Das kleine Einmaleins:
Nur 3 x am Tag zum Briefkasten

Wetten, dass es niemandem auffällt, wenn Du Deine Mails und RSS-Feeds nicht mehr sofort liest und bearbeitest, sondern nur noch dreimal am Tag?

(Hinweis: Im «kleinen Einmaleins» sammeln wir grundlegende Produktivitäts-Tipps und -Tricks, die auch herausgelöst aus Systemen wie GTD o.ä. hilfreich sind. Hier findest Du die Übersicht aller bisher erschienenen Artikel.

Wenn das Checken der E-Mails oder RSS-Feeds so aufwendig wäre wie das Leeren des Briefkastens – im Extremfall mehrere Stockwerke zu Fuß -, würden wir wohl kaum alle fünf Minuten nachsehen, ob neue virtuelle Post gekommen ist. Aber auch wenn es so einfach ist: Es ist besser, sich etwas zusammenzureißen.

Ruf Deine Mails und Feeds nur dreimal pro Tag ab. Denn mal ehrlich: Wann ist schon mal was dabei, bei dem es auf ein paar Stunden ankäme? Gerade bei Mails, deren Vorteil ja nicht zuletzt die asnychrone Kommunikation ist, sollte niemand erwarten, dass sofort geantwortet wird. Und wenn Du es dafür schaffst, alle Mails wirklich innerhalb von 24 Stunden zu beantworten, wirst Du ohnehin eher großen Respekt ernten als im Ansehen anderer zu sinken.

Ob Du nun genau dreimal oder nur zweimal oder auch fünfmal am Tag in die Inbox schaust, das ist abhängig von Deiner Situation (und natürlich gilt dieser Rat nicht für jemanden, der etwa im E-Mail-Support für Kunden arbeitet, die auf minutenschnelle Reaktionen angewiesen sind). Wesentlich ist nur, dass das Fenster des RSS-Readers, das Mailprogramm oder das Webmail-Fenster im Normalfall geschlossen ist, und Du es nur zum Bearbeiten der Mails öffnest – das auch im Sinne des konzentrierten Arbeitens an einer Aufgabe.

Ebenso selbst festlegen musst Du die genauen Zeiten, zu denen Du Deine Mails und Feeds abrufst und bearbeitest/liest, denn das ist natürlich abhängig von Deinem Tages- und Arbeitsrhythmus. Möglichst feste Zeiten empfehlen sich, um sich diese Gewohnheit leichter anzugewöhnen, aber wenn es Dir liegt, kannst Du das genausogut auch situativ und flexibel handhaben. Zwei Vorschläge zum Ausprobieren:

  • Ruf Deine Mails und Feeds das erste Mal um 11 Uhr ab, das zweite Mal am Nachmittag – sagen wir, um 15.30 Uhr -, so dass Du noch vor Feierabend reagieren kannst, und das letzte Mal spätabends zuhause, zum Beispiel um 23 Uhr. So bekommen die, die Dir vormittags eine Mail schreiben, bereits vor der Mittagspause eine Antwort, die etwas späteren noch vor Feierabend, so dass Rückfragen schnell möglich sind, und die letzten schließlich noch immer am selben Tag.
  • Oder verzichte auf den privaten Einsatz am Abend und mach es so: Das erste Abrufen direkt zum Arbeitsbeginn, das zweite kurz vor oder kurz nach der Mittagspause (ein Zeitpunkt, zu dem die meisten ohnehin eher unkonzentriert sind), das dritte als letzte Amtshandlung vor Feierabend.
 

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3 Kommentare

  1. Gibt es Lösungen die z.B. das öffnen des E-Mail Programmes verhindern oder zumindestens mit einer Meldung warnen, dass man gerade versucht gegen eine selbstaufgestellte “Regel” vorzugehen?

    Wie sieht es mit E-Mails aus auf die man gerade wartet. Szenario: Man telefoniert gerade mit einem Kunden der sagt “Ich habe Ihnen mal eben einen Screenshot geschickt.” Ist hier ein brechen der Regel auch erlaubt? ;-)

  2. » Ben: Für E-Mail-Programme kenne ich keine, aber wenn Du einen Webmailer benutzt, könntest Du tatsächlich mit Leechblock oder 8aweek die entsprechende Website zu bestimmten Zeiten blockieren.

    Was Deine zweite Frage angeht: Lass uns das doch einfach großzügig als Teil des Telefongesprächs werten, dann geht Nachgucken ohne Regelbruch ;)

  3. Leider benutze ich kein Webmail.

    Dann werde ich wohl doch einen Vertrag mit mir machen müssen! ;-)

    8aweek läuft leider nicht mit meiner aktuellen Firefox Version (3.0 rc1), bis vor kurzem hatte ich es aber noch im Einsatz.

2 Pingbacks

  1. [...] E-Mail-Programm sollte man ja ohnehin schließen, wenn die Post gelesen und beantwortet ist. Bei diesem häufig gehörten Rat geht es darum, [...]

  2. [...] Bearbeite E-Mails in Zeitblöcken. Reserviere Dir Zeit, um E-Mails produktiv zu bearbeiten und zu schreiben. Wenn Du circa 60 E-Mails pro Tag kriegst, solltest Du Dir zwei bis drei Zeitblöcke zum Bearbeiten einplanen, beispielsweise 7.30-8.00 / 11.30-12.00 und 17.00-17.30. » mehr dazu: Nur dreimal am Tag zum Briefkasten [...]

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