Meetings: Vorbereitung ist alles

Von Gastautor am 22. Januar 2008 um 16:00 Uhr Kommentare (13)
Kategorien: Kollaboratives Arbeiten, Tricks

“Nicht schon wieder ein Meeting!” Mal ehrlich: Wie oft denkt Ihr Euch das in der Woche? Für die meisten Arbeitnehmer (Freelancer haben es da ein klein wenig besser) bedeutet “Meeting”: Stundenlanges Rumgelaber, am Ende kommt nur wenig dabei raus, und man fragt sich mal wieder: Wozu eigentlich? Jeder denkt wehmütig an den Berg Arbeit auf dem eigenen Schreibtisch - und an die Überstunden, die man nicht hätte, wären da nur nicht diese zeitraubenden Meetings. Doch es geht auch anders.

Von Simone Janson

Ein Meeting kann eine äußerst kreative Veranstaltung sein. Man kann es gezielt nutzen, um seine Arbeits ins rechte Licht zu rücken und wichtige Informationen abzugreifen. Dann ist das Meeting keine Zeitverschwendung mehr, sondern einem Projekt ebenso wie der Karriere sehr dienlich.

Oft kranken Meetings daran, dass keiner so recht weiß, um was es eigentlich geht. Oder daran, dass keiner so recht weiß, was genau der Zweck des Meetings ist. Zwar hat man das Thema via Einladung wahrgenommen, aber mehr auch nicht. Dabei ist es gar nicht so schwer, das zu ändern: Frag vorher gezielt, was genau besprochen werden soll. Und bereite Dich dann gezielt vor, recherchiere zum Beispiel Fakten, die Du noch nicht kennst. Die folgende Checkliste kann Dir bei der Vorbereitung helfen:

• Was ist das Thema des Meetings, um was geht es? Wie genau sieht die Tagesordnung aus? Wie viel Zeit steht jedem Teilnehmer zur Präsentation eigener Idee zur Verfügung?
• Was ist das Ziel des Meetings, was soll dabei herauskommen? Werden Ideen, Ergebnisse oder ähnliches nur präsentiert, oder sollen Entscheidungen gefällt und Lösungen gesucht werden?
• Wie konkret sieht mein Standpunkt und meine Argumentation zu diese Thema aus? Wie baue ich meine Argumentation auf?
• Brauche ich noch Informationen dazu? Wo finde ich wichtige Informationen, die meine Argumentation untermauern, z.B. Zahlen, Studien, Fakten usw.? Machen Sie eine Liste mit möglichst genauen Fragestellungen, die Ihnen aufzeigen, was Sie noch wissen müssen.
• Gibt es einen Moderator? Wer moderiert das Meeting?
• Wer nimmt teil? Kennen sich die Teilnehmer untereinander? Welche Vorkenntnisse haben die Teilnehmer? Ist das Wissen heterogen oder homogen?
• Ist die Teilnahme freiwillig oder verpflichtend? Ist der Termin passend – für Sie selbst und andere Teilnehmer?
• Gibt es einen festen Zeitrahmen? Wann genau beginnt das Meeting? Wann endet es? Wie viele Pausen sollen stattfinden?
• Je nach Dauer, Relevanz, Teilnehmern, Thema und Ziel des Meetings sind auch detaillierte Fragen sinnvoll: Wie steht es um die Ausstattung des Raumes (Licht, Temperatur, Tische, Bestuhlung, Verpflegung, Flipchart, Beamer, Projektor usw.)?

Wenn Du solche Fragen im Voraus stellst, hilft das nicht nur Dir; Du bringst ganz automatisch auch die anderen Teilnehmer dazu, sich mehr Gedanken zu machen als bisher.

Vorheriger / nächster Artikel

Ähnliche Artikel

• Der Link am Morgen:
  IT-Meetings überleben
• Der Link am Morgen:
  Freiheit statt Sicherheit
• Der Link am Morgen:
  Meetings im Stehen abhalten

Einen Kommentar schreiben

Hinweis: Wir sind sehr an einer offenen Diskussion interessiert, behalten uns aber vor, beleidigende Kommentare sowie solche, die offensichtlich zwecks Suchmaschinenoptimierung abgegeben werden, zu editieren oder zu löschen. Mehr dazu in unseren Kommentarregeln.