Tipp 3 aus unserem kleinen Einmaleins der Produktivitätstricks: Es wird zusammen erledigt, was zusammen erledigt gehört.

(Hinweis: Im «kleinen Einmaleins» sammeln wir grundlegende Produktivitäts-Tipps und -Tricks, die auch herausgelöst aus Systemen wie GTD o.ä. hilfreich sind. Hier findest Du die Übersicht aller bisher erschienenen Artikel.

Der dritte Tipp kommt jedem bekannt vor, der zum Beispiel David Allens «Getting Things Done» (GTD) gelesen hat, auch wenn Allen das sicher nicht erfunden hat:

Erledige gleichartige Aufgaben hintereinander zur gleichen Zeit – Telefonanruf nach Telefonanruf, E-Mail-Antwort nach E-Mail-Antwort, Billigflug-Suche nach Billigflug-Suche. Das ist das Prinzip der GTD-Kontextlisten, und es hat zwei Vorteile:

• Man muss sich in einer bestimmten Situation (einem Kontext) nicht durch alle irgendwann anstehenden Aufgaben wühlen, sondern sieht nur die vor sich, die man aktuell erledigen kann – das beste Beispiel hierfür ist der gute alte Einkaufszettel.
• Man muss nicht zwischen verschiedenen Tätigkeitsmustern wechseln, sondern bleibt für eine Weile zum Beispiel im «Telefoniermodus» und wird so schneller und konzentrierter.

«Batch process tasks» nennen das Ganze die US-Blogger, der Begriff kommt aus dem Computerbereich. Kontextlisten sind dafür sehr praktisch, aber nicht essentiell: Gleichartige Aufgaben in einem Aufwasch erledigen kann jeder, unabhängig davon, ob er solche Listen führt oder nicht. Der zweite Vorteil – dass man nicht permanent zwischen verschiedenen Tätigkeitsmustern hin- und herschaltet – ist der wichtigere. Bei manchen Arbeiten spart man dadurch auch «materiell» Zeit, etwa, wenn man Küchen- und Badputz zusammenlegt und nur einmal die Putzmittelchen dafür hervorholt.

Wer noch nicht bewusst nach diesem Prinzip verfährt, startet am besten mit zwei Aufgabenarten: Telefonanrufe und E-Mail-Beantwortung. Notiert auf einem kleinen Zettel alle Anrufe, die zu erledigen sind, und nehmt Euch das Telefon vor, wenn, sagen wir, vier zusammengekommen sind (natürlich nur solche, die ein wenig Aufschub vertragen). Und zwingt Euch, nur zwei- oder dreimal am Tag gesammelt E-Mails zu beantworten statt jedesmal, wenn eine neue im Postfach aufschlägt. Nach und nach werden Euch weitere mögliche Anwendungen für diese Regel einfallen.