Für alle, denen das Erlernen von 10 Gewohnheiten – selbst wenn das nacheinander geschieht – zu viel und zu kompliziert ist, gibt es hier noch die minimalistische Version von ZTD: Das einfachstmögliche System, ein Weg, produktiv zu sein ohne den ganzen Zierrat drumherum.

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu “Zen To Done”, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Hier findest Du alle Teile der Serie im Überblick.

?Minimal ZTD? besteht aus nur vier Gewohnheiten: Sammeln, Durcharbeiten, Planen und Handeln. Und Du brauchst dafür nur zwei Hilfsmittel: Ein handliches Notizbuch und einen Stift.

1. Gewohnheit: Sammeln
   Trage immer ein kleines Notizbuch mit Dir herum (immer!), und notiere darin alle Aufgaben, Ideen, Projekte und sonstigen Informationen, die Dir in den Sinn kommen oder über den Weg laufen. Raus aus dem Kopf, rein ins Notizbuch – auf dass Du nichts mehr vergisst, Dich aber auch nicht mehr an alles erinnern musst.
2. Gewohnheit: Durcharbeiten
   Geh mindestens einmal am Tag alle Deine ?Inboxes? durch (also den Email-Posteingang, den Posteingangskorb auf dem Schreibtisch, Feedreader, Handy, alle Orte, an denen Du Input bekommst). Fälle schnelle Entscheidungen über alle Dinge in einer Inbox, eine nach der anderen, und lege nichts zurück, um später darüber zu entscheiden.
3. Gewohnheit: Planen
   Lege für jede Woche und für jeden Tag einige Hauptaufgaben fest, die allerwichtigsten Dinge, die Du an einem Tag und in einer Woche erledigen möchtest. Geh diese Hauptaufgaben am besten früh am Tag an, damit Du sie aus dem Weg hast.
4. Gewohnheit: Handeln
   Konzentriere Dich immer auf eine Aufgabe zu einer Zeit. Schalte alle Ablenkungen aus, dann fokussiere Dich auf die Aufgabe so lange wie möglich. Lass Dich nicht unterbrechen, versuche kein Multitasking.

Was Minimal ZTD nicht ist

Die Minimalversion meines Systems lässt sechs Gewohnheiten außen vor: Das System der einfachen Listen, das Organisieren und Ablegen aller Sachen an festen Orten, die Wochenrückblicke, das Vereinfachen und Zusammenstreichen Deiner Aufgaben und Projekte, die Routinen im Tagesablauf und die Suche nach Deiner Leidenschaft. Ich halte diese sechs Gewohnheiten für wichtig, sie sind aber nicht unbedingt notwendig, um aus ZTD ein System zu machen.

Die minimalistische Umsetzung

Wie implementierst Du nun dieses System? Was brauchst Du alles dafür? Zunächst mal sind da die Hilfsmittel: Ein kleines Notizbuch und ein Stift. Und das ist dann auch schon alles. So setzt Du die Tools ein:

1. Nutze Dein Notizbuch für Notizen aller Art, schreib alles auf, sobald Du daran denkst. Das lässt Dich Dinge, tja: vergessen, ohne sie zu vergessen.
2. Wenn Du wieder an Deinem Schreibtisch sitzt, übertrage die Notizen auf Deine To-Do-Liste; die kannst Du auch im Notizbuch führen.
3. Zu Beginn jedes Tages schau Dir Deine Liste an und suche 1-3 Hauptaufgaben für den Tag raus. Mehr Planung brauchst Du nicht.
4. Erledige die Hauptaufgaben so bald wie möglich. Eliminiere dabei alle möglichen Ablenkungen. Wenn Du eine Aufgabe fertig hast, gönne Dir eine Pause – und nimm die nächste in Angriff.
5. Wenn Du die Hauptaufgaben eines Tages erledigt hast, nimm Dir erneut Deine To-Do-Liste vor und such Dir eine weitere Aufgabe. Von hier an geht es dann wieder mit Schritt 4 weiter – so lange Du das willst, bis Du Feierabend hast oder machst.

Du brauchst nicht unbedingt zehn verschiedene Listen, und wenn Du keine verschiedenen Listen hast, brauchst Du auch nicht so dringend einen Wochenrückblick. Ich empfehle trotzdem, dass Du Dir ein Jahresziel setzt und das in gewissen Abständen auf Deine Fortschritte hin überprüfst.

Wenn Du Minimal ZTD verinnerlicht hast, kannst Du natürlich auch gut nach Belieben andere Gewohnheiten von ZTD hinzufügen und ausprobieren. Wichtig ist nur, dass das Produktivitätssystem zu Dir passt.