Ordnung auf der Festplatte:
Dateien benennen und ablegen

Je mehr Daten sich ansammeln, desto schwieriger wird es, den Überblick zu bewahren. Eine durchdachte Ablagestrategie mit sinnvollen Dateinamen schafft Abhilfe.

Aussagekräftige Dateinamen vergeben

Dokumente benötigen einen Namen, wenn sie auf dem Computer gespeichert werden. Aussagekräftige Bezeichnungen helfen dabei, Informationen später wieder aufzufinden. Im Idealfall erkennt man aus dem Dateinamen, was sich in dem Dokument verbirgt, ohne es öffnen zu müssen. Alles, was darüber hinausgeht, ist unnötiger Ballast. Damit das eigene System funktioniert, muss es konsistent angewendet werden. Mark Hurst schlägt dazu in seinem Buch Bit Literacy folgendes Schema vor:

Initialen-Datum-Thema.Erweiterung

Dokumente können innerhalb eines Ordners alphabetisch sortiert werden. Eine wichtige Entscheidung ist daher, wie man mit der Bezeichnung beginnt. Die Initialen, wie es Mark Hurst vorschlägt, können zum Beispiel das Vertrauen von Mitarbeitern stärken, ihre Dokumente auf einem Netzwerkspeicher abzulegen.

Viele Leute schrecken davor nämlich zurück, schreiben Alastair Campbell und Alistair Darbs in ihrer The Digital Designer’s Bible. Sie befürchten, später nicht mehr in der Lage zu sein, ihre Dokumente aufzufinden.

Eine andere Möglichkeit ist es, dem Dateinamen das Datum voranzustellen, wie es beispielsweise bei Fotos oft gemacht wird. Das wird zwar vom System automatisch erfasst, die Betriebssysteme sind in dieser Hinsicht aber nicht zuverlässig. So kann das Öffnen einer Datei in gewissen Fällen bedeuten, dass das Änderungsdatum des Dokuments modifiziert wird. Um Änderungen (fast) wie in einem Wiki zurückzuverfolgen, speichert man ein Dokument nach jeder Bearbeitung mit neuem Datum (in einer neuen Datei).

Unterschiedliche Namen für verschiedene Datentypen

Für Designer haben Campbell und Darbs weitere Ideen, wie man Dateien benennen könnte. Für verschiedene Datentypen kommen dabei unterschiedliche Möglichkeiten in Frage. So schlagen sie zum Beispiel vor, bei Illustrationen mit der Seitennummer zu beginnen, auf welcher die Abbildung später erscheinen wird. Das ergibt durchaus Sinn, weil man seine MP3-Sammlung beispielsweise in einem anderen Kontext nutzt als eine Tabelle, in der man seine Finanzen nachführt. Das Ordnungssystem wird dadurch allerdings komplizierter – und damit schlechter handhabbar.

Ich selbst versuche grundsätzlich, alle meine Dokumente einheitlich zu betiteln. Initialen sind für mich nur dann sinnvoll, wenn mehrere Leute zusammenarbeiten. Im persönlichen Verzeichnis kann man getrost darauf verzichten. Um Änderungen zu verfolgen, ist es tatsächlich sehr nützlich, das Datum im Dateinamen zu führen. Da ich als Student und Autor hauptsächlich Textdokumente verfasse, kommt mir das entgegen. Allerdings füge ich das Datum erst nach dem Thema ein, um die Dokumente gleichzeitig thematisch als auch zeitlich sortieren zu können:

Thema-Datum.Erweiterung

Zu anderen Anwendungszwecken muss das nicht passen. Ich habe daher für gewisse Dateitypen andere Formate erstellt:

  • Fotos: Datum-Thema.Erweiterung
  • Musik: Artist-Jahr-Album-Nummer-Titel.Erweiterung
  • E-Books: Autor-Jahr-Titel.Erweiterung

Eine übersichtliche Ordnerstruktur ist wichtig

Fast noch mehr als der Dateinname trägt die Ordnerstruktur zur Ordnung auf der Festplatte bei. Wer auf seinem Desktop eine Suchmaschine nutzt, für den mag dies eher von untergeordneter Bedeutung sein. Ich persönlich greife jedoch meistens direkt auf meine Dokumente zu, und bin daher der Meinung, dass zumindest eine grobe Struktur nicht schaden kann. Ins gleiche Horn bläst Joe Kisell auf Macworld, wo er zwei Strategien für die Organisation der eigenen Dateien vorschlägt: Für jene mit vielen Unterordnern schlägt er vor, Verknüpfungen für die am meisten gebrauchten Ordner zu erstellen. So muss man sich nicht ständig durchklicken. Für die Gruppe der Suchstrategen schlägt er zwar auch Ordner vor, aber natürlich weniger. Vielmehr soll man in Dateinamen Schlagwörter verwenden oder die Dateien mit Metadaten anreichern.

Einen weiteren grundlegenden Tipp (neben anderen) gibt’s bei Microsoft: Laufendes von Abgeschlossenem trennen. Gina Trapani von Lifehacker handhabt dies ebenso. In ihrer persönlichen Ablage finden sich zudem vier weitere Ordner:

  1. bak: Steht für Backup. Hier kommen alle Sicherungskopien rein.
  2. docs: Der eigentliche Arbeitsbereich und Ort für alle laufenden Projekte.
  3. docs-archive: Das bereits angesprochene Archiv für abgeschlossene Arbeiten.
  4. junkdrawer: Eine temporäre Ablage, für alles was nicht längerfristig gebraucht wird. Wird regelmäßig automatisch per Skript gelöscht.
  5. multimedia: Ein Platz für alle Mediendateien.
  6. scripts: Für eigene Skriptprogramme – wer nichts selbst programmiert, kann hier auch seine Software ablegen, die ohne Installation im System läuft.

