Je mehr Daten sich ansammeln, desto schwieriger wird es, den Überblick zu bewahren. Eine durchdachte Ablagestrategie mit sinnvollen Dateinamen schafft Abhilfe.

Aussagekräftige Dateinamen vergeben

Dokumente benötigen einen Namen, wenn sie auf dem Computer gespeichert werden. Aussagekräftige Bezeichnungen helfen dabei, Informationen später wieder aufzufinden. Im Idealfall erkennt man aus dem Dateinamen, was sich in dem Dokument verbirgt, ohne es öffnen zu müssen. Alles, was darüber hinausgeht, ist unnötiger Ballast. Damit das eigene System funktioniert, muss es konsistent angewendet werden. Mark Hurst schlägt dazu in seinem Buch Bit Literacy folgendes Schema vor:

Initialen-Datum-Thema.Erweiterung

Dokumente können innerhalb eines Ordners alphabetisch sortiert werden. Eine wichtige Entscheidung ist daher, wie man mit der Bezeichnung beginnt. Die Initialen, wie es Mark Hurst vorschlägt, können zum Beispiel das Vertrauen von Mitarbeitern stärken, ihre Dokumente auf einem Netzwerkspeicher abzulegen.

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Ab in die Horizontale und Augen zu - das sollte als Anleitung für ein Nickerchen doch eigentlich reichen, denkt man. Der «Boston Globe» ist es etwas detaillierter angegangen und hat eine Seite mit zahlreichen Informationen und Grafiken zu Schlafphasen, -gewohnheiten und -tipps gebaut:

» How to nap [boston.com/bostonglobe, gefunden von Marcel im imgriff.com-Friendfeed-Room]

Hier erscheint jeden Morgen von Montag bis Freitag ein ausgewählter Link zu einem gelungenen Text rund ums Thema Produktivität. Viel Spaß bei der Lektüre!

Der Schweizer Sportreporter Beni Thurnheer vertraut bei seiner Arbeit auf reichlich unmoderne Hilfsmittel: Fußballspiele zum Beispiel kommentiert er unter anderem mit Hilfe eines Panini-Albums.

Das hier wäre Material für einen «Link am Morgen», aber statt es erst am Montag - nach dem Endspiel der EM 2008 - zu veröffentlichen, bringen wir es lieber schon heute: Ein wunderbares Video des Schweizer Fernsehens, das den Sportreporter Beni Thurnheer und sein Arbeitswerkzeug kurz vor einem Fußballspiel zeigt. Wir sehen zahlreiche handbeschriebene Karteikarten und, besonders eindrucksvoll: Ein Panini-Sammelalbum, mit dessen Hilfe Thurnheer die Namen der Spieler auf dem Feld auswendig lernt.

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Gleichförmige Tätigkeiten können sich mit der Zeit negativ auf den Bewegungsapparat auswirken. Regelmäßige Pausen beugen dem vor, gehen jedoch in der Hektik des Arbeitsalltags immer wieder mal vergessen. Ein kleines Werkzeug hilft uns auf die Sprünge.

Wenn wir zwischendurch unsere Arbeit unterbrechen, bedeutet das nicht, dass wir weniger erledigen. Vielmehr steigert es die Leistungsfähigkeit, weil wir uns, frisch ausgeruht, mit neuer Kraft an die anstehenden Aufgaben machen. Das Tool «Workrave» hilft dabei.

Nach dem Start versteckt es sich in der Taskleiste und macht sich erst wieder bemerkbar, wenn eine Arbeitspause ansteht. In den Einstellungen lassen sich die Zeitmaße exakt auf die eigenen Bedürfnisse abstimmen. Man definiert dabei drei unterschiedliche Zeiteinstellungen:

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In einem Gastbeitrag auf zenhabits.net verrät Collis Ta’eed, wie man mehr aus seiner Zeit machen kann - Ratschläge weniger für den, der möglichst unbeschadet seinen Bürotag zwischen 9 und 17 Uhr überstehen möchte, sondern für alle, deren Arbeitstage schon vollgepackt sind, und die es dennoch nicht erwarten können, mit dem nächsten (möglichst: eigenen) Projekt zu beginnen.

