wesentlichen» las, hörte ich auf, Tagebuch zu schreiben.
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Von Seth Godin kommt eine herrliche Checkliste, die man (mindestens spaßeshalber) vor dem Abschicken der nächsten E-Mail mal durchgehen sollte. Sie richtet sich zwar in Teilen eher an Marketingleute, aber die wesentlichen Punkte gelten für jeden, zum Beispiel:

• «Bin ich wütend? (Wenn ja, speichere die Mail als Entwurf und sieh sie Dir später nochmal an)» oder
• «Leite ich gerade die Mail eines anderen weiter? (Wenn ja, wäre derjenige darüber glücklich, wenn er es wüsste?)» oder auch
• «Wenn ich 42 Cent zahlen müsste, um diese Mail zu verschicken - würde ich sie dann verschicken?»

» Email checklist [Seth Godin, gefunden bei Ivan]

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Das «kleine Einmaleins» heute mal wieder mit besonders hohem Wir-klingen-wie-Eure-Eltern-Faktor. Ein Basistipp für mehr Ordnung.

(Hinweis: Im «kleinen Einmaleins» sammeln wir grundlegende Produktivitäts-Tipps und -Tricks, die auch herausgelöst aus Systemen wie GTD o.ä. hilfreich sind. Hier findest Du die Übersicht aller bisher erschienenen Artikel.

Eine aufgeräumte Umgebung hilft vielen Menschen dabei, produktiver zu arbeiten - die Ablenkungen sind einfach geringer. Aber auch diejenigen, die sich vom Chaos nicht beeindrucken lassen, werden unproduktiver, wenn sie nach jedem Hilfsmittel für ihre Arbeit erstmal fünf Minuten suchen müssen. Darum:

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Wer den Firefox nutzt, kennt in der Regel seinen Browser. Dennoch bin ich immer wieder erstaunt, wenn mir jemand über die Schulter schaut und sich über die Platzierung meiner Bookmarks wundert.

Ich mag keine Toolbars im Browser. Ihren Nutzen halte ich für zweifelhaft. Dies ist aber letztlich Geschmackssache. Unbestreitbar jedoch nehmen sie wertvollen Platz weg. Wenn ich eine Website öffne, möchte ich möglichst viel auf einen Blick sehen. Dabei bringen mir ein paar Pixel in der Höhe mehr als in der Breite.

Auf die Navigations-Toolbar kann ich nur schlecht verzichten. Auch die Bookmarks will ich für den schnellen Zugriff nicht missen. Sie lassen sich im Firefox (für Windows) aber ganz einfach nach rechts oben neben die Menüs verschieben:

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