Wie sieht es innerhalb des eigentlichen Dokumentenordners aus? Dazu macht Trapani leider nur wenige Angaben. Mark Hurst schlägt ein System mit zwei Ebenen vor: Auf der ersten Stufe finden sich Projekt- oder nach Kategorien benannte Ordner, aber noch keine Dateien. Diese finden sich erst innerhalb dieser Ordner auf einer zweiten Ebene (und eventuell auch weitere Unterordner). Projektordner werden dabei mit dem Firmennamen des Auftraggebers oder generell nach dem Projekt selber beschriftet. Unterordner kreiert Hurst grundsätzlich keine. Drei Ausnahmen listet er jedoch auf:

  1. old: Entspricht dem oben besprochenen Archiv. Hurst legt dies jedoch nicht zentral an, sondern einzeln für jedes Projekt.
  2. deliverables: Alles, was dem Kunden vorgelegt und akzeptiert wurde. Diese Dokumente sind dadurch besser von den Entwürfen abgegrenzt.
  3. clips: Dieser Ordner dient dem Wissensmanagement. Was zu Referenzzwecken aufbewahrt wird, kann hier gespeichert werden.

Letztgenannter Ordner bezeichnet Hurst als Kategorienordner. Denn er enthält nur eine bestimmte Art von Information (im Unterschied zum Projektordner, wo sich ganz Unterschiedliches findet). Wie im obigen Fall können diese Kategorien innerhalb eines Projektordners angelegt sein. Häufiger finden sie sich jedoch auf der ersten Ebene. Ein Beispiel hierfür wäre ein Ordner für Finanzen, wo alle Unterlagen zu monetären Angelegenheiten aufbewahrt werden.

Umsetzung

Neben diesen Vorschlägen gibt es natürlich viele weitere Herangehensweisen. Jeder sollte die Methode anwenden, die für ihn am besten funktioniert. Wichtigstes Kriterium bleibt, das System konsequent anzuwenden.

(Um erstmal Ordnung in die vorhandenen Dokumente zu bringen, empfehlen wir diese Tipps: Festplatte aufräumen: Der schonende und der radikale Weg.

 

Mehr lesen

iA Writer: Texte schreiben ohne Ablenkung

17.4.2013, 12 KommentareiA Writer:
Texte schreiben ohne Ablenkung

Wer kennt sie nicht, die Angst vor dem weissen Blatt? Man hat die ersten Zeilen geschrieben, und schon kommt der Schreibfluss ins Stocken. Man schweift ab und lässt die Augen über Icons und Menus wandern. Die Gedanken sind jetzt überall, nur nicht dort, wo sie sein sollten: beim Text. Minimalistische Programme helfen, sich auf den Inhalt zu konzentrieren.

Zeit sparen: Ordnung im Geschirrspüler

15.4.2011, 18 KommentareZeit sparen:
Ordnung im Geschirrspüler

Kleine Dinge haben oft eine grosse Wirkung: Den Geschirrspüler richtig einzuräumen spart pro Jahr fast einen Tag. Ein Praxisbericht.

20.8.2010, 1 KommentareCult of Less:
Ein Nachschlag

Kelly Sutton, einer der Protagonisten der BBC-Story über den «Cult of Less», hat im Blog Boingboing mehr über seinen Lebensstil geschrieben.

3 Kommentare

  1. Das Datum ist überflüssig, das ist bei der Datei automatisch dabei

    AB_Thema.doc ist hinreichend und man findet das Ding schon irgendwie.

    Keep it simple and stupid.

  2. Das Datum im Dateinamen ist sehr nützlich! Zum einen sorgt es für eine gleichzeitige alphabetische und zeitliche Sortiermöglichkeit und zum anderen ist das Dateidatum von Windows ein recht untreuer Geselle: Ruckzuck hat z.B. Excel mal wieder irgendwas gespeichert und das Dateidatum verändert.
    Peter S. hat recht: Mach es so einfach wie möglich – aber nicht einfacher! ;-)

  3. Hmm, ich finde das Datum nur begrenzt sinnvoll. Vor allem für Dokumente, die man immer wieder anfasst oder über lange Zeit fortführt. Da ist irgendwann quasi das Erstelldatum nicht mehr aussagekräftig. Kommt jetzt die Argumentation, dann eben eine Kopie mit neuem Namen zu machen rate ich an: Das Datum in der Ordnerstruktur hinterlegen! Bspw. erarbeitet man ein Dokument aus verschiedenen Quellen, kann man so alles gemeinsam im Ordner „YYYYmmdd_Projekt“ ablegen, die Quellen viell. im Subordner „Beistellungen“..
    Wer viel mit Plain text arbeitet, sollte sich auch mal Versionskontrollsysteme ansehen.

3 Pingbacks

  1. [...] wir haben zum Entmüllen einen schonenden und einen radikalen Weg und empfehlen zudem, mit durchdachter Dateibenennung für den Überblick zu [...]

  2. [...] Dateinamen und eine übersichtliche Ordnerstruktur verwenden. Hier ein früherer Artikel von imgriff.com [...]

  3. [...] oder «Kalkulation.xlsx» nennt, sondern aussagekräftige Dateinamen verwendet. Dominik Tschopp hat in diesem Blogartikel hilfreiche Tipps zur Benennung von Dateien aufgeführt. Dafür ist es meines Erachtens dank [...]

Kommentar schreiben

Wir sind sehr an einer offenen Diskussion interessiert, behalten uns aber vor, beleidigende Kommentare sowie solche, die offensichtlich zwecks Suchmaschinenoptimierung abgegeben werden, zu editieren oder zu löschen. Mehr dazu in unseren Kommentarregeln.

* Pflichtfelder