» How to Get a Lot Done – 7 Tips to Achieve More [zenhabits.net]

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Wöchentliche Gewohnheiten einzuüben, ist nicht einfach. Man kann die Aufgabe allzu leicht auf den nächsten Tag schieben. Unser Tipp: Eine Zeitlang sollte man diese Gewohnheiten täglich trainieren.

Einen natürlichen Rhythmus, bestimmte Aufgaben zum Beispiel an einem Dienstagabend zu erledigen, kenne ich nicht. Das mag beim Brötchenholen am Sonntag funktionieren, und an den Wohnungsputz am Samstag erinnert mich immerhin mein schlechtes Gewissen. Bei kleinen, lästigen Aufgaben, die man gerne unter der Woche erledigt, ist das jedoch anders. Was unterscheidet schon einen Dienstag von einem Mittwoch oder einem Donnerstag? Wöchentliche Gewohnheiten anzunehmen, fällt oft schwer.

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Das Berliner Hallenprojekt haben wir hier schon einmal kurz erwähnt: Der Versuch, mehrere Arbeitsorte zu schaffen, die einerseits geselliger als der eigene Schreibtisch zuhause und andererseits stärker aufs Arbeiten ausgerichtet sind als das nächste St. Oberholz. Ziel ist, dass es irgendwann mal «in der ganzen Stadt im Umkreis von zehn Minuten einen Arbeitsplatz gibt». jetzt.de hat nun ein Interview mit Sebastian Sooth, einem der Antreiber des Projekts, veröffentlicht:

» Die Welt als Halle und Vorstellung [jetzt.sueddeutsche.de, gefunden bei medienlese.com]

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Kein automatisiertes System zu nutzen, um wiederkehrende Aufgaben zu verwalten, muss kein Nachteil sein. Das Kopieren von Hand bringt Aufmerksamkeit und zwingt zur Einfachheit.

David Allen, der Kopf hinter Getting Things Done (GTD), verwaltet alle Listen seines GTD-Systems in einem Palm-Organizer. Auf funktionsreiche Programme verzichtet er; und damit auch auf solche, die wiederkehrende Einträge automatisch in neue Listen übernehmen. Was auf den ersten Blick langwierig und umständlich erscheint, hat einen entscheidenden Vorteil: Man reduziert sich aufs Wesentliche und schenkt dem mehr Aufmerksamkeit.

imgriff.com-Leser Gregor brachte mich auf die Idee, diesen Artikel zu schreiben. Ich bin bekanntlich ein Fan der Arbeit mit dem schlichten Texteditor. Gerade auch für meine To-Do-Listen verwende ich diesen. Gregor zweifelte aber daran, dass ein Texteditor dafür geeignet sei, wiederkehrende Aufgaben zu verwalten. Bis zu diesem Zeitpunkt war mir gar nicht bewusst, weshalb bei mir das System so gut funktioniert.

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Wir möchten zukünftig noch mehr Inhalt bieten und suchen darum einen weiteren Autoren (m/w, ca. 10 Artikel im Monat) als Verstärkung für das derzeit sechsköpfige Team.

Gut wäre es, wenn Du Windows-Nutzer mit Spaß am Ausprobieren neuer Tools bist, denn Windows-Themen kommen momentan etwas zu kurz. Du musst nicht hundert Produktivitätstricks erfolgreich umgesetzt, solltest aber von «GTD» schon mal etwas gehört haben. Im Idealfall bist Du außerdem nicht nur «Auftragsschreiber», sondern denkst mit, suchst Dir selbständig passende Themen und bringst Dich in unserem internen Wiki ein.

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Im Blog «Karrierebibel» von Jochen Mai ist gerade Happy-Woche: Eine Woche lang gibt es nur Artikel zum Thema «Gute Laune». Zum Beispiel diesen hier: Drei Experten geben Antworten auf Fragen zum Frohsinn - können sich Morgenmuffel ändern? Wie geht man mit miesepetrigen Kollegen um?

» Stimmungskanone – Keiner muss Morgenmuffel bleiben [karrierebibel.de]

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