Das beste Planungssystem hilft nichts, wenn wir es mit Verpflichtungen und Aufgaben vollstopfen. Wir wissen eigentlich sehr genau, dass wir all das, was wir uns vorgenommen und wozu wir uns breitschlagen lassen haben, nicht schaffen können. Seien wir also ehrlich: Streichen wir soviel wie möglich!

Anmerkung: Dieser Artikel ist Teil einer Artikelserie zu ?Zen To Done?, einem Produktivitätssystem von Leo Babauta. Wir übersetzen hierfür Leos gleichnamiges E-Book ins Deutsche. » Hier findest Du alle Teile der Serie im Überblick.

Wenn Du wie ich bist, hast Du eine lange Liste mit Aufgaben, die zu erledigen sind. Vielleicht ist diese Liste noch unterteilt nach verschiedenen Kontexten (Büro, Besorgungen, Telefonate etc.). Die Liste ist wahrscheinlich ellenlang, Du weißt eigentlich, dass Du es nie bis zum Ende der Liste schaffen wirst, weil täglich neue Punkte hinzukommen.

Wieso also versuchst Du es?

Vereinfache Deine To-Do-Liste radikal, reduziere sie auf die wesentlichen Punkte! Dann brauchst Du auch kein komplexes Planungssystem mehr. Überlange To-Do-Listen sind eines der Hauptprobleme der meisten Produktivitätssysteme. In diesem Kapitel werden wir versuchen, Wege zu finden, wie Du Deine Ziele und Aufgaben aufs Wesentliche beschränken kannst.

Ãœberlegen wir doch erstmal, wie ein ideales Szenario aussehen könnte. Ich habe kürzlich begonnen, mein Zeitmanagement-System von GTD herunterzubrechen auf – tja, auf praktisch nichts mehr. Ich habe immernoch lange To-Do-Listen, aber ich schaue nicht mehr so oft drauf. Stattdessen habe ich einen ?Prozess des Eliminierens? gestartet und mich darauf konzentriert, was wirklich wichtig ist. Meine eigentliche To-Do-Liste besteht jetzt im wesentlichen aus den drei wichtigsten Aufgaben, die ich am jeweiligen Tag erledigen will (vgl. Gewohnheit Nr. 3: Planen). Daneben gibt es noch ein paar nicht ganz so wichtige Punkte, kleinere Aufgaben, die ich abhaken will, was ich in der Regel am Stück tue. Das dauert eine gute halbe Stunde, ansonsten halte ich mir den Rest des Tages für die drei Hauptaufgaben frei.

Ich benutze weiterhin meinen Kalender, aber lediglich, um mich an feste Termine zu erinnern. Kalender und eine Liste mit drei Hauptaufgaben pro Tag – mehr Tools brauche ich nicht mehr. Um zu diesem Punkt zu gelangen, muss man folgende Schritte machen:

• Streichen, streichen, streichen. Nimm Dir ein paar Minuten, um Deine Aufgaben- und Projektlisten anzusehen, und streiche alles, was nicht wirklich essentiell ist. Sieh es sportlich: Schaffst Du es, die Hälfte zu kicken? Wenn Du 50 Punkte auf Deiner To-Do-Liste hast, streiche 25. Und versuch ein paar Tage später, nochmal eine Handvoll Dinge zu streichen.

Was Du streichen kannst?

• Zunächst mal natürlich Punkte, die sich ohnehin erledigt haben oder sich sicher bald erledigen werden.
• Dann alle Aufgaben, die Du delegieren kannst, wenn jemand anderes sie genausogut oder gar besser erledigen kann.
• Alles, was nicht wirklich wichtig ist. Um das zu wissen, musst Du Deine Ziele kennen: Was willst Du im Leben erreichen, und was willst Du dieses Jahr erreichen? Was schließlich sind im Moment Deine wesentlichen Ziele? Beschränke Dich dabei auf wenige Ziele, maximal 2 oder 3.
• Reduziere Deine Verpflichtungen. Bei wievielen Projekten bist Du involviert, wofür hast Du Dich breitschlagen lassen, wozu ?Ja? gesagt? Du weißt wahrscheinlich selbst, dass Du das alles gar nicht schaffen kannst. Also sei ehrlich zu Dir selbst und zu den Anderen. Lerne, ?Nein? zu sagen, und lerne auch, Zusagen zurückzuziehen, wo das ohne wirkliche Schäden möglich ist. Man wird verstehen, wenn Du zugibst, Dich übernommen zu haben, und versuchst, die Zahl Deiner Projekte in den Griff zu bekommen (ja, man wird Dich um diesen Schritt sogar heimlich beneiden!).
• Reduziere Deinen Informationsfluss. Ich habe neulich die meisten meiner abonnierten RSS-Feeds gelöscht. Ich beantworte auch weniger Mails als vorher. Meine letzte Zeitung habe ich vor über einem Jahr gelesen, und dasselbe gilt für Magazine und DVDs. Ich habe einfach kein Interesse mehr an ?News?. Vereinfache die Inputs, dann kannst Du auch die Outputs vereinfachen.
• Mach den Wochenrückblick. Es werden über die Woche neue Punkte auf Deine To-Do-Liste wandern. Nimm Dir jede Woche ein paar Minuten bei Deinem Wochenrückblick (vgl. Gewohnheit Nr. 7), um ein paar gleich wieder zu streichen.
• Was hat den meisten Wert? Stell Dir zwei Zeitungsredakteure vor: Der eine ist immer total busy und schreibt ein Dutzend Artikel pro Woche. Die Artikel sind alle ordentlich geschrieben, aber auch ziemlich routiniert. Der andere Redakteur schreibt nur einen Text in der Woche, aber dieser kommt fast immer auf die erste Seite, wird Stadtgespräch und bekommt einen Journalistenpreis, der wiederum zu einem Buchvertrag führt. Okay, das Beispiel ist etwas extrem, aber es soll zeigen, dass sich manche Aufgaben wirklich auszahlen, während andere Dich nur kurzfristig auf Trab halten, Dir aber auf lange Sicht nichts bringen. Konzentriere Dich deshalb auf die Seite-1-Artikel in Deinem Leben. Diese Aufgaben sorgen für Deinen guten Ruf, Dein Einkommen, Deine Zufriedenheit und Dein Glück. Sie sind die schon erwähnten ?großen Brocken?. Vergiss den Rest.
• Erledige kleinere Aufgaben am Stück. Während Deines Arbeitstages kommen Dir diverse Kleinigkeiten unter, die erledigt werden müssen. Kümmer Dich nicht sofort darum, sondern notiere sie rasch und nimm Dir später irgendwann 30 Minuten am Stück Zeit dafür, vielleicht am Nachmittag, kurz vor Feierabend o.ä. So kannst Du sie schneller erledigen und Dich vorher auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren, weil Du nicht immer zwischen Kleinkram und Wesentlichem switchen musst (so solltest Du übrigens auch prinzipiell mit dem Beantworten von Emails verfahren). Wenn am Ende eines Tages ein paar dieser kleinen Aufgaben übrig sind, ist das meistens nicht schlimm. Besser, Du verschiebst den Kleinkram auf morgen, als dass Du eine Deiner drei Hauptaufgaben nicht fertigbekommst.