Produktivität leidet bekanntlich unter zu vielen E-Mails. Eine Musterlösung, wie man besser mit E-Mails umgeht, gibt es jedoch nicht. In der aktuellen Ausgabe des Onlinemagazins «first monday» wird nun eine künstliche Währung für E-Mails vorgeschlagen.

Die meisten Lösungen für das Problem der E-Mail-Flut, so die Analyse der Autoren, setzen beim Empfänger an. Die E-Mail-Programme werden so konfiguriert, dass sie die Mails filtern, priorisieren, kategorisieren, die Anzeige optimieren und sogar deren Inhalte analysieren. Das Umschichten der eintreffenden Post löst aber nicht das Problem: Es wird immer noch die gleiche Anzahl Mails verschickt.

Zudem kann ein technisches System im Einzelfall nie so gut urteilen wie ein Mensch. Man kennt dies von wichtigen E-Mails, die in den Weiten des Spamordners verschwinden und erst nach einem persönlichen Anruf aus der Versenkung geholt werden.

Fokus auf die Transaktion zwischen Sender und Empfänger

Andere Lösungen setzen darum auch beim Menschen an. So gibt es zahlreiche Verhaltensmaßregeln, wie man effizienter seine E-Mails abarbeitet. Der meistgehörte Rat ist, die elektronische Post nur zu bestimmten Zeiten zu lesen. In einzelnen Fällen wird sogar der Freitag als E-Mail-freier Tag empfohlen.

Weniger Post kann man auch erhalten, wenn man als Sender gewissen Formulierungsrichtlinien folgt: Wer sich klar ausdrückt, produziert weniger Missverständnisse und Hintergrundrauschen. Diese Vorsätze lassen sich innerhalb eines Teams oder eines Unternehmens gut umsetzen. Über die E-Mails, die von außen kommen, hat man damit aber noch immer keine Kontrolle.

Byron Reeves, Simon Roy, Brian Gorman und Teresa Morley richten in ihrem Aufsatz “A marketplace for attention: Responses to a synthetic currency used to signal importance in e–mail” bei first monday den Fokus nun auf die Transaktion zwischen Sender und Empfänger. Auf einem «Marktplatz» für den Informationsaustausch soll anhand einer synthetischen Währung die Aufmerksamkeit auf wichtige E-Mails gelenkt werden.

Einheiten sparen für die wichtigen E-Mails

Der Sender schätzt dabei den Wert einer Information ein und setzt beim Versand einer E-Mail einen künstlichen Betrag einer Währung ein, von der er pro Woche 100 Einheiten erhält. Der Empfänger kann nun sehen, was dem Sender die Mail wert war. Da die Währung ein knappes Gut ist, müssen die Sender damit haushalten – und da liegt der Unterschied zur Kennzeichnung einer E-Mail mit einer Priorität.

Eine erste Testreihe scheint die disziplinierende Wirkung einer solchen künstlichen E-Mail-Währung zu bestätigen. Nur bei 28 Prozent der Mails setzten die Versuchsteilnehmer ein bis drei Einheiten ein, wenig wichtige Mails wurden also nicht in großer Zahl verschickt. Den Rest der Mails schätzten die Teilnehmer als wichtiger ein; bei 5 Prozent der Mails wurden sogar mehr als 25 Einheiten angesetzt. Der Einsatz vieler Einheiten führte auf Empfängerseite dazu, dass die Mail schneller geöffnet bzw. gelesen wurde.

Auf Grundlage der eingesetzten Währungseinheiten lassen sich auch Statistiken erstellen, um das Kommunikationsverhalten zu analysieren. Dies gilt für den eigenen Umgang mit E-Mails wie auch für die Kommunikation in dem Team, in dem man arbeitet. Schließlich geht es auch darum, die Resourcen innerhalb eines Projektes zu halten.